Penyelesaian Sengketa Konstruksi Dari Sudut Pandang Quantity Surveyor

oleh : Permadi Soemarahatianto, MRICS, IQSI, MISM
di Seminar "Dispute" di Hotel Sultan Jakarta 19 November 2008

Pada umumnya terjadinya sengketa berawal dari gugatan dan tagihan-tagihan yang diajukan oleh salah satu pihak pelaksana kontrak kerja pembangunan (Construction Works) kepada pihak yang lain tetapi mengalami hambatan penyelesaian karena salah satu pihak tidak setuju dengan penyelesaiannya dengan nilai ataupun pekerjaan yang diajukan sebagai gugatan maka sengketapun tidak terelakkan.

Menyiasati Solusi Sengketa

Proyek-proyek pada zaman ini lebih rumit dengan lingkup pekerjaannya lebih luas dan nilai kontrak yang besar, sehingga pelaksanaan dan kinerja pembangunan gedung-gedung dan pekerjaan-pekerjaan konstruksi umum menimbulkan gugatan-gugatan dalam kontrak.

Biasanya para Kontraktor yang paling banyak mengajukan gugatan-gugatan dibanding dengan Pemilik Proyek, gugatan-gugatan Kontraktor umumnya terkait dengan kerugian atau penambahan Budget didalam melaksanakan kontrak tersebut sedangkan dari Pihak Pemilik proyek, gugatan terkait dengan kualitas pekerjaan dan waktu penyelesaian pekerjaan.

Perlu diketahui bahwa profesi Quantity Surveyor (QS) bukanlah sebagai Penasehan Hukum (Lawyer) tetapi sebagai Ahli Administrasi kontrak-kontrak pembangunan. Quantity Surveyor dapat berperan di pihak Kontraktor maupun Pemilik Proyek, dan salah satu tugas QS adalah mempersiapkan dan menyatukan Dokumen-dokumen dari berbagai disiplin konsultan yang lain di rangkum menjadi satu Dokumen Kontrak.

Didalam Dokumen Kontrak yang disiapkan oleh QS biasanya terdiri dari :

Surat Perjanjian Pekerjaan
Surat Penawaran Kontraktor
Persyaratan Kontrak
Surat Perintah Kerja
Harga Satuan (Pricing Preambles)
Gambar gambar kontrak
Spesifikasi dan Daftar Material
Bill Of Quantitites yang telah di isi harganya.
Waktu Pelaksanaan
Daftar Pealatan / equipment
Struktur Organisasi Kontraktor
Korespondensi atau risalah rapat yang terkait dengan Kontrak.

Dokumen Kontrak ini akan menjadi suatu alat yang digunakan oleh QS untuk mengendalikan biaya Pembangunan Proyek, karena didalam Dokumen Kontrak ini mengandung detail-detail pelaksanaan Proyek yang menyangkut tanggung jawab dari pihak Pemberi Tugas dan Kontraktor dan Konsultan lainnya yang terlibat.

Sengketa dapat diselesaikan dengan cara memahami secara detail Dokumen Kontrak ini, oleh karena yang mempersiapkan Dokumen Kontrak adalah QS, maka profesional ini yang sangat membantu dalam membuat solusi-solusi sengketa yang terjadi. QS dapat mempersiapkan gugatan apabila bekerja di pihak Kontraktor dan sebaliknya akan mempersiapkan jawaban terhadap gugatan apabila bekerja di pihak Pemberi Tugas.

Apabila gugatan tidak dapat diselesaikan di dalam internal proyek maka pihak ketiga akan dilibatkan sebagai Arbitrator atau langsung berperkara ke Pengadilan, dan tentunya bahan-bahan gugatan yang akan diajukan di Pengadilan akan disiapkan oleh QS dan timnya.

DASAR GUGATAN

Gugatan (claim) dalam kontrak, terutama di dalam kontrak konstruksi, dapat didasari kepada alasan berikut :-
Atas dasar kontrak (contractual claim).
Atas dasar hukum yang berlaku (common law claim).
Atas dasar keijaksanaan (ex-gratia claim).

Gugatan yang dimaksudkan di sini adalah yang berkaitan dengan keperluan kontraktor dalam mendapatkan penggantian (remedy) atas kerugian atau kehilangan yang dideritanya atau atas dasar untuk menghindari denda (penalty) yang akan dikenakan kepadanya. Gugatan harus disiapkan dengan baik, mempunyai dasar yang kuat, adanya fakta-fakta yang kuat untuk kemudian diserahkan kepada Pemberi Tugas untuk dapat dibuktikan.

Gugatan yang dimasukkan untuk mendapatkan penggantian, karena disebabkan oleh inefisiensi yang dilakukan oleh kontraktor atau yang ditujukan untuk mendapatkan penggantian karena kurangnya keuntungan kontraktor akan sulit untuk mendapatkan simpati dari Pemberi Tugas ataupun administrator kontrak.

Gugatan juga harus dimasukkan tepat pada waktunya agar tidak kehilangan momentumnya, didalam syarat kontrak biasanya telah dicantumkan jangka waktu konfirmasi untuk suatu pekerjaan yang diinstruksikan oleh Pemberi Tugas baik yang tertulis maupun yang bersifat verbal selain juga untuk sesuatu kerugian yang diderita kontraktor karena instruksi tersebut.

Jika gugatan itu dimasukkan di luar jangka waktu konfirmasi maka tersebut kemungkinan tidak akan diterima, didalam Kontrak JCT (1963) klausul yang terkait adalah klausul 11 dan 24, sedang dalam kontrak I.C.E, klausul terkait adalah 51 dan 52.

Kerugian kontraktor tidak harus dalam bentuk materi atau finansial juga dalam bentuk waktu pelaksanaan. Kadang Pemberi Tugas atau Administrator Kontrak mengeluarkan instruksi yang berakibat pada terhambatnya suatu pekerjaan kontraktor. Hal ini harus menjadi perhatian kontraktor dan harus selalu dicatat, karena akan sangat berguna untuk mengajukan gugatan.

Di lain pihak, Administrator Kontrak atau Pemberi Tugas juga harus selalu mencatatnya agar dapat mempertimbangkan gugatan kontraktor. Pemberi Tugas atau Administrator Kontrak juga harus selalu memperhatikan dampak kontraktual yang akan terjadi dalam mengeluarkan suatu instruksi atau dalam memberikan informasi kepada kontraktor.

Jika hal ini dimengeri oleh masing-masing pihak maka kemungkinan besar tidak akan ada gugatan yang dimasukkan oleh salah satu pihak. Adalah menjadi kebbiasaan kontraktor untuk mendapatkan atau mencari segala peluang atau kesempatan untuk dapat memasukkan gugatan, terutama yang berkaitan dengan gugatan materi.

Didalam memeriksa dan mengevaluasi gugatan dari Kontraktor , QS ataupun Pemberi Tugas harus melihat berdasarkan kepada beberapa hal yaitu :
Klausul mana dari persyaratan kontrak yang berkaitan dengan gugatan tersebut.
Elemen biaya mana yang terlibat.
Kompensasi apa yang diakibatkan.

Kontrak konstruksi mengandung tingkat resiko yang sangat tinggi. Karenanya, pada saat mempersiapkan penawaran kontraktor harus diberi kesempatan untuk merancang cara kerja dan waktu pelaksanaan yang layak, bukan sesuatu yang tidak bisa dicapainya. Dengan alasan itulah Pemberi Tugas mengharapkan akan mendapatkan suatu usulan yang realistis sesuai dengan tingkat pengalaman dan kompetnsi kontraktor. Kontraktor diharapkan tidak mengambil kesempatan dari kesalahan atau kelalaian Pemberi Tugas, begitu juga dengan Pemberi Tugas jangan membebankan kontraktor atas suatu kesalahan yang dibuatnya atau dibuat Perencananya.

GUGATAN BERDASARKAN KONTRAK

Gugatan ini mendasarkan kepada syarat-syarat kontrak yang ada dan merupakan ikatan di antara kedua belah pihak, Pemberi Tugas dan Kontraktor. Gugatan ini biasanya berkaitan dengan hal-hal berikut :

Fluktuasi Harga

Di Indonesia syarat kontrak yang berkaitan dengan fluaktuasi, biasanya tidak digunakan. Hal ini dikarenakan perubahan harga bahan dan upah tidak seekstrim di negara-negara Barat. Di negara yang mempunyai tingkat pergerakan harga yang tinggi, hal ini sangat diperlukan karena fluaktuasi harga tersebut di luar kemampuan kontraktor dan Pemberi Tugas. Jika pergerakan harga terjadi dan bergerak sangat ekstrim maka kontraktor harus diberikan kesempatan untuk melakukan penyesuaian harga atas perubahan yang terjadi. Jika mengacu kepada standar kontrak berdasarkan JCT, maka hal ini diatur dengan menggunakan rumusan tertentu yang sudah disepakati bersama antara asosiasi Pemberi Tugas dan Kontraktor.

Pekerjaan Tambah atau Kurang (Variation Works)

Gugatan atas pekerjaan tambah kurang biasanya akan menyangkut 2 aspek yaitu gugatan atas nilainya dan gugatan atas waktu yang digunakan atau diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan variasi tersebut.

Secara kontraktual pekerjaan variasi dihargai berdasarkan harga satuan yang tercantum dalam BQ , namun dalam beberapa kasus sering terjadi bahwa walaupun pokok pekerjaan variasi tersebut sama dengan item yang ada didalam BQ tetapi dikerjakan dengan cara yang berbeda dari yang diantisipasi pada saat penawaran maka harga satuan variasi seharusnya berbeda.

Contohnya pekerjaan lantai yang karena suatu hal harus dikerjakan pada malam hari akan memerlukan ongkos yang berbeda dengan yang dikerjakan siang hari, karena upah kerjanya berbeda. Hal lain yang dapat memberikan perbedaan harga satuan karena perlunya penggunaan peralatan tambahan. Contohnya, pemasangan plafond pada areal yang baru yang sebelumnya belum menggunakan plafond. Pekerjaan ini memerlukan steger untuk pemasangannya. Steger, biasanya, dihargai dalam preliminaries, maka untuk kasus ini kontraktor berhak untuk mendapatkan biaya ekstra untuk penggunaanaan steger tersebut.

Hal lain yang dapat mempengaruhi harga satuan adalah karena pekerjaan variasi tersebut akan menghambat atau menunda pekerjaan. Biaya yang diakibatkan dari penundaan tersebut dapat ditagihkan oleh kontraktor. Contohnya, penggantian tipe pondasi dari pondasi setempat ke pondasi setempat dengan strauss, yang memerlukan waktu kerja lebih lama, sehingga menunda pekerjaan balok sloof dan lantai dasar. Hal ini secara kontraktual dibenarkan untuk ditagihkan kepada Pemberi Tugas.

Contoh lain yang dapat dijadikan dasar tagihan kontraktor kepada Pemberi Tugas adalah tidak terpakainya bahan yang telah terkirim tetapi tidak dapat digunakan karena adanya pekerjaan variasi tersebut. Contohnya, perubahan ukuran pintu atau jendela yang mengakibatkan perubahnya ukuran lintel, sedangkan lintel yang seharusnya sudah terkirim ke lapangan.

Hal lain yang berkaitan dengan gugatan atas pekerjaan variasi adalah penambahan waktu kerja atau pelaksanaan pekerjaan. Hal ini sah saja untuk ditagihkan mengingat memang hal itu dibutuhkan oleh kontraktor. Namun satu hal yang harus diingat penambahan waktu kerja hanya akan terjadi pada pekerjaan yang dilalui oleh lintasan kritis dari jadwal pelaksanaan pekerjaan.

Kontraktor, jika ingin berhasil didalam mengajukan gugatan harus membuktikan bahwa pekerjaan variasi tersebut telah mengganggu lintasan kritisnya atau telah mengakibatkan pekerjaan yang tidak pada lintasan kritis menjadi kritis karena adanya pekerjaan variasi tersebut. Jika hal ini dapat dibuktikan maka secara kontraktual ia berhak untuk mendapatkan penambahan waktu kerja.

Perdebatan dan pembuktian masalah pekerjaan variasi ini kadang tidak dapat diselesaikan dalam waktu singkat. Kontraktor harus dapat membuktikan gugatannya untuk dapat dipertimbangkan oleh Pemberi Tugas atau Administrator Kontrak. Pemberi Tugas juga harus memeriksa semua catatan yang ada untuk membenarkan atau menyalahkan gugatan tersebut.

Perpanjangan Waktu

Kontraktor harus menyelesaikan pekerjaannya pada tanggal yang telah ditetapkan pada waktu awal kontrak atau pada tanggal yang ditentukan pada saat perpanjangan waktu pelaksanaan diberikan. Jika kontraktor tidak bisa menyelesaikan pekerjaannya pada waktu yang telah ditentukan tersebut maka ia akan dikenakan denda (penalty).

Besarnya denda tersebut seperti yang telah ditentukan didalam kontrak, untuk setiap hari keterlambatan dari tanggal seharusnya pekerjaan diselesaikan sampai tanggal diterimanya pekerjaan. Nilai denda tersebut tidak harus sesuai dengan besarnya kerugian yang diderita oleh Pemberi Tugas.

Perpanjangan waktu ini bagi kontraktor diperlukan untuk menghindarkannya dari denda dan bagi Pemberi Tugas diperlukan untuk memberikan keleluasaan baginya jika ia menginginkan adanya pekerjaan variasi atau penundaan pelaksanaan atau terlambatnya informasi yang seharusnya diberikan kepada kontraktor.

Untuk pekerjaan waktu yang bukan dikarenakan oleh permintaan Pemberi Tugas, kontraktor tidak dapat meminta adanya tambahan biaya preliminaries atapun overhead. Kontraktor hanya berhak atas penambahan waktu saja (jika disetujui oleh Pemberi Tugas). Untuk perpanjangan waktu yang dikarenakan oleh Pemberi Tugas maka kontraktor juga berhak atas adanya penambahan biaya preliminaries dan waktu pelaksanaan.

Jika kontraktor merasa bahwa pekerjaannya telah terhambat dan akan menyebabkan terlambatnya penyelesaian pekerjaan maka seawal mungkin memberitahukan kepada Pemberi Tugas atau Administrator Kontrak. Pemberitahuan tersebut harus juga menyebutkan penyebabnya, mengidentifikasi ‘Relevant Event’ yang terkait dengan keterlambatan tersebut, menyebutkan tanggal antisipasi penyelesaian pekerjaan serta memberikan penjelasan atas efek keterlambatan terhadap pekerjaan yang masih harus diselesaikan. ‘Relevant Events’ yang dimaksud adalah hal-hal di luar kemampuan kontrol kontraktor seperti force majeure, cuaca dll.

Setelah menerima surat tersebut Administrator Kontrak atau Pemberi Tugas belum harus menjawabnya sampai kontraktor memasukkan pemberitahuan secara resmi yang berupa ‘Notice of Late Completion’ diberikan. Setelah pemberitahuan secara resmi itu diberikan dan dalam jangka waktu tertentu Pemberi Tugas harus menjawabnya dengan mengesahkan permintaan kontrator dan memberikan perpanjangan waktu sesuai evaluasinya. Evaluasi Pemberi Tugas tidak selamanya dapat diterima oleh kontraktor , maka jika hal itu terjadi, kontraktor dapat meminta pertimbangan lain dari Pemberi Tugas dengan memberikan data dan fakta penyebab keterlambatan dan pengaruhnya terhadap pelaksanaan pekerjaan.

Jikalau ada instruksi pekerjaan kurang yang mengurangi lingkup pekerjaan kontraktor maka Pemberi Tugas atau Administrator Kontrak dapat memberikan tanggal baru (penyelesaian pekerjaan) bagi kontraktor tetapi secara kontrak tidak boleh lebih awal dari tanggal yang telah ditentukan di dalam kontrak.

Untuk mendapatkan keberhasilan didalam gugatan ini Kontraktor harus benar-benar mendemonstrasikan pengaruh (secara detil) dari semua faktor yang membuatnya tidak dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai waktu yang ditentukan.
Tagihan atas kerugian atau pengeluaran tambahan karena terganggunya pelaksanaan pekerjaan

Beberapa penyebab yang dapat mengakibatkan adanya kerugian atau tambahan biaya karena terganggunya pelaksanaan pekerjaan antara lain :

Tidak diterimanya informasi dari Pemberi Tugas atau Perencana sesuai waktu yang ditentukan.
Pembukaan pekerjaan untuk pengujian.
Adanya perbedaan yang krusial antara dokumen kontrak, gambar, BQ dll.
Pekerjaan yang dikarenakan oleh Pemberi Tugas atau orang suruhannya termasuk pasokan / supply barang dari Pemberi Tugas.
Instruksi penundaan pekerjaan baik sebelum pekerjaan dimulai ataupun selama pekerjaan.
Terlambatnya Pemberi Tugas menyerahkan lapangan / site .
Instruksi yang terlambat atau penggunaan Provisional Sums.
Pelaksanaan pekerjaan atas dasar BQ dengan perkiraan volume (approximate quantities) yang berbeda jauh dengan kenyataan lapangan.
Adanya hambatan di dalam tanah atau yang berkaitan dengan ditemukannya benda purbakala atau barang antik dsb.
Semua alasan di atas dapat mengakibatkan adanya gugatan dari kontraktor baik yang berkaitan dengan uang dan waktu, sebagai akibat dari kelalaian atau kekurangan informasi dari Pemberi Tugas dan / atau Administrator Kontrak.

Hal-hal yang berkaitan dengan resiko kontraktor (secara komersil), sesuatu yang dapat diprediksi atau belum dapat diketahui sebelumnya (dalam kaitannya dengan asumsi yang diambil kontraktor pada saat penawaran), buruknya cuaca, buruknya organisasi kontraktor dan / atau pengelolaan lapangan tidak dapat dikompensasikan atau dikategorikan ke dalam gugatan ini.

Jika sebab-sebab di atas itu terjadi maka kontraktor harus mengajukan surat aplikasi kepada Pemberi Tugas dan / atau Administrator Kontrak sampai surat ini diterima, Pemberi Tugas tidak mempunyai kewajiban apapun untuk mempertimbangkan masalah tersebut.

Surat aplikasi harus dibuat ulang jika terjadi salah satu hal yang disebutkan di atas setelah surat aplikasi sebelumnya diberikan. Dalam penagihannya kontraktor tidak harus membuat justifikasi tagihannya, tetapi harus menyiapkan semua informasi agar nilai kerugian bisa dinilai secara adil dan jelas. Kompensasi yang dibayarkan adalah atas biaya dasar tanpa mengikutsertakan keuntungan atasnya. Kompensasi yang bisa diganti adalah yang berkaitan langsung dengan hal-hal tersebut di atas dan bukan dampak dari salah satu kejadian tersebut.

Contohnya, jika Pemberi Tugas terlambat memberikan barang yang seharusnya di supply oleh Pemberi Tugas dan kemudian kontraktor di instruksikan untuk membelinya dari tempat lain, maka kontraktor berhak atas ganti rugi sebesar nilai barang yang dibelinya plus biaya yang diakibatkan oleh menganggurnya para pekerja karena menunggu barang tersebut. Namun jika ada lagi hambatan seperti adanya demonstrasi yang mengakibatkan barang tersebut rusak atau cacat, maka hal itu tidak bisa ditagihkan ganti ruginya.

Jika kontraktor membuat tagihan secara detil, maka gugatan tersebut harus dibuat berdasarkan poko-pokok di bawah ini:-

Penggunaan pekerja dan alat yang tidak efisien (idle time).
Naiknya biaya tukang, bahan dan alat selama masa penundaan atau masa tunggu.
Biaya pengelolaan lapangan.
Overhead kantor pusat, karena bertambahnya waktu pekerjaan.
Bunga bank.
Hilangnya keuntungan.
Penggunaan tukang dan alat yang tidak efisien berkaitan dengan berkurangnya output kerja dari sumber daya yang ada karena adanya hambatan pekerjaan. Hal ini juga akan berakibat pada bertambahnya biaya yang harus dikeluarkan selama masa tunggu tersebut. Kenaikan biaya juga mempengaruhi biaya pengelolaan lapangan. Bertambahnya overhead kantor pusat ini membuka wacana keabsahan, apakah hal ini juga mempengaruhi kerugian secara langsung apabila setiap terjadi penundaan atau keterlambatan.

Terlepas dari masalah keabsahan tagihan, ini berkaitan dengan perlunya biaya kontribusi untuk staf kantor pusat, biaya operasionalnya dan biaya-biaya lainnya yang diperlukan untuk menjalankan kantor. Cara perhitungan ini biasanya dihitung dengan suatu rumusan, ada 3 rumusan yang biasa dipakai, yaitu Hudson’s, Emden’s dan Eichleay’s Formula. Dari sisi kewajaran pengunaan rumusan sukar diterima, QS biasanya berargumen kerugian yang sebenarnya tidaklah sebesar perhitungan tersebut.

Bunga dihitung terhadap uang yang telah dipinjamnya untuk mengerjakan pekerjaan tersebut yang kemudian tertunda pemakaiannya sehingga ia harus menanggung bunga. Hilangnya keuntungan berkaitan dengan hilangnya kesempatan bagi kontraktor untuk mendapatkan keuntungan seandainya tidak terjadi keterlambatan atau penundaan.

Namun biaya untuk akselerasi pekerjaan setelah penundaan dan biaya yang berkaitan dengan pembuatan tagihan, tidak bisa ditagihkan. Pembayaran untuk semua gugatan ini setelah disetujui harus dibayarkan di pembayaran berkala (monthly payment) setiap bulannya.

Itulah sebagian gugatan yang biasa terjadi dalam kontrak antara Pemberi Tugas dan kontraktor, namun selain itu ada beberapa hal lain yang dapat mengakibatkan adanya gugatan seperti hal-hal yang berkaitan dengan Practical Completion, Defective Work dan denda atas keterlambatan. Hal-hal ini penilaiannya ya sangat subyektif bergantung dari sudut pandang Pemberi Tugas dan / atau Administrator Kontrak.

2. GUGATAN BERDASARKAN HUKUM FORMAL

Gugatan berdasarkan hukum formal ini adalah yang berkaitan dengan hal-hal yang diluar syarat kontrak yang eksplisit. Gugatan ini biasanya berhubungan dengan pelanggaran perjanjian antara Pemberi Tugas dan kontraktor. Hal lain yang berkaitan dengan gugatan ini adalah yang menyangkut pelanggaran kepatutan atau pelanggaran norma-norma hukum perdata, seperti kontraktor tidak sungguh-sungguh mengerjakan pekerjaannya sehingga mengakibatkan kecelakaan pada Pemberi Tugas atau pemakai produk hasil pekerjaannya.

Banyak klausul di dalam kontrak yang memungkinkan gugatan atas dasar ini bisa dilakukan seperti jika suatu klausul mengindikasikan atau menuliskan ‘.........without prejudice to any other right and remedies...........’ Hak dan kompensasi yang dimaksud adalah berdasarkan hukum formal yang berlaku.

3. GUGATAN BERDASARKAN HUKUM FORMAL

Gugatan ini adalah gugatan yang diluar dasar hukum, baik kontrak maupun hukum formal. Hal ini berkaitan dengan beban moral Pemberi Tugas untuk memberikan tunjangan tambahan bagi kontraktor karena satu hal dimana telah terjadi suatu kesalahan di luar kontrol masing-masing pihak. Contohnya, jika kontraktor telah membuat harga yang terlalu rendah untuk satu pokok pekerjaan, sedangkan pokok pekerjaan terus telah meningkat secara substansial. Hal ini mengakibatkan kerugian yang cukup besar pada pihak kontraktor. Pemberi Tugas tidak harus memenuhi gugatan ini tapi dapat saja meluluskan gugatan kontraktor atas dasar keadilan atau atas dasar membantu kontraktor supaya tidak terjadi kebangkrutan.

KIAT-KIAT SOLUSI SENGKETA

Kita harus akui bahwa Industri Konstruksi Sipil maupun Bangunan adalah suatu industri yang sangat rumit, yang menyangkut resiko besar dan pekerjaan-pekerjaan yang berbahaya dan sulit dilaksanakan yang tidak terdapat dalam industri-idustri lain. Oleh karena itu semua kewajiban-kewajiban dalam kontrak harus di pahami sebelum suatu kontrak kerja di ambil dan ditanda tangani terutama yang bersangkutan dengan hal-hal keuangan harus di persiapkan dengan matang sebelum mulai melaksanakan pekerjaan.

FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU DIPERHATIKAN SEBELUM MENERIMA KERJA

Gugatan-gugatan tidak dapat menyelesaikan kesulitan keuangan proyek apabila hal-hal beresiko tidak diperhatikan.

Nilai tender yang salah.
Harga-harga satuan yang rendah atau tidak ekonomis.
Tidak menguasai rumitnya proyek.
Daerah proyek sulit untuk mendapat tenaga kerja.
Lemah dalam mengontrol / Administrasi Lapangan.
Alat-alat bantu yang tidak digunakan dengan efisien.
Gagal mendapat / menerima instruksi pekerjaan tambah / kurang.
Gagal dalam membukukan gugatan-gugatan.
Lambat / gagal dalam mengajukan harga-harga yang berubah.
Program pekerjaan yang tidak efisien , pekerjaan kritis tidak diterjemahkan dengan jelas dan lambat dalam memperbaiki program kerja selama realistis, dan kurang efisien dalam meningkatkan kinerja pekerjaan selama masa pekerjaan pembangunan.
Kurang Tenaga Ahli seperti Manajer Proyek, QS, Akuntan, Pengontrolan Anggaran, Perkendalian Biaya, dan Tenaga Teknis khusus.
Perawatan buruk terhadap alat-alat sehingga produktivitas rendah.
Peralatan dan tenaga kerja yang tidak efisien digunakan karena menunggu gambar-gambar atau instansi-instansi.
Fasilitas lapangan yang buruk sehingga memakan waktu lama untuk ke toilet atau kantin.
Terlambat mendatangkan material-material bangunan.
Salah dalam memperbaiki waktu pelaksanaan pekerjaan.

PERTIMBANGAN-PERTIMBANGAN ATAS GUGATAN YANG TERKAIT “AUDIT AKHIR” (FINAL ACCOUNT) PEKERJAAN

Gugatan kontrak bukanlah suatu solusi untuk semua masalah-masalah keuangan kontraktor, tetapi ia dapat memastikan semua hak-hak yang harus di bayar dalam kontrak dapat diterima. Perlu dipahami bahwa suatu pertimbangan yang matang perlu di ambil khususnya dalam membuat “Audit Akhir” (Final Account) pelaksanaan pekerjaan karena gugatan-gugatan yang diajukan kontraktor terjadi pada tahap ini.

Dengan membuat “Audit Akhir” pelaksanaan pekerjaan yang dilengkapi detail-detail pekerjaan, instruksi-instruksi lapangan, kesepakatan hasil negosiasi lapangan dan gambar-gambar solusi lapangan, merupakan setengah dari solusi beban-beban pembuktian dari gugatan-gugatan yang diajukan yang akan memastikan kontraktor dapar dibayar atas semua pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan kontrak.

Maka hal-hal berikut perlu dipertimbangkan dalam membuat Audit Akhir/Akaun Muktamad (Final Account) :
Membaca kembali dan memeriksa semua dokumen-dokumen kontrak terkait dengan proyek, terutama surat-surat konfirmasi, penawaran-penawaran dan segala sesuatu korespondensi sebelum kontrak di tanda tangani.
Photo-photo lapangan sebelum pekerjaan dimulai.
Periksa dan pastikan datum-datum (ketinggian) dan batas-batassudah sesuai dengan gambar-gambar kontrak dan pastikan apabil ada perbedaan-perbedaab disetujui oleh Arsitek atau “Engineer” (Manajer Proyek) sebelum mulai bekerja.
Dapat persetujuan-persetujuan dari Manajer Proyek apabila tapak pekerjaan berbeda dengan yang tertera dalam gambar kontrak.
Pastikan semua pekerjaan-pekerjaan galian dan pekerjaan yang akan tertutup di periksa dan disetujui “Manajer Proyek” secara tertulis sebelum ditimbun kembali / tutup.
Semua pekerjaan-pekerjaan yang di bongkar atau memecahkan harus selalu di setujui sebelum dan sesudah di kerjakan, dan semuapersetujuan tertulis harus disimpan di lapangan dengan baik.
Catat semua revisi-revisi gambar dan buat suatu daftar mengenai perubahan-perubahan pekerjaan yang terkait dan secepatnya minta instruksi lapangan atas semua pekerjaan-pekerjaan yang berubah.
Buat konfirmasi tertulis atas semua instruksi yang dibuat secara oral atau tertulis sesuai dengan persyaratan kontrak. Buat satu catatan khusus atas semua pekerjaan-pekerjaan yang tidak terdapat dalam BQ, dan catatan-catatan ini perlu di tunjukkan dan dikonfirmasi oleh Manajer Proyek.
Pada peninjauan harian lapangan, catat / periksa semua pekerjaan-pekerjaan yang baru. Hal ini penting karena semua in iakan terkait dengan pekerjaan yang ditagih selama harian.
Periksa dengan teliti semua skedul-skedul tulangan dan cocokkan dengan gambar lapangan supaya tidak ada duplikasi karena sering sekali terjadi duplikasi yang menyebabkan pemesanan berlebihan.
Pada akhir pekerjaan selalu periksa material-material yang dipesan sesuai dengan material-material yang dihitung dengan “Audit Akhir” pekerjaan (Final Account).
Teliti dan kumpulkan semua pekerjaan-pekerjaan yang berubah atau dimodifikasi di dalam kontrak dan pastikan instruksi-instruksi terkait dengan perubahan tersebut di peroleh dari Manajer Proyek.
Cata semua gugatan (claims), percepatan dan keterlambatan waktu pelaksanaan proyek pada waktu hal ini terjadi. Semua percepatan pelaksanaan pekerjaan harus dengan persetujuan manajer proyek / pemilik proyek.
Ajukan semua perpanjangan waktu pelaksanaan untuk kontrak utama dan parasub kontrak ketika hal tersebut terjadi.
Pastikan semua surat-surat di jawab dan ikuti sehingga komunikasi mengenai hal yang dibicarakan selesai. Dengan demikian kita dapat menghindari dari ketidak patuhan persyaratan kontrak khususnya yang berkaitan dengan pengajuan pekerjaan tambah kurang.
Biasakan untuk mengambil photo-photo untuk pekerjaan yang akan ditimbu / tutup, khususnya yang di kemudian hari akan menimbulkan pekerjaan-pekerjaan.

Pertimbangan-pertimbangan di atas adalah sebagian dari pertimbangan-pertimbangan yang perlu dilakukan untuk setiap kontrak tapi perlu diperhatikan bahwa setiap kontrak dan lapangan / site pekerjaan mempunyai keunikan masing-masing oleh karena itu harap perhatikan dengan teliti antara satu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain.

Dengan menyadari faktor ini maka kita dapat selalu melakukan pengecekan selama detail untuk mendapatkan surat “Audit Akhir” yang terbaik. Adalah suatu keharusan untuk para kontraktor untuk mengikuti tiga prinsip / kiat dasar untuk mendapatkan tagihan pembayaran penuh atas “Audit Akhir” yang diajukan dengan memperoleh data-data dari QS sebagai berikut :

Kuantitas Pekerjaan yang benar.
Mempunyai penjelasan pekerjaan yang jelas.
Harga dan harga-harga satuan yang tepat.

MENYIASATI TIMBULNYA GUGATAN (CLAIM)

Kerugian Kontraktor dalam suatu proyek tidak selalu menjadi dasar untuk mengajukan suatu gugatan (claim). Apabila keuntungan tidak mencapai target, kontraktor harus mengecek “kemajuan pekerjaan” riil di bandingkan dengan program pelaksanaan proyek yang telah digambarkan sewaktu mengikuti tender agar dapat melihat, apakah ada perbedaan. Sering sekali masalah-masalah yang timbul dalam pelaksanaan proyek adalah ulah manajemen proyek kontraktor sendiri dengan segala sesuatu konsekuensinya, adakalanya juga karena ulah Pemberi Tugas dan para Personel Manajemen Konstruksi Lapangan.

Semua tangung jawab perlu di klarifikasi dan dipastikan dengan persyaratan-persyaratan kontrak yang kurang jelas. Hal-hal yang timbul dan terkait dengan pekerjaan kontraktor sering juga karena kehendak-kehendak Pemberi Tugas atau Manajemen Proyeknya yang mengakibatkan kontraktor harus mengeluarkan biaya tambahan.

Sering sekali kontraktor akan susah untuk mengidentifikasi dari mana asalnya biaya tambahan pelaksanaan proyek, oleh karena itu suatu pengecekan teliti terhadap kemajuan pekerjaan-pekerjaan dan pekerjaan-pekerjaan tambahan harus dilakukan untuk mengatasi hal ini. Apabila kontraktor dapat mengidentifikasi hal yang menyebabkan biaya tambahan itu, maka suatu penelitian yang detail perlu dilakukan untuk memastikan apakah kontraktor dapat mengajukan gugatan untuk dibayar.

Kemajuan pekerjaan yang dibandingkan dengan program kerja, bisa saja menunjukkan keterlambatan, keluar dari jadwal pekerjaan, timbunya masalah-masalah pekerjaan lapangan yang tidak terorganisir dengan baik. Penelitian scara mendetail dapat menyimpulkan, kontraktor berhak untuk mengajukan gugatan berdasarkan persyaratan-persyaratan yang ada. Demikian juga apabila kontraktor meneliti biaya-biaya pekerjaan yang dipakai di bandingkan dengan budget yang ada, bisa saja menunjukkan biaya membengkak, demikian juga halnya dengan biaya alat-alat dan pekerjaan-pekerjaan pendahuluan (preliminaries), dimana sebab tersebut perlu diketahui.
Apabila kemajuan proyek terhambat, maka suatu perpanjangan waktu pelaksanaan perlu didapatkan. Dalam hal ini kontraktor perlu meneliti dan mencari tahu sebab-sebab keterlambatan tersebut dengan mengkaitkan dengan persyaratan-persyaratan yang ada di lengkapi dengan korespondensi korespondensi lapangan yang terkait. Perlu di ingat bahwa tidak semua perpanjangan waktu pelaksanaan akan memberi kontraktor biaya tambahan.
Dalam beberapa hal yang dijelaskan di atas, kontraktor mempunyai obligasi untuk keuntungan sendiri, membuat suatu penelitian / monitoring / mengecek pekerjaan-pekerjaan yang timbul sudah termasuk dalam lingkup kontrak atau sesuatu yang baru dimana kontraktor mempunyai hak untuk dibayar.

KIAT PENGAJUAN GUGATAN (CLAIM)

Setelah menyiasati timbulnya gugatan, maka berikut adalah kiat-kiat yang perlu di perhatikan.

Hak Kontraktor

Sering sekali kontraktor dalam mengajukan gugatan dengan mengharapkan simpati dari PM / Engineer, sudah cukup untuk mendapatkan persetujuan gugatan tersebut. Kadang-kadang gugatan berdasarkan “Ex-Gratia” dapat diberikan kepada kontraktor atas dasar obligasi moral, tetapi hal ini jarang sekali diberikan. Oleh karena itu, kontraktor perlu / harus menunjukkan dia mempunyai hak atas gugatan itu sesuai dengan persyaratan kontrak yang ada, dalam hal ini pihak kontraktor harus menunjukkan dan menyebutkan haknya dalam klausul mana di persyaratan kontrak hak itu diberikan.

Tanggung Jawab Pemberi Tugas

Dalam klausul-klausul persyaratan kontrak biasanya tanggung jawab pemilik proyek harus dijelaskan. Hal ini menyangkut juga untuk tim manajemen proyek, karena kadang-kadang ada hak-hak yang hanya bisa diutarakan pemilik proyek saja. Hal ini terkait dengan instruksi-instruksi dan penambahan-penambahan pekerjaan di lapangan. Kontraktor perlu jelas dalam hal ini karena adakalanya apabila hak instruksi tidak jelas, kontraktor bisa menolak pelaksanaan pekerjaan.

Pemberitahuan Adanya Gugatan

Apabila dalam persyaratan kontrak, mensyaratkan bahwa semua gugatan harus diajukan dalam jangka waktu yang sudah ditentukan, maka kontraktor wajin mengikuti prosedur yang sudah ada. Apabila kontraktor tidak mengikuti prosedur dan jangka waktu yang ditetapkan, maka kemungkinan besar gugatannya akan di tolak.

Perpanjangan Waktu Kontrak

Perpanjangan waktu pelaksanaan proyek perlu di minta kontraktor apabila diperlukan. Biasanya hal ini dilakukan untuk menghindari denda keterlambatan. Contohnya apabila cuaca tidak bersahabat, biasanya atas biaya kontraktor untuk mengadakan penyesuaian-penyesuaian karena hal ini dalam bekerja di lapangan. Tetapi karena keterlambatan yang disebabkan cuaca ini, maka suatu perpanjangan waktu pelaksanaan pekerjaan perlu di minta dan di beri oleh PM, gitu juga yang diakibatkan dengan di perpanjangan waktu pelaksanaan. Perlu dipahami agar kontraktor tidak membuat gugatan-gugatan yang berlebihan terhadap waktu perpanjangan waktu karena akan membawa dampak negatif terhadap gugatan-gugatan yang masih banyak akan diajukan di waktu yang akan datang sebelum proyek selesai.

Perpanjangan waktu pelaksanaan tidak selalu dapat dikabulkan sebagai hak perpanjangan waktu, karena bisa saja pekerjaanya yang di gugat tidak dalam posisi kritis di program atau keterlambatan-keterlambatan dapat di kejar kembali dengan penambahan biaya-biaya atas peralatan-peralatan dan tenaga kerja.

Di mana persyaratan kontrak mengharuskan dalam hal perpanjangan waktu pelaksanaan, kontraktor mengajukan hal tersebut secara tertulis dan di lengkapi dengan bukti-bukti dan klausul yang terkait. Adapun perpanjangan waktu pelaksanaan akan ditentukan dengan seksama kemudian setelah PM mempelajari hal tersebut.

CATATAN BIAYA

Sering dalam pengajuan gugatan, PM diberitahukan dan catatan biaya-biaya beserta data pendukung pekerjaan perlu di simpan dan di catat di lapangan untuk referensi penyelesaian gugatan tersebut di waktu mendatang.

KETEPATAN (ACCURACY)

Sering sekali gugatan-gugatan gagal membawa hasil karena ketepatan data-data kurang dan salah. Dalam hal ini kontraktor akan gagal dalam gugatannya atau tidak mendapatkan tagihan yang seharusnya. Angka-angka dan data-data yang difabrikasi biasanya tidak akan dapat mempertahankan gugatan. Dalam Arbitrase atau Pengadilan, hal-hal tersebut akan merugikan daripada membantu penyelesaian gugatan secara umum.

Data/catatan-catatan harus konsisten dan tepat. Dukungan-dukungan data yang diketahui/ beri dari PM akan sangat membantu proses klarifikasi. Photo-photo juga akan banyak membantu khusunya bagi pekerjaan yang di timbun atau di gali.

KESIMPULAN

Untuk menyiasati solusi sengketa kita perlu memperhatikan beberapa hal seperti ;

Persyaratan Kontrak
BQ
Peraturan-peraturan Pemerintah mengenai Konstruksi

Persyaratan kontrak adalah suatu komponen penting dalam memberi solusi terhadap sengketa karena pada dasarnya persyaratan-persyaratan di dalam kontrak mengatur tata cara pelaksanaan proyek dan menjabarkan hak dan tanggung jawab Pemilik Proyek maupun kontraktor di Indonesia, persyaratan-persyaratan kontrak yang digunakan biasanya di ambil dari FIDIC, ICE atau JCT. Sedangkan persyaratan kontrak produk dalam negeri belum sempurna, oleh karena itu, kita semua yang terkait dalam dunia Konstruksi, sudah saatnya untuk membuat standarisasi persyaratan-persyaratan kontrak yang akan digunakan dalam proyek-proyek pembangunan.

BQ (Bills of Quantites) adalah salah satu dokumen yang penting di dalam pelaksanaan pekerjaan proyek. Di dalam BQ pekerjaan-pekerjaan yang dilaksanakan di proyek di uraikan secara detail dan terperinci, akan tetapi sayangnya di Indonesia metode untuk pengukuran satuan-satuan belum ada sehingga BQ yang umumnya ada banyak menggunakan Standar Perhitungannya ( SMM / Standard Method of measurement ) dari Inggris, Hongkong, Malaysia dan Australia.

Peraturan Pemerintah mengenai konstruksi sudah banyak dan baku, hanya saja peraturan-peraturan ini perlu di tuangkan ke dalam persyaratan-persyaratan kontrak dan standar-standar material bangunan lainnya seperti “SNI / Standard Nasional Indonesia “

Di akhir seminar ini hendaknya suatu “Task Force” dapat di bentuk untuk menyiasati pembuatan / pengadopsian Persyaratan Kontrak dan pembuatan Standar Pengukuran Pekerjaan (SMM) yang sama agar semua dasar pelelangan pekerjaan mempunyai standar yang baku dan dapat digunakan secara nasional.

Dengan melaksanakan dua hal tersebut diatas kita dapat mengurangi sengketa di dalam kontrak karena sudah ada tata cara pelaksanaan proyek yang jelas dengan “Persyaratan Kontrak” yang baku.

http://www.iqsi.org/index.php?option=com_content&view=article&id=6:penyelesaian-sengketa-konstruksi-dari-sudut-pandang-quantity-surveyor&catid=48:jurnal-iqsi&Itemid=64