PENDEKATAN KAEDAH STATISTIK DI DALAM PENILAIAN DAN PERAKUAN TENDER JKR

Abd Shukor Ibrahim
Cawangan Kontrak & Ukur Bahan, Jabatan Kerja Raya Malaysia.

This paper was presented at QS National Convention 2003, 18-19 August 2003 at Sheraton Hotels and Towers, Subang Jaya, Selangor, Malaysia.

ABSTRAK

Selama ini perbandingan harga tender dengan harga anggaran adalah merupakan kriteria penting semasa menentukan harga sesuatu tender adalah munasabah atau sebaliknya. Isu timbul apabila anggaran yang telah dibuat didapati tidak munasabah atau tersilap dan sebarang perubahan dibuat terhadap anggaran akan menimbulkan tohmahan bahawa ia menjuruskan atau memberi kelebihan kepada pentender tertentu sahaja. Untuk mengatasi masaalah ini pihak JKR telah melaksanakan pendekatan baru dimana kemunasabahan harga berdasarkan harga cut-off yang dikira berdasarkan pendekatan kaedah statistik. Kertas ini merupakan pemakluman terhadap pemakaian kaedah ini.

KATA KUNCI: Kejayaan, Kemunasabahan & Ketelusan

1.0 Pendahuluan

Kertas ini adalah merupakan pemakluman terhadap pendekatan dan pengunaan kaedah statistik bagi penetapan Harga “Cut-off’ di dalam penilaian dan perakuan tender yang dilaksanakan oleh JKR.

2.0 Latar Belakang

Sebelum ini selain dari penyemakan terhadap kesempurnaan tender, kecukupan modal minima dan prestasi kerja semasa penyemakan terhadap kemunasabahan harga adalah merupakan salah satu dari criteria utama bagi menentukan samada sesorang pentender boleh diperakukan didalam penilaian tender JKR. Penentuan samada sesuatu harga tender adalah munasabah atau sebaliknya adalah berdasarkan perbandingannya dengan Anggaran Jabatan. Ini bermakna kemunasabahan harga tender yang diperakuan bergantung sepenuhnya kepada Anggaran Jabatan dan peraturan ini ada kelemahannya diantaranya:-

a) Terdapat keadaan di mana anggaran yang telah dibuat didapati tidak tepat atau tersilap. Jika keadaan ini berlaku Jabatan mempunyai 2 pilihan samada mempertahankan anggaran atau membuat pindaan terhadap anggaran. Pilihan pertama berkemungkinan menyebabkan tender yang diperakukan akan dipertikaikan manakala bagi pilihan kedua pula akan menimbulkan tohmahan bahawa ia menjuruskan atau memberi kelebihan kepada pentender tertentu sahaja.

b) Pergantungan terhadap anggaran akan memberi kelebihan kepada pentender yang mempunyai maklumat mengenai anggaran sebelum tender ditutup.

3.0 Penetapan & Pemakaian Harga Cut-off

Bagi memastikan harga tender yang munasabah harganya dan sentiasa mengambilkira harga pasaran semasa di perakukan untuk di setujuterima, keputusan telah dibuat bahawa penentuan kemunasabahan harga sesuatu tender hendaklah dibuat berdasarkan perbandingan dengan satu paras Harga ‘Cut-off’ yang ditetapkan mengikut kaedah statistik keatas harga-harga tender yang diterima, termasuk Anggaran Jabatan sebagai salah satu daripada harga tender.

Harga ‘Cut-off’ adalah paras harga terendah yang dianggap munasabah untuk diperakukan. Harga tender yang lebih rendah daripada Harga ‘Cut-off'  dianggap sebagai terlampau rendah dan tidak menjamin kejayaan pentender melaksanakan projek kecuali pentender berkenaan mempunyai pengalaman dan rekod kerja yang sangat baik atau terdapat faktor-faktor yang menyokong untuk harga tendernya dianggap munasabah dan menjamin kejayaannya melaksanakan projek.

Berdasarkan pendekatan kaedah statistik penetapan Harga Cut-off hendaklah berasaskan harga Min dan ‘Standard Deviation’ harga-harga tender yang diterima (dan Anggaran Jabatan sebagai salah satu daripadanya), setelah mana-mana harga tender ‘freak’ dikeluarkan. Tatacara pengiraan harga cut-off adalah seperti di Lampiran A.

Harga ‘Cut-off’ hendaklah digunapakai bagi semua penilaian tender kerja kecuali tender-tender berikut:-
a) Tender Terhad;
b) Design & Build, Turnkey dan tender-tender yang berasaskan cadangan rekabentuk/spesifikasi dari pentender;
c) Tender terbuka yang disertai kurang daripada 10 pentender yang boleh diambilkira untuk pengiraan (setelah harga ‘freak’ di keluarkan)

4.0 Tender yang layak dipertimbangkan

Pada dasarnya tender-tender yang lebih tinggi dari Harga ‘Cut-off’ layak dipertimbangkan dan tender-tender yang lebih rendah tidak layak dipertimbangkan. Selain dari melepasi Harga ‘Cut-off’ di atas, pentender yang layak dipertimbangkan hendaklah lulus di setiap peringkat penilaian seperti dinyatakan didalam Panduan Penilaian Tender-Tender Kerja yang telah dikeluarkan melalui SPKPKR 4/93. Ini juga bermakna penentuan status harga tender berbanding dengan Anggaran Jabatan yang ditetapkan bagi projek-projek rendah dan sederhana tidak lagi digunapakai.

Walau bagaimanapun, tender yang lebih rendah dari Harga ‘Cut-off'    boleh juga di pertimbangkan sekiranya pentender memenuhi kriteria-kriteria berikut:-

a) Mempunyai rekod prestasi yang cemerlang iaitu sekurang-kurangnya telah menyiapkan satu projek yang serupa atau sebanding dari segi skop kerja dan nilai lebih awal dari tarikh siap kontrak atau prestasi sebenar kerja semasa yang mendahului kemajuan mengikut jadual serta telah melebihi 50%;
atau

terdapat alasan khusus atau faktor-faktor tertentu yang dapat menjamin kejayaan pentender melaksanakan kerja dengan harga yang rendah;

b) Kualiti kerja terdahulu dan semasa adalah baik;

c) Lulus semua peringkat penilaian setelah mengambilkira Faktor Rendahan Harga (FRH) berdasarkan peratusan kerendahan di bawah Harga ‘Cut-off’ terhadap Keupayaan Biayawan.

5.0 Pemakaian Kaedah Cut-off

Pendekatan kaedah statistik telah mula digunapakai di Ibu Pejabat JKR sejak dari pertengahan tahun 2002. Sehingga ini lebih dari 50 projek yang telah diperakukan berdasarkan kaedah ini dan berdasarkan prestasi semasa projek yang berkaitan, perubahan yang dibuat ini adalah memberansangkan.

6.0 Pakej Pengiraan Penentuan Cut-off

Bagi memudahkan kakitangan JKR membuat pengiraan terhadap harga cut-off, satu pakej pengiraan menggunakan perisian ‘Microsoft Excel’ telah disediakan. Contoh pengiraan adalah seperti di Lampiran A.


LAMPIRAN A

TATACARA PENGIRAAN HARGA ‘CUT-OFF’

1.0 Pengiraan Harga ‘Cut-off’

Pengiraan Harga ‘Cut-off’ adalah berdasarkan kepada formula berikut:

Harga ‘Cut-off’ = Min – 1.18 x Stdev, tertakluk kepada CV adalah diantara 0.10 hingga 0.21

Dimana:-

Min = Purata bagi kesemua Harga-Harga Tender yang diterima dan boleh diambilkira termasuk Anggaran Jabatan (sebagai salah satu dari harga tender) iaitu:
        
Stdev = ‘Standard Deviation ‘ bagi kesemua Harga-Harga Tender yang diterima dan boleh diambilkira termasuk Anggaran Jabatan iaitu:
 
Yang mana:-

X = Harga-harga Tender dan Anggaran Jabatan
N= Bilangan Tender campur 1 (Anggaran Jabatan)
CV= ‘Coefficient of Variation’ bagi kesemua Harga-Harga Tender yang boleh diambilkira termasuk Anggaran Jabatan iaitu:-

         Stdev/Min

2.0 Semakan Harga ‘Freak’

Sebarang harga tender yang dianggap ‘freak’ hendaklah dikeluarkan daripada pengiraan. Untuk tujuan ini adalah diputuskan bahawa sesuatu harga tender atau Anggaran Jabatan hendaklah dikira sebagai ‘freak’ sekiranya:

X – Min > 2.33 kali Stdev (Z-score > 2.33)

atau X – Min < –2.33 kali Stdev (Z-score < - 2.33)

3.0 Had Rendah dan Had Tinggi

3.1 Pengiraan Harga Cut-off adalah berdasarkan Had Rendah sekiranya nilai CV
bagi sesuatu tender adalah melebihi 0.21 manakala pengiraan adalah berdasarkan Had Tinggi sekiranya nilai CV adalah kurang dari 0.10.

3.2 Formula bagi pengiraannya adalah seperti berikut:-

a) Had Rendah = [(1 – 0.21*1.18)*Min + 0.87*BWAJ]/2
b) Had Tinggi = (1 – 0.10*1.18)*Min

Di mana:-

BWAJ = Nilai Builder’s Works bagi Anggaran Jabatan
.