TATACARA PEROLEHAN KERAJAAN

Perolehan (procurement) adalah satu cara untuk mendapatkan atau membeli peralatan atau perkhidmatan atau kerja yang dikehendaki. Bagi sektor kerajaan cara melaksanakan perolehan ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan (AP106 hingga 300) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan. Arahan dan Surat Pekeliling ini dikeluarkan berdasarkan Akta Acara Kewangan 1957.

PRINSIP PEROLEHAN

Akauntabiliti Awam : Perolehan seharusnya menunjukkan akauntabiliti awam yang diamanahkan kepada agensi kerajaan.
Diuruskan secara telus: Semua dasar, peraturan dan tatacara dan proses perolehan itu hendaklah jelas diketahui dan difahami umum.
Nilai Faedah Yang Terbaik: Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.|
Saingan Terbuka: Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua yang layak untuk bersaing.
Adil Dan Saksama: Diproses dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan.

AKTIVITI PEROLEHAN

Memastikan peruntukan telah diluluskan dan disediakan.
Menentukan jenis dan bilangan barang yang dikehendaki.
Membuat kajian pasaran mengenai barangan tersebut.
Menguruskan proses pembelian.
Menandatangani perjanjian.
Membuat pembelian atau pesanan.
Menyelia penyerahan dan pelaksanaan kontrak;dan
Membuat bayaran.

JENIS PEROLEHAN

Perolehan Kerja : Perolehan kerja meliputi tiga jenis bidang iaitu awam, elektrikal dan mekanikal.Kerja-kerja yang terlibat adalah seperti pembinaan bangunan sekolah, pendawaian letrik, landskap, pemasangan lif, hawa dingin dan seupamanya.

Perolehan Bekalan : Perolehan bekalan meliputi perolehan segala jenis alat seperti alatulis, kelengkapan pejabat, mesin, bahan bacaan, perabot, bahan makanan, kimia, kenderaan dan seumpamanya.

Perolehan Perkhidmatan : Perolehan perkhidmatan meliputi perkhidmatan seperti pengendalian kursus, latihan, penyelenggaraan, pembaikan, pencucian, pembersihan, kawalan keselamatan, kantin dan perunding.

CARA-CARA MEMBUAT PEROLEHAN

Perolehan boleh di buat melalui empat cara :-
     Pembelian Runcit
     Kerja-kerja Requisition (baik pulih)
     Sebutharga
     Tender

Pembelian Runcit
Pembelian runcit ialah kaedah pembelian yang tidak melebihi RM 100,000.00 setahun bagi satu-satu jenis item atau kelas jenis item yang berkaitan.
Pembelian boleh juga di buat dari pembekal yang tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan jika tidak melebihi RM 50,000.00 setahun.
Pembelian runcit adalah pembelian terus daripada mana-mana punca yang diketahui sentiasa memberikan harga yang munasabah dengan mengeluarkan pesanan tempatan.

Kerja-kerja Requisition
Kerja-kerja yang dipanggil secara requisition adalah kerja-kerja kecil dan pembaikan yang tidak mengubah struktur asal. Perolehan secara ini dibenarkan bagi kerja-kerja yang bernilai tidak melebihi RM 100,000.00 dan hendaklah berdasarkan jadual kerja kejuruteraan awam.

Sebutharga
Sebutharga ialah kaedah pembelian yang melibatkan perbelanjaan melebihi RM 50,000.00 tetapi tidak melebihi RM 200,000.00 setahun bagi satu-satu jenis item atau kelas jenis item yang berkaitan.

Pembelian secara sebutharga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya daripada lima pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan menggunakan lampiran Q. Notis pelawaan sebutharga hendaklah juga dipamerkan di papan kenyataan awam jabatan.

Pelawaan sebutharga memerlukan penyediaan dokumen-dokumen seperti berikut :-
     Spesifikasi
     Skop Kerja, dan
     Syarat-syarat tambahan jika ada

Tender
Tender ialah kaedah pembelian yang melibatkan perbelanjaan tahunan melebihi RM 200,000.00 setahun bagi satu-satu jenis item atau kelas jenis item yang berkaitan
Pelawaan tender hendaklah diiklankan di dalam akhbar sekurang-kurangnya satu buah suratkhabar berbahasa Melayu.
Sebelum pelawaan tender di buat, jabatan dikehendaki menyediakan spesifikasi peralatan, jadual harga dan syarat-syarat kontrak, kuantiti yang dikehendaki serta surat akuan petender.

PETI TAWARAN

Peti tawaran hendaklah disediakan apabila tender atau sebutharga di pelawa.

Tender atau sebutharga yang di terima tanpa di buka hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran berkunci. Peti tawaran hendaklah di tanda tarikh dan waktu peti akan di buka.

Dua kunci yang berbeza bagi peti tawaran diadakan dan anak kunci di pegang secara berasingan oleh dua orang pegawai kanan jabatan berkenaan. Keselamatan peti tawaran hendaklah sentiasa di jaga.

TENDER ATAU SEBUTHARGA LEWAT DI TERIMA

Tawaran tender atau sebutharga yang di terima selepas dari masa dan tarikh tutup tidak boleh di terima. Walaubagaimanapun Lembaga Perolehan atau Jawatankuasa Sebutharga mestilah dimaklumkan tentang kedudukan tawaran yang lewat itu dan terpulang kepada Lembaga Perolehan atau Jawatankuasa Sebutharga sama ada hendak mempertimbangkan tawaran tersebut atau sebaliknya.

PEMBUKAAN TENDER ATAU SEBUTHARGA

Satu jawatankuasa hendaklah di lantik untuk urusan pembukaan tawaran dan keahliannya hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya dua orang pegawai. Pengerusinya hendaklah terdiri dari pegawai kumpulan pengurusan dan profesional atau kumpulan A.

Sekiranya jabatan tidak mempunyai pegawai kumpulan pengurusan dan profesional, pegawai yang lain yang di lantik oleh ketua jabatan hendaklah melaksanakan tugas-tugas tersebut.

TUGAS-TUGAS JAWATANKUASA PEMBUKAAN SEBUTHARGA

Membuka peti tawaran pada waktu yang ditetapkan.
Membuka setiap tawaran tender atau sebutharga dan memberi nombor bersiri kepada setiap tawaran yang diterima.
Menyempurnakan borang jadual tender atau sebutharga dengan mencatatkan nama petender atau penyebutharga, amun yang ditawarkan, tempoh siap atau tempoh penyerahan dan seterusnya menandatangani borang tersebut.
Menandatangani ringkas pada lembaran yang menyatakan harga pada apa-apa pindaan tulisan atau taipan dalam tender atau sebutharga.
Memastikan bahawa tawaran harga atau tawaran teknikal dekemukakan dalam dua (2) sampul yang berasingan dan berlakri bagi tender atau sebutharga bekalan dan perkhidmatan.
Bagi tender atau sebutharga kerja memadai dikemukakan dalam satu sampul surat berlakri sahaja.
Memastikan bahawa nama petender atau penyebutharga tidak tercatit dalam dokumen spesifikasi teknikalnya. Sekiranya terdapat nama atau tanda syarikat dalam dokumen teknikalnya, maka jawatankuasa pembukaan tawaran hendaklah memadamkan identiti tersebut.
Memberikan nombor kod kepada senarai harga dan dokumen spesifikasi teknikal petender atau penyebutharga.
Dokumen tawaran borang hendaklah dijadualkan dengan menggunakan nombor kod yang diberikan.
Dokumen tawaran harga adalah dokumen berperingkat dan hanya boleh dikemukakan kepada Lembaga Perolehan atau Jawatankuasa Sebutharga sahaja melainkan bagi tender atau sebutharga yang rumit di mana penilaian harga perlu dilakukan oleh Jawatankuasa Penilaian Harga.

PAMERKAN JADUAL PEMBUKAAN TAWARAN

Jadual pembukaan tender atau sebutharga hendaklah dipamerkan di papan kenyataan jabatan.

MEMPROSES TENDER ATAU SEBUTHARGA

Adalah menjadi kewajipan pegawai yang menguruskan tender atau sebutharga mengkaji tawaran yang diterima dan membuat syor mengenainya kepada Lembaga Perolehan atau Jawatankuasa Sebutharga mengikut mana yang berkenaan.
Ia hendaklah mengesyorkan petender atau penyebutharga yang paling menguntungkan dari segi harga, menepati spesifikasi dan boleh membekal atau menyiapkan kerja dalam jangka waktu yang dikehendaki.

PENYEDIAAN TAKLIMAT TENDER ATAU SEBUTHARGA

Taklimat tender atau sebutharga hendaklah disediakan dengan maklumat seperti berikut:-
     Status tender/sebutharga
     Sumber pembiayaan/peruntukan/anggaran kos.
     Tarikh tender atau sebutharga diiklan dan ditutup.
     Tarikh tamat sahlaku tender/sebutharga
     Latarbelakang mengenai petender atau penyebutharga
     Pendaftaran
     Equiti kewangan dan pengalaman
     Laporan dan perakuan jabatan
     Syor setuju terima dengan penjelasan terhadap pilihan tersebut.

PENYEDIAAN TAKLIMAT TENDER ATAU SEBUTHARGA

Dokumen-dokumen berikut hendaklah dilampirkan bersama-sama taklimat tender atau sebutharga:-
      Salinan dokumen tender atau sebutharga asal.
      Satu salinan iklan
      Satu salinan jadual pembukaan tender atau sebutharga.
      Ringkasan laporan teknikal
      Ringkasan laporan penilaian harga
      Laporan atau perakuan perunding (jika ada)
      Maklumat harga pasaran (jika ada)

PENYEDIAAN TAKLIMAT TENDER ATAU SEBUTHARGA

Keputusan Tender Atau Sebutharga
Semua tawaran tender atau sebutharga hendaklah diputuskan oleh Lembaga Perolehan atau Jawatankuasa Sebutharga.

Keahlian Lembaga Perolehan
Pengerusi
KSU/TKSU
Ahli:
Wakil Kementerian Kewangan
Wakil Jabatan Teknikal (JKR, MAMPU, Kem. Perdagangan Dalam Negeri dan Hal Ehwal Pengguna dll.) yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan.

Sumber
http://apps.emoe.gov.my/bkew/tatacara/TATACARA%20PEROLEHAN%20KERAJAAN.ppt.