AHLI-AHLI PROFESIONAL : CUKUPKAH IKHTIAR KITA?

PROF. MADYA ABDUL AZIZ HUSSIN AMN
DPA; LL.B(Hons); Dip.M.Mgmt; MSc.(Prjt.Mgmt.); LL.M
MMIM; Peguambela & Peguamcara; MMAP; MTEAM
Pusat Pengajian Perumahan, Bangunan & Perancangan
Universiti Sains Malaysia
abdaziz@usm.my

Abstract

One of the major tasks for the professionals in construction project is to execute all his professional works, according to the terms of the contract of engagement. But is it enough to show his best effort in performing all his professional tasks? This paper will discusses the need (or hope) for the said professionals to execute all his works not only to his reasonable skill but also to his best endeavour in order to obtain the best final result for his project.

Kata kunci:
Ikhtiar – ahli-ahli profesional – tata etika – kesan – cara.

PENDAHULUAN

Seperti yang kita telah maklum, ahli-ahli profesional projek pembinaan adalah terlibat secara langsung dalam projek-projek pembinaan -- kerana itulah tujuan utama kewujudan mereka. Mereka juga tidak dapat lari daripada hakikat bahawa mereka akan berhadapan dengan pelbagai risiko semasa pelaksanaan tugas-tugas profesional mereka, yang melibatkan undang-undang jenayah, tort, pelanggaran tata etika dan tindakan disiplin, termasuk dibatalkan pendaftaran mereka, dan lain-lain lagi.

Daripada perbincangan-perbincangan di atas, nampaknya salah satu ikhtiar mereka menghindari atau meminimumkan risiko (atau kesan negatif) itu adalah dengan cara melaksanakan tugas mereka dengan berhati-hati yang menasabah dan dengan mempamerkan kemahiran mengikut piawaian profesion mereka, serta menanam keinsafan tentang betapa pentingnya mereka melaksana tugas sebaik mungkin, yang pada akhirnya akan memberi kesan (positif atau negatif, jika diabaikan) kepada mereka sendiri, profesion mereka, klien dan pihak-pihak lain yang, berkaitan, termasuk pengguna-pengguna output pembinaan itu sendiri. Secara langsung dan tidak langsung juga ianya akan memberi kesan kepada industri pembinaan itu sendiri, dan negara secara amnya.

Namun, pada pandangan penulis, langkah-langkah pelaksanaan tugas secara berhati-hati yang munasabah, mahir, dan mengelak elemen negatif (terutama jenayah dan tort) masih belum memadai kerana persoalan tahap pengambilan langkah berhati-hati dan mahir itu sendiri, sebagai contohnya, akan berubah (dan berkembang serta meningkat) dengan berubahnya teknologi, peralatan-peralatan, teknik pengurusan dan lain-lain di dalam industri pembinaan itu sendiri.

Dengan itu penulis mencadangkan ahli-ahli profesional projek pembinaan menerapkan nilai “ikhtiar” dalam pelaksanaan tugas profesional mereka itu sebagai tambahan kepada konsep atau kaedah berhati-hati yang munasabah dan mahir itu .Lagi pun “kemahiran” itu sendiri perlu juga ditingkatkan dan ini sekali lagi memerlukan ikhtiar mengenai cara meningkatkannya.

Dengan yang demikian di dalam kertas ini penulis akan membincangkan konsep “ikhtiar” daripada perspektif ahli-ahli profesional projek pembinaan.

PERLUNYA BERIKHTIAR

Pada awal kertas ini telah pun penulis bincangkan sedikit mengenai betapa perlunya ahli-ahli profesional projek pembinaan berikhtiar dalam pelaksanaan tugas profesional mereka. Kita rujuk fasal 1(1) Tata Kelakuan Profesional Bagi Arkitek (Jadual Kedua Kaedah-kaedah Arkitek 1996), yang menyebut seperti berikut:
“Seseorang Arkitek hendaklah menggunakan taraf kemahiran dan usaha yang munasabah yang lazimnya diharapkan dan diterima oleh profesionnya”

Kita rujuk pula peraturan 23, Peraturan-peraturan Pendaftaran Jurutera 1990, yang memperuntukan seperti berikut:
“Tiap-tiap Jurutera berdaftar hendalah senantiasa mempertahankan kemuliaan, kedudukan tinggi dan nama baik profesionnya”

Seterusnya jika kita rujuk kaedah 26, Kaedah-kaedah Juruukur Bahan 1973, ada memperuntukan seperti berikut:
“Tiap-tiap Juruukur Bahan berdaftar hendaklah senantiasa mempertahankan kemuliaan, kedudukan tinggi dan nama baik profesionnya.”

Persoalannya: Apakah cara dan skop seseorang ahli profesional itu perlu mahir dan berusaha yang munasabah, demi menjaga kemuliaan, kedudukan tinggi dan nama baik profesion masing-masing?. Disinilah konsep “ikhtiar” terpakai, dimana setiap ahli profesional berkenaan perlu berikhtiar supaya dia menjadi mahir dalam profesionnya dan berikhtiar agar usaha profesionalnya itu adalah ke arah menjaga kemuliaan kedudukan tinggi dan nama baik profesion masing-masing.

Sebelum kita membincangkan tujuan atau objektif ikhtiar dan apa yang perlu dilakukan di dalam ikhtiar, perlulah kita bincangkan apa yang dimaksudkan (atau takrif) “ikhtiar” itu sendiri.

TAKRIF “IKHTIAR”

Menurut Ensiklopedia Islam (1994), dalam ilmu kalam (teologi), “ikhtiar” bererti kebebasan untuk memilih, di mana menurut faham kadariah, manusialah yang mewujudkan perbuatannya dengan kemahuan dan tenaganya. Daya telah diberikan Allah sebelum manusia bertindak. Oleh kerana itu manusia bebas memilih dan berkehendak. Mengenai kebebasan memilih (iaitu samada membuat sesuatu atau tidak membuat sesuatu, termasuk berbuat baik atau sebaliknya) dan akibat-akibat daripada perbuatannya itu ada dinyatakan di dalam Al-Quran, antaranya, seperti berikut:-

· “Perbuatlah apa yang kamu kehendaki, sesungguhnya Dia Maha Melihat apa yang kamu kerjakan”
                                                                                         (Fussilat: 44)

· Kebebasan memilih menjadi beriman atau kafir (dan hukumannya)
                                                                                         (Al Kahfi: 29)

· Orang yang sebelumnya tidak Islam, dan setelah kemudiannya menjadi Islam telah diberikan banyak keistimewaan (untuk dia pilih dan nikmati).
                                                                                         (Ali Imran:164)

Ibnu Sina pula menyatakan bahawa ikhtiar sebagai kekuatan untuk memilih. Kekuatan untuk memilih ini pula berdasarkan atas daya dan pengetahuan yang diberikah Allah melalui upaya dan intelek manusia, sehingga ia dapat memilih sesuatu yang akan dikerjakan atau tidak dikerjakan.

Menurut Muhamad Husain Haekal (1987), jabariah ilmiah (yakni penetapan saintifik) berpendapat, ikhtiar (yakni kemahuan bebas atau sengaja) yang ada pada kita dalam kehidupan ini ialah ikhtiar nisbi iaitu banyak bergantung kepada keperluan hidup sosial daripada segi praktisnya.

Dengan itu “ikhtiar” adalah suatu rangkuman mengandungi niat dan diikuti usaha dalam melakukan sesuatu, dengan beberapa pilihan yang ada, bagi mencapai keperluan hidup (yang biasanya ke arah yang lebih baik) dan demi mencapai kejayaan.

Di dalam undang-undang Islam, ikhtiar merupakan salah satu tanggungjawab manusia. Terdapat banyak contoh mengenai perkara ini, misalnya,
“Dan bahawa manusia hanya memperolehi apa yang diusahakan. Dan usahanya itu akan diperlihatkan kepadanya kelak”
                                                                                          (An Najm: 39-40)
“Tuhan tidak akan mengubah nasib sesuatu golongan (atau kaum) kalau mereka tidak mahu mengubah nasib mereka sendiri”:
                                                                                           (Ar-Rad: 11)

TUJUAN BERIKHTIAR

Terdapat dua kelompok tujuan berikhtiar bagi ahli-ahli profesional projek pembinaan itu:

(i) Kelompok Kearah Lebih Positif; dan

(ii) Kelompok Mengelak Elemen Negatif

Bagi kelompok kearah lebih positif, ikhtiar ada kaitannya dengan proses menambahbaik (di Jepun dikenali sebagai “kaizen”) kepada proses, produk dan seumpamanya, memberi ruang dan peluang kepada kreativiti (misalnya dalam merekabentuk, proses pelaksanaan dan lain-lain), mewujudkan inovasi (kepada proses dan kegunaan), serta mencari cara kearah penjimatan (samada dari segi kos pembinaan dan pengurusan masa yang diguna oleh ahli profesional dan pelaksanaan projek).

Selain daripada itu, tujuan ikhtiar adalah untuk mengukuhkan integriti atau wibawa ahli-ahli profesional itu sendiri dan industri pembinaan secara am dan mewujudkan keboleh percayaan kepada ahli-ahli profesional. Tentunya pula tujuan lain yang tidak kurang pentingnya, iaitu kepada ahli-ahli profesional Islam, ialah bagi mendapat pahala dan keberkatan yang lebih atau usaha yang dijalankan dengan penuh ikhtiar itu.

Bagi kelompok yang kedua pula, iaitu mengelak elemen negatif, tujuan berikhtiar adalah bagi mengelak perkara-perkara negatif (sama ada dan segi kesan, pandangan dan lain-lain). Contohnya adalah berikhtiar mengelak mudarat atau kerosakan pada diri, produk, aktiviti pembinaan itu sendiri dan sektor industri pembinaan itu juga. Seperti dinyatakan di dalam Al-Quran,
“Dan janganlah kamu biarkan dirimu jatuh ke dalam kebinasaan”
                                                                                          (Al Baqarah: 195)
Ini kerana kurang berikhtiar (atau lebih teruk lagi jika tidak beriktiar) akan boleh memberi kesan negatif kepada ahli-ahli profesional berkenaan, dan pihak-pihak lain juga.

Dalam kes Moresk Clearners lwn. Hicks (1996), mahkamah ada menyatakan bahawa piawaian (dalam rekabentuk, aktiviti pembinaan dan lain-lain) akan menggambarkan atau menunjukkan betapa perlunya profesion pembinaan untuk bergerak sejajar dengan teknologi dan kemahiran baru.

Dengan itu, pada pandangan penulis, ini menunjukan salah satunya, betapa perlunya ahli-ahli profesional projek pembinaan berikhtiar untuk menguasai teknologi baru, alternatif pengurusan dan teknologi pembinaan projek yang lebih baik (daripada aspek sosial, penjimatan kewangan, jangkamasa pembinaan yang lebih pendek, mengurangkan risiko kerosakan dan kecederaan pekerja, mutu pembinaan yang lebih baik), dan apa-apa kemahiran baru yang relevan dengan industri pembinaan yang menuju kearah industri pembinaan yang lebih baik dalam setiap perkara (pengguna, kewangan, manfaat, risiko, masa, pemaju, kontraktor dan sebagainya).

LANGKAH-LANGKAH YANG PERLU DILAKUKAN

Perkara yang utama yang perlu ada adalah niat. Satu prinsip penting dalam undang-undang ialah “acta exteriora indicant interiora secreta”, yang bererti setiap orang itu dianggap berniat terhadap kesan biasa daripada tindakannya-- atau dengan kata lain, perbuatan melambangkan niat. Ahli-ahli profesional projek pembinaan perlulah menanam satu niat atau hasrat (atau azam) di jiwanya bahawa dia akan beriktiar melakukan sebaik mungkin ke arah positif dan dalam masa yang sama mengelak apa-apa yang negatif. Tanpa niat atau azam sedemikian pada permulaan ikatan kewujudan ahli-ahli profesional dalam projek, dan di sepanjang pelaksanaan projek pembinaan itu, tentunya konsep ikhtiar sukar di terapkan.

Jika kita lihat kepada fasal-fasal di dalam tata etika ahli-ahli profesional berkenaan, yang telah di bincangkan sebelum ini, ianya menggambarkan niat atau azam tersebut yang diarah (atau dipaksa?) oleh undang-undang untuk disematkan di jiwa ahli-ahli profesional berkenaan.

Oleh kerana fasal-fasal berkaitan tata etika berkenaan akan dimasukkan ke dalam perjanjian di antara ahli-ahli profesional berkenaan dengan klien mereka, maka dengan sendirinya niat atau azam berikhtiar berkenaan telah dijelmakan di dalam perjanjian (kontrak) yang mempamerkan niat atau azam berkenaan). Ini adalah penting kerana mengikut keputusan Mahkamah Rayuan dalam kes Investors in Industry Commercial Properties lwn. South Bedfordshire D.C.; Ellison & Partners and Hamilton Associates (third parties)(1986), titik mulanya (hubungan) ialah kontrak ahli-ahli profesional itu sendiri (dengan klien mereka).

Tahap yang berikutnya dalam berikhtiar ialah berusaha gigih bagi mencapai niat itu. Dalam hal ini contoh yang paling mudah ialah: Berasaskan niat untuk memakan buah kurma, maka seseorang itu perlu berikthiar dengan cara menggoncang pokok kurma (atau dengan cara mengait buah atau memanjat pokoknya) untuk mendapatkan buahnya (Surah Maryam:25).

Dalam hal ini, diperturunkan apa yang dinyatakan oleh hakim besar Bingham dalam kes Eckersley lwn. Binnie and Parkneas (1988)-

“… seseorang ahli profesional perlulah diarah oleh suatu korpus pengetahuan yang membentuk sebahagian daripada alatan profesional seseorang orang biasa profesionnya. Dia tidak boleh tertinggal di belakang daripada orang yang berusaha yang biasa dan ahli-ahli yang cerdik bagi profesionnya dari segi pengetahuan mengenai perkembangan terkini, penemuan-penemuan baru dan pembangunan bidangnya. Dia perlu siap siaga kepada bahaya dan risiko-risiko yang terdapat dalam sebarang tugas profesional yang dia ceburi ke tahap yang seseorang ahli biasa yang kompeten profesionnya akan bersiap siaga”.

Dalam bidang pembinaan, diantara bidang-bidang yang boleh diikhtiarkan kearah yang lebih baik, antaranya, adalah seperti berikut:-
(i) Dalam merekabentuk dan menginovasi senibina baru yang bukan sahaja mudah dan cepat dibina, tetapi yang selamat dan mudah diguna (mesra pengguna);

(ii) Dalam bidang teknologi baru kerja-kerja pembinaan, yang bukan sahaja mengelak atau mengurang mudarat (termasuk pencerobohan) kepada jiran dan pekerja, tetapi juga cepat dan selamat, serta jimat;

(iii) Kaedah-kaedah dan teknologi-teknologi maklumat dan komunikasi terkini yang boleh dimanafaatkan oleh industri;

(iv) Kaedah-kaedah pengurusan pembinaan terbaru, inovatif dan berkesan; dan

(v) Prosedur kerja dan alatan-alatan kerja alternatif yang boleh mengelak atau mengurangkan risiko kemalangan (kecederaan dan kematian) kepada pekerja pembinaan.

Senarai di atas boleh dipanjangkan lagi oleh ahli-ahli profesional itu sendiri yang penting ialah niat atau azam dan usaha mereka sendiri bagi menjayakan konsep ikhtiar itu.

Cuba kita sama-sama renungi dan mengambil iktibar (setelah bertawakkal atas usaha-usaha ikhtiar yang kita telah kita lakukan); seperti yang dinyatakan dalam surah Al-Talaq (ayat 2-3), iaitu seperti berikut:

“Barangsiapa yang bertaqwa kepada Allah nescaya dia akan mengadakan baginya jalan keluar dan memberinya rezeki dari sumber yang tidak disangka-sangkanya. Dan barang siapa yang bertawakkal kepada Allah nescaya Allah akan mencukupkan (keperluan)nya. Sesungguhnya Allah melaksanakan urusan (yang dikehendaki)nya. Sesungguhnya Allah telah mengadakan ketentuan bagi setiap sesuatu”.

Sebagai tambahan, penulis mencadangkan agar ahli-ahli profesional cuba melaksanakan konsep ikhtiar melalui cara bermesyuarat:

“Dan bermesyuaratlah engkau (Ya Muhammad) dengan mereka dalam segala urusan, maka apabila engkau telah mempunyai pendapat yang tetap maka jalankanlah, serta tawakkal kepada Allah, sesungguhnya Allah suka kepada orang-orang yang bertawakkal”.

( Al Imran: 159)

PENUTUP

Daripada perbincangan di atas, adalah jelas “ikhtiar” adalah satu elemen yang penting yang perlu ada kepada ahli-ahli profesional projek pembinaan (malah kepada kita semua). Cuma yang perlu dilakukan ialah mencari cara, ruang dan peluang melaksanakannya demi kebaikan kepada setiap individu terlibat dan industri pembinaan itu sendiri.

Intipati perbincangan penulis di dalam kertas bolehlah ditunjukkan seperti gambarajah di bawah:

PROSES TENDER

2.1 Pengenalan

Di Malaysia, amalan yang biasa diamalkan ialah klien menawarkan sesuatu projek pada kelompok kontraktor di mana kontraktor tersebut masing-masing akan bersaing menyerahkan tender yang paling optimum dan keputusannya adalah terletak kepada klien untuk memilih kontraktor yang layak. Apabila tender daripada sesebuah kontraktor itu diterima oleh klien, maka wujudlah ikatan yang dinamakan kontrak antara kontraktor yang dipilih oleh klien.

Tender ialah suatu kenyataan yang dikeluarkan kepada seseorang untuk melakukan kerja di samping mendapatkan persetujuan daripada pihak yang berkenaan (Saidin, 1998). Menurut March (2003) pula, proses menender merupakan proses taktikal bagi pemilihan satu-satu pihak bagi membekalkan suatu perkhidmatan, produk atau item kerja. Tanpa menghiraukan mekanisme pemilihan, proses tawaran dan pemerimaan perlu ada di dalam tender. Ia merupakan suatu proses bertaktik sebagai keputusan yang strategik terhadap suatu pihak serta skop kerja yang telahpun dikenalpasti.

Tender merupakan proses utama yang dilakukan oleh klien untuk mendapatkan kontraktor yang layak. Pemilihan kontraktor biasanya dibuat melalui pertandingan yang melibatkan perbandingan antara perkara tertentu seperti harga dan masa pembinaan. Ini adalah antara faktor utama pemilihan kontraktor selain reputasi serta pengalaman kontraktor tersebut.

2.2 Perolehan Kerajaan Di Malaysia

2.2.1 Syarat-syarat Perolehan Kerajaan

Perolehan yang melebihi RM200,000 perlu dipelawa secara tender. Tender terbuka hendaklah dipelawa untuk bekalan yang nilainya melebihi RM200,000 setahun bagi satu jenis item atau kelas jenis item, kecuali jika dibenarkan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri mengikut mana-mana yang berkenaan. Semua jabatan kerajaan hendaklah menggunakan syarat-syarat am tender sebagaimana ditentukan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan. Jika perlu sesuatu jabatan itu menambah syarat-syarat tertentu asalkan ianya tidak bercanggah dengan syarat-syarat am Arahan Perbendaharaan (A.P. 171.1). Semua perolehan yang dipelawa secara tender hendaklah dipertimbangkan oleh Lembaga Perolehan.

2.2.1.1 Kerja

Kerja merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan dan sivil seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalanraya, tapak kawasan dan empangan air serta kerja perparitan. Ia juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.

Menurut Elias (2000), sebelum sesuatu tender kerja ditender, pihak penguasa tempatan memperuntukkan sekurang-kurangnya 30% daripada nilai kerja tahunan khas untuk ditandingi di kalangan kontraktor Bumiputera sahaja dan ianya tidak termasuk kontrak kerja di bawah RM100,000.00.

Tambahan beliau lagi, pihak penguasa tempatan juga mengkhususkan semua tender bernilai RM100,000.00 kepada kontraktor Bumiputera sahaja dan mengagihkan sekurang-kurangnya 50% daripada kerja-kerja yang bernilai dari RM1000,000.00 hingga RM350,000.00 kepada kontraktor Bumiputera. Pelawaan tender dibuat kepada syarikat-syarikat tertentu mengikut had kewangan iaitu tender kerja yang kurang daripada RM10 juta dibuka kepada syarikat 100% milik tempatan sahaja. Bagi tender di antara RM10 juta hingga RM25 juta pula dipelawa daripada kalangan syarikat 100% tempatan dan syarikat tempatan yang disenaraikan di Bursa Malaysia iaitu syarikat yang ditubuhkan dan diperbadankan di Malaysia oleh warganegara Malaysia dengan syarat pegangan saham individu asing tidak melebihi 30% dan Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja dianggotai 100% oleh warganegara Malaysia.

Bagi tender yang melebihi RM25 juta pula boleh dipelawa daripada 100% milik tempatan, syarikat temapatan yang disenaraikan di BSKL dan syarikat usahasama yang diperbadankan di Malaysia dengan syarat pegangan ekuiti asing tidak melebihi 49% dan majoriti ahli Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja adalah warganegara Malaysia (Elias, 2000). Tender kerja-kerja khas yang memerlukan kepakaran khusus yang tidak boleh diperolehi melalui kepakaran tempatan boleh ditender secara antarabangsa.

2.2.1.2 Bekalan

Bekalan adalah dimaksudkan sebagai barangan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Ia juga merupakan input kepada sesuatu proses kerja atau perkhidmatan. Bekalan dimaksudkan adalah seperti bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.

Bagi tender yang bernilai RM100,000.00, pihak penguasa tempatan perlu mempelawa tender di kalangan syarikat Bumiputera sahaja. Tender tempatan hendaklah dipanggil berasaskan harga bersih sekiranya sumber boleh didapati di dalam negeri. Bagi tender antarabangsa, ianya hanya boleh dipelawa bagi tender bekalan yang tidak boleh diperolehi di dalam negeri atau tidak mempunyai sekurang-kurangnya lima pembekal yang berdaftar dengan pihak penguasa tempatan (Elias, 2000).

2.2.1.3 Perkhidmatan

Perkhidmatan adalah ditakrifkan sebagai khidmat tenaga manusia atau kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk melaksana dan menyiapkan sesuatu kerja tertentu. Bidang perkhidmatan terbahagi kepada dua seperti berikut:

Perkhidmatan Perunding
Perkhidmatan perunding meliputi semua jenis kajian seperti kajian ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan fizikal yang memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan dan kerja-kerja ukur, pengurusan perundangan dan perkhidmatan kepakaran dalam bidang-bidang khusus seperti alam sekitar dan pertanian.

Perkhidmatan Bukan Perunding
Perkhidmatan bukan perunding meliputi perkhidmatan seperti pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan.

Bagi tender perkhidmatan yang bernilai tidak melebihi RM100,000.00, pihak penguasa tempatan hendaklah mempelawa tender di kalangan syarikat Bumiputera sahaja. Tender perkhidmatan ini hendaklah dipelawa di kalangan pentender tempatan sahaja. Tender antarabangsa boleh dipelawa sekiranya didapati perkhidmatan yang hendak diperolehi tiada di dalam negeri atau tidak mempunyai sekurang-kurangnya lima syarikat yang berdaftar dengan pihak penguasa tempatan (Elias, 2000).

2.2.2 Prosedur Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja

Perbendaharaan adalah pihak berkuasa pusat bagi perolehan (bekalan, perkhidmatan dan kerja) kerajaan sama ada di Malaysia atau di luar negara dalam pengawalan, penguatkuasaan, penyeliaan, penyelarasan, penggunaan, pembahagian, penyimpanan, pemindahan antara jabatan dan pelupusan barang-barang. Selain kuasa am yang diberi kepadanya dengan nyata oleh A.P. 166.1, Perbendaharaan mempunyai kuasa khusus bagi perkara-perkara berikut yang antaranya adalah:

Menentukan kriteria, syarat-syarat pendaftaran dan mendaftarkan individu, firma, syarikat atau pertubuhan bagi membolehkan mereka berurus niaga dengan kerajaan
Membeli atau memperolehi dengan cara yang paling menguntungkan, sama ada melalui tender/sebut harga atau lain-lain
Membuat kontrak bagi perolehan jabatan dengan mengenakan terma-terma dan syarat-syarat yang paling menguntungkan
Mengambil tindakan termasuk menggantung atau membatalkan pendaftaran ke atas individu, firma, syarikat dan pertubuhan serta perunding yang didapati oleh Perbendaharaan telah bersalah kerana keingkaran dalam melaksanakan sesuatu kontrak atau prestasi tidak memuaskan daripada memasuki tender atau menyebut harga atau memberi perkhidmatan kepada kerajaan bagi suatu tempoh yang berpatutan

2.3 Proses Tender

Tender merupakan suatu kenyataan yang dikeluarkan kepada seseorang bagi
mendapatkan persetujuan daripada pihak yang tertentu. Sesuatu tender merangkumi beberapa peringkat, tatacara dan prosedur yang berkenaan. Ia melibatkan proses dokumentasi, proses pemilihan dan penilaian kontraktor dan proses untuk menentukan harga kontrak terbaik yang boleh dipersetujui serta masa penyiapan yang paling relevan untuk menyiapkan sesuatu projek pembinaan (Mohamed, 2002).

Tender boleh diringkaskan sebagai satu sistem untuk memilih kontraktor bagi menjalankan kerja-kerja kontrak pembinaan. Menurut Marsh (2003), prosedur spesifik yang diadaptasi bagi sesuatu proses tender akan bergantung kepada ciri-ciri berikut, iaitu:
Jenis pentenderan yang akan dibuat
Bilangan pentender yang dipilih
Keadaan kontrak
Sama ada proses yang melibatkan peringkat tunggal atau dua peringkat
Pertanggungjawaban yang diperlukan
Nilai jangkaan tender
Lokasi pentender (tempatan atau antarabangsa)
Lokasi projek
Mekanisme pemilihan (mekanisme kualiti/harga atau harga sahaja)

Secara ringkasnya, semua prosedur pentenderan adalah mengikut set aktiviti utama yang sama, dengan aktiviti minor dihuraikan berpandukan faktor-faktor yang digariskan di atas, iaitu seperti merujuk Rajah 2.1 di bawah.

Aktiviti Major
Aktiviti Minor
Kaedah pentenderan
Dokumentasi tender
Pemilihan pentender
Prosedur pentenderan
Penilaian tender
Respon terhadap faktor-faktor
Membangunkan strategi
Program
Program untuk produksi
Dokumentasi yang perlu dimasukkan
Jemputan pra-kelayakan kepada yang pentender berkelayakan
Menilai respon
Temubual
Pemeriksaan bebas
Koordinasi dokumentasi
Mengisu tender
Pemindaan isu
Pemeriksaan tapak dan luaran
Menilai dokumentasi
Input terhadap mekanisme kualiti/harga
Temubual
Pemberian kontrak
Rajah 2.1 : Aktiviti pentenderan (Sumber : March, 2003)

Secara umumnya, tujuan utama proses menender adalah untuk memilih seorang kontraktor yang benar-benar berkelayakan dan bagi mendapatkan satu tender yang boleh dipersetujui dan diterima oleh kedua-dua pihak yang terlibat.

2.3.1 Jenis Tawaran

Terdapat beberapa jenis tender yang dipraktiskan di Malaysia. Antara yang sering diamalkan adalah tender terbuka, tender terpilih dan tender perundingan. Setiap jenis tender mempunyai kelebihan dan kelemahan masing-masing dan perlaksanaannya adalah bergantung kepada kesesuaian dalam proses menender. Pemilihan jenis tender dalam sesuatu projek pembinaan banyak bergantung kepada beberapa faktor utama seperti saiz projek, lokasi pembinaan, kesesuaian dengan masa serta kos yang diperuntukkan, pengalaman dan sebagainya.

2.3.1.1 Tender Terbuka

Tender jenis ini terbuka untuk ditandingi oleh semua kontraktor / pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan bagi bekalan dan perkhidmatan dan Lembaga Pembangunan Industri pembinaan Malaysia (CIDB) dan Pusat Khidmat kontraktor (PKK) bagi kerja.

Tender terbuka sering diamalkan di dalam industri pembinaan di Malaysia untuk memilih kontraktor yang berkelayakan dan untuk melaksanakan suatu pembinaan yang dirancang. Persaingan secara tender terbuka adalah lebih adil dan dapat menjamin harga tender yang ditawarkan mengikut pasaran semasa. Klien akan mengiklankan tawaran dalam akhbar-akhbar tempatan untuk menjemput kontraktor yang berminat menawarkan harga yang munasabah bagi projek tersebut.

Di dalam iklan tawaran, akan disebut tentang skop kerja yang ditawarkan dan isu-isu yang penting berkenaan projek yang akan dijalankan yang perlu diberi perhatian oleh pihak kontraktor. Iklan bagi tender terbuka juga mencakupi rangka yang terperinci tentang jenis, ukuran, program dan sifat utama kerja atau projek (Turner, 1983). Pentender akan dikenakan sejumlah wang tertentu untuk membeli dokumen tender terebut dan dokumen yang telah lengkap diisi hendaklah dihantar pada tarikh dan tempat yang telah ditetapkan.
Penawaran harga oleh kontraktor biasanya berdasarkan jumlah anggaran kasar sesebuah pembinaan berdasarkan pengalaman kontraktor itu sendiri. Harga ini termasuklah harga bahan binaan, gaji pekerja, bayaran untuk sub-kontraktor, kerja sampingan dan juga keuntungan. Harga tender yang diserahkan itu merupakan tawaran yang muktamad tanpa apa-apa perundingan dan tawar-menawar dengan pihak klien (Clough dan Sears, 1994). Semua kontraktor yang berkelayakan boleh mencuba nasib mereka untuk memenangi tender tersebut kerana klien tidak terikat untuk memilih mana-mana pentender yang menawarkan harga yang paling rendah.
Tujuan tender jenis ini adalah untuk membolehkan klien mendapatkan seorang kontraktor yang dapat menawarkan harga yang paling minimum bagi sesuatu projek pembinaan tanpa menjejaskan mutu kerja dan bahan binaan. Walaupun begitu, harga yang paling rendah tidak semestinya harga yang paling baik pada pandangan klien (Clough dan Sears, 1994). Dalam tender ini, klien yang diwakili oleh perunding arkitek, jurutera dan juru ukur bahan akan membuat pelawaan kepada kontraktor untuk menender di akhbar-akhbar.

Tender terbuka mempunyai beberapa kelebihan berbanding dengan jenis-jenis tender yang lain. Tender terbuka memberi peluang yang sama rata kepada semua kontraktor terutamanya kontraktor yang baru mendaftar dan kurang pengalaman. Ini kerana pemilihan adalah berdasarkan kos yang ditawarkan oleh setiap kontraktor. Di samping itu, ia juga tidak memerlukan kemahiran dan kelayakan yang khusus. Tender jenis ini juga tidak menggalakkan manipulasi dan pakatan harga di antara kontraktor yang memasuki tender (Milne, 1980). Tender jenis ini bersifat kompetitif dan ini boleh mewujudkan persaingan yang sihat antara kontraktor yang terlibat dan kebaikan kepada klien pula adalah dari aspek pemilihan kontraktor yang dapat menawarkan harga yang paling munasabah.

Tender terbuka tidak sesuai untuk projek yang memerlukan penyiapan segera. Kos projek mungkin akan meningkat disebabkan mutu kerja yang dihasilkan kurang berkualiti disebabkan harga tawaran yang terlalu rendah. Ini adalah amat berisiko kerana kontraktor mungkin akan membuat tuntutan yang tidak munasabah untuk mengelakkan kerugian (Mohamed, 2002).

Tender jenis ini jarang dipraktiskan oleh pihak swasta. Ini adalah kerana proses yang panjang diperlukan bermula daripada peringkat penyediaan dokumen, mengiklankan, penyediaan lukisan spesifikasi sehinggalah kepada proses penilaian dan pemilihan kontraktor yang layak yang mana berlaku pembaziran wang dan masa.
Selain itu, tender terbuka kurang menggalakkan penggunaan alatan-alatan moden kerana projek yang biasanya terlibat dengan tender terbuka adalah berkos rendah atau sederhana. Kesukaran untuk memilih kontraktor yang layak juga menjadi satu masalah bagi pihak klien kerana ia melibatkan jumlah yang agak besar dan ini membazirkan masa dan wang bagi kedua-dua pihak iaitu kontraktor dan klien.

2.3.1.2 Tawaran Terhad dan Tertutup

Tender terpilih adalah tender yang hanya dikemukakan kepada kontraktor-kontraktor yang telah dipilih oleh klien. Ini bermakna jumlah kontraktor yang boleh memasuki tender untuk tender jenis ini adalah kecil tetapi kontraktor ini dipilih berdasarkan kepada pengalaman dan kemahiran yang luas dalam sesuatu bidang. Kontraktor yang berpengalaman luas dan mempunyai kemahiran tertentu yang bersesuaian akan dikenalpasti terlebih dahulu dan hanya mereka sahaja yang akan dipelawa untuk menyertai tender. Bilangan kontraktor terpilih biasanya kecil iaitu antara 5 hingga 8 orang. Persaingan juga berlaku tetapi dalam jumlah yang kecil.

Melalui sistem tender ini, pemilihan kontraktor adalah berdasarkan lukisan lakar, senarai bahan dan juga penyediaan kontraktor binaan dan kelayakannya. Terdapat dua cara menyenaraikan kontraktor yang biasa diamalkan iaitu:
Perunding bagi pihak klien akan menyenaraikan nama-nama kontraktor yang layak. Tender hanya akan ditawarkan kepada mana kontraktor yang termasuk dalam senarai tersebut. Kontraktor yang meletakkan harga yang munasabah dan rendah biasanya akan dipilih. Proses yang telah diterangkan dalam “Kod Peraturan Pemilihan”.
Tender terpilih mengurangkan risiko kegagalan pembinaan dan mengurangkan kos penyediaan dokumen tender. Ia amat sesuai bagi kerja-kerja khas yang memerlukan kemahiran tertentu. Projek dapat disiapkan dengan baik kerana kontraktor yang berpotensi, bereputasi tinggi serta yang benar-benar layak telah dipilih di peringkat awal lagi (Mohamed, 2002).

Sistem tender terpilih juga tidak dapat lari dari kekurangannya iaitu tidak semua kontraktor mendapat peluang dalam tender jenis ini terutamanya kontraktor yang baru berdaftar dan kurang pengalaman kerana ia terhad untuk kontraktor yang mahir serta berpengalaman. Salah satu masalah yang sering timbul apabila mengamalkan tender jenis ini ialah terdapatnya pakatan harga di antara kontraktor yang disenaraikan. Klien tidak mempunyai pilihan lain jika semua kontraktor meletakkan harga yang tinggi dari kos yang ditaksir dari anggaran kasar, maka pemilihan terpaksa dibuat ke atas kontraktor yang menawarkan harga yang paling rendah antara kontraktor tetapi lebih tinggi dari kos asal. Biasanya kes ini berlaku jika kontraktor itu mengenali antara satu sama lain (Saidin, 1998).

Tender terhad hanya boleh dilaksanakan setelah agensi mendapat kelulusan khas Perbendaharaan Malaysia sebelum ianya dilaksanakan. Tawaran terhad biasanya terbuka kepada semua kontraktor yang termasuk di dalam kategori yang telah dinyatakan dalam iklan tawaran. Contohnya tawaran terhad kepada kontraktor bumiputera sahaja.

2.3.1.3 Tawaran Perundingan

Dalam tender perundingan, klien akan menghantar surat kepada kontraktor tertentu untuk menjemput kontraktor tersebut menyediakan rangka perbelanjaan bagi projek yang dirancangkan. Klien akan berunding dengan seorang kontraktor secara langsung mengenai projek pembinaan yang akan dilaksanakan sebelum memilih kontraktor yang bersesuaian melalui tender perundingan. Biasanya klien akan menjemput kontraktor yang mempunyai reputasi dan rekod yang baik yang diketahui latarbelakang projek yang terlibat serta semestinya berkemahiran.

Biasanya, kos yang ditawarkan oleh kontraktor adalah lebih tinggi jika dibandingkan dengan jenis-jenis tender yang lain. Ini kerana kontraktor akan terlibat secara langsung dari peringkat awal kitaran hidup projek pembinaan sehinggalah ke peringkat penyerahan projek kepada klien. Klien akan diberi penerangan yang jelas dan terperinci mengenai kesesuaian rekabentuk, penggunaan bahan binaan, teknologi yang digunakan serta cara binaan yang boleh memaksimumkan keuntungan sesuatu projek pembinaan. Namun begitu, kos bagi membiayai proses tender adalah murah memandangkan klien telahpun mempunyai kontaktor pilihan yang dirasakan layak tanpa perlu melibatkan jemputan untuk menender yang mengambil masa yang panjang dan tanpa melibatkan kontraktor yang ramai. Terdapat dua jenis tender perundingan yang biasa dijalankan:

Tender yang diambil oleh kontraktor antarabangsa

Tender ini biasanya dijalankan untuk membina projek yang besar, berteknologi tinggi dan memerlukan kepakaran yang sangat khusus. Contohnya adalah pembinaan lapangan terbang antarabangsa, empangan hidroelektrik, bangunan pencakar langit dan sebagainya. Satu jemputan tawaran akan dikeluarkan iaitu antara kontraktor antarabangsa yang terlibat. Tujuannya adalah memberi kemudahan kepada klien untuk berhubung dengan kontraktor bagi mengetahui keupayaan dan kebolehan sebenar kontraktor bagi menjalankan projek tersebut. Kemudian, tawaran yang dihantar akan ditapis dan borang tawaran tender akan diberikan kepada kontraktor yang layak.

Tawaran oleh firma arkitek

Dalam tender jenis ini, borang tawaran hanya dikeluarkan kepada sejumlah kecil kontraktor yang terpilih atau telah menjadi anak syarikat. Segala keperluan dan perbelanjaan akan dibincangkan bersama antara kontraktor terlibat dengan firma arkitek yang dilantik dan keputusannya adalah bergantung kepada arkitek yang bertanggungjawab.

Secara umumnya, tender perundingan membolehkan perbincangan diadakan antara pihak klien dan kontraktor bagi mendapat kos yang sesuai selain kontraktor dapat memberi nasihat tentang rekabentuk, teknologi, bahan, cara pembinaan dan sebagainya.

2.3.1.4 Tender Prakelayakan

Peraturan pra-kelayakan adalah bertujuan untuk menapis kontraktor-kontraktor supaya mereka yang mempunyai pengalaman, kebolehan teknikal, kewangan secara pengurusan bagi melaksanakan sesuatu projek sahaja dibenarkan mengambil bahagian di dalam sesuatu tender yang diadakan setelah agensi mendapat kelulusan khas Perbendaharaan Malaysia.

Secara amnya, tender prakelayakan adalah agak sama dengan tender terbuka. Perbezaannya cuma kontraktor yang akan dipilih adalah kontraktor yang mempunyai latarbelakang yang kukuh dan rekod yang baik sahaja akan dipilih berbanding tender terbuka di mana semua kontraktor mempunyai peluang sama rata. Bagi memastikan kontraktor yang dipilih mempunyai kelayakan yang sepatutnya iaitu mempunyai kepakaran kerja, modal pusingan yang cukup dan kemahiran dalam bidang tertentu, satu borang tawaran akan diberi kepada kontraktor yang memohon. Dalam borang tawaran ini kontraktor dikehendaki memberi maklumat tentang kenyataan kewangan dan pengurusan untuk memastikan latar belakang diketahui dengan jelas oleh klien (Saidin, 1998).

Notis tawaran tender prakelayakan juga sama dengan tender terbuka iaitu dibuat dengan menyatakan skop kerja dan tarikh tawaran dan butir-butir lain mengenai projek yang akan dijalankan. Tambahannya adalah klien selalunya menetapkan jangka masa pembinaan bagi projek tersebut. Selain itu, notis tawaran juga berkehendakkan kontraktor membuat pembayaran tertentu bagi menjamin semua kontraktor yang memasuki tawaran adalah bona fide (Saidin, 1998).

2.3.2 Persediaan Tender

Bagi pihak klien, suatu projek pembinaan akan berjaya jika ia memenuhi objektif projek bagi menyiapkan projek di dalam masa yang ditetapkan serta kos yang munasabah. Pembinaan juga perlu disiapkan mengikut jadual tertentu dan dibina berdasarkan kepada perancangan serta spesifikasi yang ditetapkan. Perancangan yang jelas dan terperinci perlu bagi menentukan setiap aktiviti yang dilakukan adalah mengikut apa yang telah dirancang dan dipersetujui. Beberapa persediaan tender antaranya melibatkan:
Mendefinisikan jenis kontrak yang akan ditawarkan
Menyusun dan menetapkan jawatankuasa tender yang mencadangkan pakej kontrak
Penjadualan aktiviti tender yang terlibat.

Persediaan dokumen tender

2.3.2.1 Perancangan Tender

Perancangan tender adalah amat penting bagi memastikan bahawa setiap proses tender yang terlibat dilaksanakan mengikut jadual berdasarkan pemilihan kontraktor yang berkelayakan dengan mengambilkira kriteria dari segi kualiti, kuantiti, masa serta kos. Pihak klien perlu menyediakan jadual tertentu bagi menetapkan jangkaan proses tender yang terlibat seperti tempoh penyediaan spesifikasi, pengiklanan, penilaian serta keputusan tender.

2.3.2.2 Penyediaan Spesifikasi

Kementerian dan Jabatan tertentu dikehendaki menyediakan spesifikasi tender. Bagi maksud ini, Jawatankuasa Teknikal perlu ditubuhkan. Spesifikasi hendaklah secara terperinci bagi memberi gambaran secara jelas kepada pentender akan apa yang diperlukan atau yang dikehendaki. Spesifikasi tersebut hendaklah berdasarkan kepada fungsi dan prestasi dengan kepatuhan kepada piawaian antarabangsa atau serupa boleh dimasukkan ke dalam sepsifikasi tersebut.
Apabila tender atau sebut harga dipelawa, penentuannya hendaklah jelas supaya pentender mendapat gambaran mengenai kehendak-kehendak klien. Contohnya, sekiranya pihak JKR ingin membeli kelengkapan atau jentera di mana penentuan penuh tidak dapat dikemukakan, butir-butir lain hendaklah diberikan kepada kontraktor supaya kontraktor berkenaan mempunyai suatu asas yang saksama untuk menyertai tender. Misalnya, jika suatu kelengkapan dikehendaki, keupayaan minimum kelengkapan berkenaan perlulah dinyatakan dan terpulanglah kepada kontraktor untuk memberi butir-butir kelengkapan yang mereka tawarkan beserta dengan harga.

Nama dagangan atau nama jenama tidak boleh digunakan dalam penentuan tender. Spesifikasi yang menjurus kepada sesuatu jenama atau negara ditegah sama sekali. Jika ini tidak dapat dielakkan, ungkapan atau persamaan hendaklah ditulis selepas nama dagangan atau nama jenama di atas dokumen tender itu (A.P. 174.1). Pentender boleh membantah di dalam 14 hari dari tarikh tender diiklankan jika spesifikasi tersebut menjurus kepada sesuatu jenama. Ringkasnya, spesifikasi yang tepat perlu dinyatakan dengan jelas bagi memastikan pentender mendapat gambaran sebenar apa yang dikehendaki oleh klien di dalam sesuatu tender.

2.3.3 Prosedur Penyediaan Tender

Tender ditawarkan apabila adanya keperluan untuk projek tersebut contohnya sesebuah kawasan itu memerlukan sekolah, maka cadangan akan dikemukakan kepada pihak JKR Daerah Johor Bahru. Proses penyediaan Dokumen Meja Tender (DMT) bermula apabila pelan-pelan akan diterima daripada Jabatan Arkitek ataupun arkitek yang dilantik. Dari sini, segala kerja-kerja akan diprogramkan iaitu menentukan item untuk kos utama (PC) dan Provisional Sum dan seterusnya menganggarkan jumlah untuk PC dan Provisional Sum itu. Nilai anggaran ini kemudiannya akan dimasukkan ke dalam anggaran kos projek.

Draf ringkasan tawaran dan tambahan kepada penentuan juga akan ditentukan. Selain itu juga, borang-borang yang berkenaan juga disusun dan dihantar untuk ditaip dan kemudiannya dikumpul, disusun dan dihantar untuk dijilid. Setelah anggaran kasar kos sesuatu projek itu diperolehi, anggaran tersebut akan dihantar ke ibu pejabat JKR di Kuala Lumpur untuk menentukan jenis tender. Selain itu, ia juga dihantar ke Bahagian Kewangan untuk mendapatkan pengesahan peruntukan. Ini untuk memastikan projek tersebut tidak melebihi dari peruntukan yang disediakan.

Setelah mendapat pengesahan daripada Bahagian Kewangan, anggaran kos tersebut akan dimasukkan ke dalam bahan yang telah dijilid. Namun begitu, hendaklah dipastikan bahawa Bahagian Kewangan telah meluluskan pengesahan peruntukan kerana masalah akan timbul apabila projek bermula.

Setelah itu, dokumen tender dan DMT boleh disediakan dan maklumat ini akan disemak semula oleh ibu pejabat JKR untuk penentuan tender. Dalam dokumen tender dan DMT itu hendaklah dipastikan kelas, tajuk dan tajuk kecil selain daripada tempoh untuk pengiklanan serta bilangan tender. Tender kemudiannya akan diiklankan ke dalam akhbar-akhbar tempatan.

Dokumen tender akan dikenakan sejumlah bayaran yang berpatutan kepada kontraktor seperti yang digariskan oleh Jabatan Perbendaharaan Malaysia. Menurut Rafiza (2002), jumlah bayaran tender dokumen boleh dikira berdasarkan perkara-perkara berikut:
Spesifikasi, senarai kuantiti dan dokumen-dokumen lain dalam kertas bersaiz A4 ialah RM0.75 setiap helai mukasurat.
Lukisan-lukisan dalam kertas A3 ialah RM1.40 sehelai, saiz A2 ialah RM7.00, saiz A1 ialah RM13.00 sehelai manakala saiz A berharga RM16.00 sehelai.
Setiap set dokumen tender adalah tertakluk kepada bayaran minimum sebanyak RM100.00 manakala bagi tender yang mempunyai lukisan dan dokumen sulit, deposit sebanyak RM10,000.00 akan dikenakan dan kemuadian akan dipulangkan semula apabila dokumen tender dikembalikan dalam keadaan yang baik

Kandungan Dokumen Tender akan meliputi syarat-syarat dan terma am, spesifikasi, salinan perjanjian, jadual harga, tempoh penghantaran, tempoh bantahan dan skop kerja yang diperlukan. Dokumen Tender bagi JKR biasanya berharga dari RM200.00 sehingga RM400.00 termasuk pelan dan lukisan spesifikasi. Kebiasaannya bagi sektor swasta, harga dokumen tender perlu juga dimasukkan wang kesungguhan yang biasanya dalam bentuk bank draf. Harganya adalah dalam lingkungan RM2000.00 sehingga RM3000.00 tetapi tidak melebihi RM5000.00, bergantung kepada saiz projek yang terlibat.

2.3.4 Deposit Tender

Pembekal atau kontraktor tempatan yang telah berdaftar dengan Kementerian Kewangan dikecualikan dari mengemukakan deposit tender. Bagi tender antarabangsa, petender asing diperlukan mengemukakan deposit tender bernilai antara RM62,500 bagi tawaran kurang dari RM5 juta sehingga deposit bernilai RM1 juta bagi tawaran bernilai RM30 juta bagi tender bekalan dan perkhidmatan. Bagi tender kerja, petender dikehendaki mengemukakan deposit tender bernilai RM50,000 bagi kontrak di bawah RM10 juta sehingga deposit bernilai RM1 juta bagi kontrak kerja bernilai RM100 juta. Deposit tender adalah dikecualikan bagi tender tempatan. Bagi tender antarabangsa, deposit tender hendaklah dikenakan seperti berikut:

Jadual 2.1 : Deposit tender bekalan / perkhidmatan (A.P. 175.1)
Anggaran Nilai Tender Jumlah Deposit Tender
Hingga RM 5 juta RM 62,500
Melebihi RM 5 juta sehingga RM 10 juta RM 187,500
Melebihi RM 10 juta sehingga RM 20 juta RM 375,000
Melebihi RM 20 juta sehingga RM 30 juta RM 625,000
Melebihi RM 30 juta RM 1 juta
Jadual 2.2 : Deposit tender kerja (A.P. 175.1)
Anggaran Nilai Tender Jumlah Deposit Tender
Hingga RM 10 juta RM 50,000
Melebihi RM 10 juta sehingga RM 20 juta RM 150,000
Melebihi RM 20 juta sehingga RM 50 juta RM 350,000
Melebihi RM 50 juta sehingga RM 100 juta RM 750,000
Melebihi RM 100 juta RM 1 juta

Bagi pentender tempatan yang mendapat pengecualian daripada pendaftaran, deposit tender hendaklah dikenakan sebanyak 2.5% daripada harga tawarannya atau maksimum RM10,000. Semua deposit tender hendaklah dalam bentuk draf bank/jaminan bank (A.P. 175.1).
Oleh kerana pentender tempatan tidak dikenakan deposit, sekiranya kontraktor menolak tawaran setelah tawaran dibuat kepadanya dalam tempoh sah laku tawaran berkenaan, tindakan penggantungan pendaftaran akan diambil terhadap mereka. Kontraktor tersebut akan digantung oleh Perbendaharaan daripada mengambil bahagian dalam tender kerajaan selama dua tahun bagi kesalahan pertama dan lima tahun bagi kesalahan kedua. Untuk kesalahan ketiga, pendaftaran syarikat berkenaan akan dibatalkan, seterusnya nama pemilik modal atau ahli Lembaga Pengarah disenaraihitamkan (A.P. 175.1).

Dalam pelawaan tender hendaklah disyaratkan bahawa bagi mereka yang dikenakan bayaran deposit tender, jika pentender enggan menandatangani sesuatu kontrak selepas tendernya disetuju terima atau menarik balik tendernya sebelum keputusan dibuat, maka deposit tendernya akan dirampas. Ini adalah bagi memastikan bahawa pentender benasr-benar serius dalam menender sesuatu bekalan, perkhidmatan atau kerja. Deposit tender bagi pentender yang tidak berjaya hendaklah dipulangkan setelah tender itu disetuju terima oleh pentender yang berjaya atau selepas tamat tarikh sah laku tender. Deposit pentender yang berjaya akan dikembalikan selepas bon perlaksanaan diterima.

Dalam AP. 176.2 menyatakan bahawa sebelum sesuatu kontrak bekalan atau peerkhidmatan yang nilainya melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi RM500,000 disempurnakan, kontraktor yang berjaya hendaklah memberi Bon Perlaksanaan sebanyak 2.5% daripada jumlah harga kontrak. Bagi kontrak yang melebihi RM500,000 pula, Bon Perlaksanaan yang diperlukan ialah sebanyak 5% daripada jumlah harga kontrak. Untuk kontrak bekalan atau perkhidmatan bermasa yang berkuatkuasa selama dua tahun atau lebih, peratus Bon Perlaksanaan hendaklah dikira mengikut harga anggaran kontrak bagi setahun sahaja dan tidak daripada keseluruhan harga kontrak. Walaubagaimanapun, tempoh tamat Bon Perlaksanaan tersebut hendaklah meluputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.

2.3.5 Proses Memasuki Tender Penguasa Tempatan Oleh Kontraktor

Tender biasanya diiklankan di dalam akhbar tempatan (Utusan Malaysia) pada hari Isnin atau Khamis. Kontraktor tidak perlu berdaftar dengan penguasa tempatan bagi menyertai tender. Sebelum menyertai tender penguasa tempatan kontraktor perlu mempunyai sijil pendaftaran dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) bagi tender kerja atau dengan Kementerian Kewangan Malaysia (KKM) bagi tender bekalan atau perkhidmatan. Kontraktor dikehendaki menyemak syarat pendaftaran untuk menyertai tender seperti di dalam iklan iaitu kelas, kepala dan sub-kepala bagi tender serta kod bidang bagi tender bekalan atau perkhidmatan. Kontraktor juga diwajibkan berdaftar dengan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) bagi tender kerja.

MULA
Serahkan lesen kontraktor kepada Pembantu Tadbir untuk semakan dan Pembantu Tadbir akan menyediakan bil bayaran dokumen
Buat bayaran di kaunter Jabatan Kewangan
Kemukakan resit bayaran ke kaunter Bahagian Ukur Bahan & Kontrak untuk mendapat dokumen tender
Semak dokumen serta pelan (jika ada) dan pastikan ianya betul dan mencukupi sebelum meninggalkan kaunter
TAMAT
Rajah 2.2 : Carta alir penjualan dokumen tender oleh penguasa tempatan

Kelayakan kontraktor boleh dikategorikan seperti berikut:
Jadual 2.3 : Kelayakan kontraktor untuk memasuki tender penguasa tempatan
KERJA AWAM / BANGUNAN KERJA ELEKTRIK
Kelas Nilai Projek (RM) Kelas Nilai Projek (RM)
A Melebihi 10,000,000 I 1,000,001 ke atas
B 5,000,001 hingga 10,000,000 II 1,000,000 ke bawah
C 2,000,001 hingga 5,000,000 III 500,000 ke bawah
D 500,001 hingga 2,000,000 IV 150,000 ke bawah
E 200,001 hingga 500,000 V 50,000 ke bawah
F sehingga 200,000 VI 20,000 ke bawah

Sekiranya kontraktor merasakan diri mereka layak, mereka dikehendaki datang ke Kaunter Bahagian Ukur Bahan & Kontrak pada masa yang telah ditetapkan seperti berikut:
Jadual 2.4 : Masa urusan pembelian dokumen tender oleh penguasa tempatan
Hari Waktu
Isnin – Khamis 8.15 pagi – 12.30 tengahari
2.15 petang – 3.45 petang
Jumaat 8.15 pagi – 12.00 tengahari
2.45 petang – 3.45 petang

Kontraktor juga dikehendaki membawa bersama dokumen-dokumen berikut:
Sijil perakuan pendaftaran PKK atau KKM beserta salinan
Sijil pengiktirafan status Bumiputera beserta salinan (jika dikehendaki)
Surat perwakilan kuasa sekiranya kontraktor berkenaan mewakilkan kakitangan untuk mengambil dokumen tawaran
Sijil perakuan pendaftaran asal CIDB yang berkaitan
Bayaran untuk dokumen tender sama ada dalam bentuk tunai, cek, wang pos atau bank draf

2.3.5.1 Peraturan / Had Nilai Tender Oleh Penguasa Tempatan

Semua perolehan Kerajaan hendaklah dibuat daripada Kontraktor yang pendaftarannya masih berkuatkuasa. Pihak berkuasa bagi pendaftaran kontraktor dalam bidang bekalan dan perkhidmatan ialah Kementerian Kewangan manakala bagi kontraktor kerja ialah Pusat Khidmat Kontratkor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB). Pengecualian hanya dibenarkan bagi perolehan yang tidak melebihi RM10,000.00 setahun bagi bekalan dan perkhidmatan mengikut AP 184.2(a). Semua projek yang dilaksanakan di penguasa tempatan sama ada kerja, bekalan atau perkhidmatan yang melebihi RM 100,000.00 setahun perlu dipelawa secara tender.

2.3.6 Proses Memasuki Tender JKR Oleh Kontraktor

Terdapat beberapa prosedur tertentu yang perlu dilalui oleh kontraktor sebelum ia dapat bertanding untuk memperolehi tender tersebut iaitu iklan, mengisi dokumen tender dan menghantar dokumen tender sebelum tarikh tutup.

2.3.7 Iklan

Apabila mempelawa tender, publisiti yang seluas-luasnya hendaklah dibuat supaya semua pembekal yang bona fide berpeluang untuk menyertai tender dan dengan yang demikian membolehkan kerajaan memperolehi tawaran yang terbaik. Tender tempatan hendaklah diiklankan dalam sekurang-kurang satu akhbar harian utama berbahasa Melayu. Walaubagaimanapun, untuk tender antarabangsa, sekurang-kurangnya di dalam dua akhbar, di mana satu berbahasa Melayu dan satu berbahasa Inggeris pemberitahuan juga dihantar kepada kedutaan dan Pesuruhjaya Tinggi negara-negara yang sesuai dan boleh mengambil bahagian di dalam tender tersebut. Bagi tender yang diuruskan oleh Kementerian Kewangan, iklan tender juga akan dipaparkan di dalam laman web BPPK. Pentender diberi tempoh tidak kurang dari 21 hari bagi tender tempatan. bagi tender antarabangsa, tempoh tersebut adalah tidak kurang dari 56 hari.
Walaupun publisiti meluas digalakkan bagi urusan tender, pertimbangan sewajarnya mengenai kos iklan hendaklah juga diambilkira. Sekiranya kontraktor yang berkelayakan di bawah satu-satu bidang adalah diketahui tidak melebihi lima kontraktor, iklan tidak perlu dibuat (A.P. 172). Dalam hal demikian, kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri hendaklah diperolehi terlebih dahulu. Setelah mendapat kelulusan, pemberitahuan tender kepada kontraktor yang diluluskan hendaklah dihantar melalui surat berdaftar (A.P. 172) .

Iklan tender dikeluarkan pada setiap minggu iaitu pada hari Isnin dan Khamis di dalam akhbar-akhbar tempatan iaitu bagi projek yang melebihi RM 100,000. Bagi projek yang nilai tendernya kurang RM 100,000, sebut harga akan dipamerkan pada papan kenyataan jabatan.
Kontraktor yang ingin memasuki tender perlu menyemak keperluan kerja, kelayakan kelas, kepala dan subkepala serta masa dan tempat kepala. Juga perlu dipastikan tarikh tutup tawaran serta jumlah wang cagaran dan wang tebusan.

Di samping keperluan di bawah Arahan Perbendaharaan bagi publisiti tender, kenyataan tender hendaklah juga menyatakan bahawa dokumen tender hendaklah dimasukkan ke dalam sampul berlakri dan dituliskan rujukan tertentu supaya boleh dikenali sebelum ianya dibuka. Waktu tender ditutup bagi penerimaan hendaklah ditetapkan pada jam 12.00 tengahari pada hari bekerja.
2.3.8 Mengisi Dokumen Tender

Cara mengisi sesuatu borang tender adalah penting untuk menjamin Dokumen Tender dari kontraktor tersebut sah dan layak memasuki tender. Kontraktor hendaklah membuat perkiraan awal sendiri untuk dibandingkan dengan quotation dari JKR dan seterusnya dapat memberikan harga yang kompetitif. Bagi dokumen tender yang menggunakan senarai kuantiti (BQ), hendaklah dipastikan kadar harga dan mendarabkan kuantiti dengan betul.
Kesilapan yang kecil sekalipun seperti mengisi jenama peralatan tidak seperti yang dihargakan adalah perlu dielakkan. Kontraktor juga perlu memastikan jumlah senarai kuantiti atau ringkasan tawaran dipindahkan dengan betul ke Ringkasan Tender dan seterusnya ke Borang Tender. Akhir sekali, kontraktor perlu mencatatkan harga tender, tempoh kerja dan kemudiannya menandatangani Borang Tender.
Dokumen Tender akan dijual mulai tarikh iklan tender tersebut dibuat di dalam akhbar tempatan. Hanya kontraktor/pembekal yang memenuhi syarat-syarat pendaftaran dalam bidang yang berkenaan dibenarkan membeli Dokumen Tender tersebut. Bagi tender antarabangsa, pengecualian diberikan dari syarat-syarat keperluan pendaftaran.

2.3.9 Penutupan Tender

Tender mahupun sebut harga yang diterima tanpa dibuka hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran berkunci. Peti tawaran hendaklah ditanda tarikh dan waktu peti akan dibuka. Dua kunci yang berbeza bagi peti tawaran hendaklah diadakan dan anak kunci dipegang secara berasingan oleh dua orang pegawai kanan Jabatan berkenaan. Keselamatan peti tawaran hendaklah sentiasa dijaga.
Biasanya tempoh antara penyediaan tender hingga penutupan tender adalah minima antara 21 hari. Namun tempoh ini akan lebih lama jika membabitkan projek yang lebih besar kosnya. Sebelum menghantar sesuatu dokumen tender itu, kontraktor hendaklah menyemak pada iklan tarikh tutup dan tempat mengemukakan tender kerana ia mungkin berbeza dengan tempat membeli tender. Kontraktor juga perlu memastikan tajuk dan nombor projek dicatatkan di luar sampul surat tender.

Borang Tender hendaklah dimasukkan ke dalam peti yang bertulis tajuk projek berkenaan sebelum pukul 12 tengahari. Begitu juga jika borang tersebut dihantar melalui mel udara. Penghantaran borang tender selepas masa dan tarikh tersebut tidak akan dilayan. Satu lagi perkara penting dalam menghantar Borang Tender adalah elakkan menggabungkan 2 tender dalam 1 sampul walaupun kedua-dua tender tersebut mempunyai tarikh tutup yang sama kerana projek yang berlainan mempunyai peti yang berbeza dan dalam kes ini kerugian adalah bagi pihak kontraktor itu sendiri.

2.4 Kontrak

Kontrak ialah satu perjanjian yang terjalin apabila satu pihak bersetuju untuk menerima tawaran daripada satu pihak yang lain (Saidin, 1998). Ianya merupakan satu persetujuan bertulis berdasarkan perjanjian yang boleh dikuatkuasakan oleh undang-undang yang mengikat kedua-dua belah pihak yang berkontrak yang terlibat iaitu klien dan kontraktor. Kontrak merupakan elemen yang sangat penting dalam industri pembinaan kerana terdapatnya proses kerjasama antara pelbagai pihak bagi mewujudkan tujuan persetujuan yang dipersetujui. Dalam projek-projek kerajaan, jika didapati perlu atau sesuai untuk mengadakan satu kontrak formal, kontrak itu hendaklah dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani oleh pegawai diberi kuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949 (disemak 1973).

Sebelum sesuatu kontrak kerja dimulakan, kontraktor hendaklah mengemukakan Bon Perlaksanaan sebanyak 5% daripada keseluruhan kontrak. Bon Pelaksanaan yang dikemukakan hendaklah dalam bentuk Jaminan dari bank berlesen di bawah akta Bank dan Institusi Kewangan 1989 yang menjalankan perniagaan di Malaysia atau Jaminan Insurans yang dikeluarkan oleh syarikat insurans berlesen di bawah Akta Insurans 1963. Bon Perlaksanaan yang dikeluarkan dalam bentuk Jaminan Insurans hendaklah bagi kontrak kerja yang bernilai tidak melebihi RM1 juta. Bagi nilai melebihi RM1 juta, jaminan hanya boleh dikemukakan dalam bentuk Jaminan Bank sahaja.

Jenis-jenis kontrak yang biasa dipraktiskan di Malaysia mempunyai 4 jenis iaitu kontrak Lump Sum (Gumpalan/Harga Pukal), kontrak Measure & Value (Ukur dan Nilai), kontrak Cost Reimbursement (Kos Pembayaran Ganti) dan kontrak Turnkey.

2.4.1 Kontrak Lump Sum

Kontrak Lump Sum boleh dilaksanakan dalam tiga cara. Pertamanya berdasarkan kepada lukisan spesifikasi yang disertakan dengan spesifikasi. Biasanya kontrak ini digunakan untuk kerja yang memerlukan projek disiapkan cepat dan lukisan spesifikasi yang disertakan adalah kurang memuaskan untuk mendapatkan ukuran yang tepat. Ini menyebabkan kontraktor terdedah kepada risiko yang tinggi.

Kontrak Lump Sum berdasarkan lukisan dan senarai bahan digunakan untuk projek-projek yang bernilai lebih RM I juta. Dengan menggunakan kaedah pengukuran yang tepat berdasarkan pelan yang disediakan, kedua-dua pihak yang terlibat dapat merasai keadilan. Jenis kontrak seperti ini juga akan memudahkan pembayaran kemajuan kerja dan untuk kerja-kerja ubahsuai (Saidin, 1998).

Kontrak Lump Sum berdasarkan kepada lukisan dan jadual kadar harga pula digunakan jika masa tidak mencukupi untuk menyediakan dokumen-dokumen lain dan kebanyakan projek ini mengikut harga yang ditetapkan kontraktor. Ia juga kadangkala digunakan dalam kerja penyelenggaraan bangunan. Menurut Saidin (1998), kontrak Lump Sum jenis ini juga telah diubahsuai secara umum yang boleh dibahagi kepada dua kategori iaitu:

Kontrak Fixed Price – merangkumi penetapan terhadap kerja-kerja kecil di dalam kontrak tersebut serta harganya tidak boleh diubah setelah kontrak ditandatangan.
Kontrak Firm Price – boleh dibuat perubahan terhadap harga tetapi tidak boleh mengubah jumlah besar kontrak tersebut.

2.4.2 Kontrak Measure and Value

Kontrak jenis ini secara khususnya digunakan bagi bangunan-bangunan yang besar serta perlu dirahsiakan daripada pengetahuan masyarakat kedudukan bahagian-bahagian tertentu di dalam bangunan tersebut, misalnya ialah penjara dan institusi kewangan atau bank kerana faktor utama yang diambilberat adalah faktor keselamatan. Pembinaan dilakukan secara cepat di mana tiada penyediaan lukisan spesifikasi yang setara dan senarai bahan bagi tujuan perlaksanaan.

Masalah yang biasa di dalam kontrak jenis ini adalah dari aspek menentukan harga perbelanjaan sebenar khususnya pada peringkat permulaan kerja. Tawaran projek adalah secara sementara atau dikenali juga sebagai provisional. Bayaran hanya dibuat setelah kontraktor yang terlibat memulakan kerja pembinaan berdasarkan pengukuran dan kerja-kerja yang telah disiapkan. Pengubahsuaian kontrak biasa berlaku dan bahagian yang dimaksudkan itu adalah (Saidin, 1998):

Lukisan, spesifikasi kerja dan jadual kadar harga – pembayaran dilakukan mengikut jadual yang telah dipersetujui terlebih dahulu antara pihak klien dan kontraktor.
Lukisan, analisa kos dan spesifikasi kerja – pembayaran bagi projek adalah berpandukan pada projek-projek lain yang setara iaitu mempunyai funsi dan bentuk fizikal yang agak sama.

2.4.3 Kontrak Cost Reimbursement

Kontrak Cost Reimbursement kadangkala juga dikenali sebagai Kontrak Cost Plus. Secara umumnya, kontrak jenis ini boleh dibahagikan kepada 3 kategori utama iaitu (Saidin, 1998):
Wang Kos Prime + Yuran Tetap
Wang Kos Prima + Peratus Yuran
Wang Kos Prima + Yuran Sasaran

Yuran yang terlibat adalah kiraan keuntungan dan perbelanjaan pengurusan manakala Wang Kos Prima merupakan kos-kos yang melibatkan kos bahan, kos pekerja dan kos peralatan atau jentera dan juga lat-alat sampingan di dalam pembinaan projek berkenaan.

Biasanya, kos pengurusan dan keuntungan telah dipersetujui terlebih dahulu dalam bentuk sejumlah peratusan tambahan ke atas kos bahan, kos pekerja dan kos peralatan. Sistem pengurusan ini amat sesuai untuk projek-projek yang sulit, kompleks dan perlu disiapkan cepat. Oleh sebab itu, para pakar perunding dan kontraktor yang mahir dan jujur diperlukan supaya projek tersebut dapat disiapkan mengikut jadual masa tanpa menjejaskan mutu kerja dengan kos pembinaan yang paling minimum.

Yuran sasaran adalah bayaran tambahan yang dipersetujui oleh kontraktor dengan juruukur bahan sebelum sesuatu surat perjanjian kontrak ditandatangani. Kadar tambahan bayaran biasanya diberikan kepada kontraktor sekiranya kontraktor tersebut dapat menyiapkan projek dengan lebih cepat dari masa yang diperuntukkan dengan memuaskan (Saidin, 1998). Cara ini dapat mendorong kontraktor melipatgandakan usaha serta berlumba untuk menyiapkan projek berkenaan.

Sebelum kadar tambahan bayaran dipersetujui oleh kedua-dua pihak, beberapa perkara penting perlu diambil perhatian serius iaitu:
Angka atau jumlah harga anggaran
Bonus atau denda yang perlu dibayar jika belanja sebenar kurang atau lebih tinggi daripada harga anggaran
Mutu kerja semata-mata untuk menjaga kualiti bagi pihak klien dan kontraktor yang mementingkan pencapaian kos daripada harga anggaran

2.4.4 Kontrak Turnkey

Dalam kontrak turnkey, pihak klien meneyrahkan sepenuhnya tanggungjawab penyiapan projek kepada pihak kontraktor. Biasanya projek-projek besar seperti pembinaan hospital, jambatan, empangan dan lebuhraya diserahkan kepada suatu organisasi atau perunding luar negeri untuk mengurus, merekabentuk serta mengendalikan projek tersebut sehingga siap mengikut masa, harga dan arahan serta kemahuan pihak kerajaan yang bertindak sebagai klien.
Kebaikan menggunakan pendekatan turnkey adalah dapat mengurangkan penglibatan klien secara langsung mengenai hal-hal yang bersangkutan dengan masalah teknikal, kecepatan dan pengawalan kos pembinaan secara keseluruhan. Penyediaan awalan, iaitu merekabentuk serta kerja-kerja pengurusan bagi pengurusan bagi projek-projek besar yang sulit lagi kompleks adalah satu tanggungjawab yang amat besar dan memakan masa yang agak lama. Menurut Uzairi (1998), terdapat dua faktor yang menyebabkan konsep turnkey diketengahkan iaitu:
Keperluan dan permintaan serta desakan yang semakin menginkat terhadap projek-projek yang sedia dalam perancangan daripada pihak-pihak tertentu
Kekurangan dari segi kepakaran teknikal serta sumber tenaga kerja

2.5 Kesimpulan

Dalam industri pembinaan, terdapat banyak jenis tender yang membolehkan klien mendapat kontraktor yang layak untuk melaksanakan projek. Setiap tender juga mempunyai kelebihan serta kekurangannya yang tersendiri. Klien boleh memilih iaitu untuk mengemukakan pelawaan tender terhadap semua kontraktor melalui tender terbuka atau hanya mengemukakan pelawaan terhadap kontraktor yang dipilih melalui tender terpilih. Tender perundingan pula lebih menguntungkan klien di mana terdapat perundingan secara terperinci antara klien dengan kontraktor sebelum bermulanya peringkat rekabentuk dan segala keperluan dibincang bersama. Tender prakelayakan pula biasanya diamalkan untuk mendapatkan kontraktor yang mempunyai kemahiran tertentu sahaja. Walaupun begitu, keputusan untuk memilih jenis tender yang ditawarkan bergantung juga kepada jenis, kos serta keperluan projek tersebut. Lebih besar serta kompleks projek tersebut, lebih tinggi risiko yang perlu ditanggung oleh klien.

Secara umumnya, prosedur dalam proses tender adalah boleh dikatakan tiada bezanya di antara praktis JKR dan penguasa tempatan kerana kedua-dua Jabatan masih mempraktikkan landasan yang digariskan di dalam Arahan Perbendaharaan dan pemilihan tender yang berjaya perlu dirujuk kepada Lembaga Perolehan seperti yang ditekankan di dalam Arahan Perbendaharaan.

Rujukan
http://209.85.129.104/search?q=cache:8EEyneaap1cJ:www.efka.utm.my/thesis/images/4MASTER/2005/2JSB-P/Part1/KUAZRILRIDZHIEMA031175D05TT2.doc+jenis+tender+kerja+bangunan&hl=en&ct=clnk&cd=15&client=opera

TATACARA PEROLEHAN KERAJAAN

Perolehan (procurement) adalah satu cara untuk mendapatkan atau membeli peralatan atau perkhidmatan atau kerja yang dikehendaki. Bagi sektor kerajaan cara melaksanakan perolehan ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan (AP106 hingga 300) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan. Arahan dan Surat Pekeliling ini dikeluarkan berdasarkan Akta Acara Kewangan 1957.

PRINSIP PEROLEHAN

Akauntabiliti Awam : Perolehan seharusnya menunjukkan akauntabiliti awam yang diamanahkan kepada agensi kerajaan.
Diuruskan secara telus: Semua dasar, peraturan dan tatacara dan proses perolehan itu hendaklah jelas diketahui dan difahami umum.
Nilai Faedah Yang Terbaik: Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.|
Saingan Terbuka: Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua yang layak untuk bersaing.
Adil Dan Saksama: Diproses dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan.

AKTIVITI PEROLEHAN

Memastikan peruntukan telah diluluskan dan disediakan.
Menentukan jenis dan bilangan barang yang dikehendaki.
Membuat kajian pasaran mengenai barangan tersebut.
Menguruskan proses pembelian.
Menandatangani perjanjian.
Membuat pembelian atau pesanan.
Menyelia penyerahan dan pelaksanaan kontrak;dan
Membuat bayaran.

JENIS PEROLEHAN

Perolehan Kerja : Perolehan kerja meliputi tiga jenis bidang iaitu awam, elektrikal dan mekanikal.Kerja-kerja yang terlibat adalah seperti pembinaan bangunan sekolah, pendawaian letrik, landskap, pemasangan lif, hawa dingin dan seupamanya.

Perolehan Bekalan : Perolehan bekalan meliputi perolehan segala jenis alat seperti alatulis, kelengkapan pejabat, mesin, bahan bacaan, perabot, bahan makanan, kimia, kenderaan dan seumpamanya.

Perolehan Perkhidmatan : Perolehan perkhidmatan meliputi perkhidmatan seperti pengendalian kursus, latihan, penyelenggaraan, pembaikan, pencucian, pembersihan, kawalan keselamatan, kantin dan perunding.

CARA-CARA MEMBUAT PEROLEHAN

Perolehan boleh di buat melalui empat cara :-
     Pembelian Runcit
     Kerja-kerja Requisition (baik pulih)
     Sebutharga
     Tender

Pembelian Runcit
Pembelian runcit ialah kaedah pembelian yang tidak melebihi RM 100,000.00 setahun bagi satu-satu jenis item atau kelas jenis item yang berkaitan.
Pembelian boleh juga di buat dari pembekal yang tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan jika tidak melebihi RM 50,000.00 setahun.
Pembelian runcit adalah pembelian terus daripada mana-mana punca yang diketahui sentiasa memberikan harga yang munasabah dengan mengeluarkan pesanan tempatan.

Kerja-kerja Requisition
Kerja-kerja yang dipanggil secara requisition adalah kerja-kerja kecil dan pembaikan yang tidak mengubah struktur asal. Perolehan secara ini dibenarkan bagi kerja-kerja yang bernilai tidak melebihi RM 100,000.00 dan hendaklah berdasarkan jadual kerja kejuruteraan awam.

Sebutharga
Sebutharga ialah kaedah pembelian yang melibatkan perbelanjaan melebihi RM 50,000.00 tetapi tidak melebihi RM 200,000.00 setahun bagi satu-satu jenis item atau kelas jenis item yang berkaitan.

Pembelian secara sebutharga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya daripada lima pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan menggunakan lampiran Q. Notis pelawaan sebutharga hendaklah juga dipamerkan di papan kenyataan awam jabatan.

Pelawaan sebutharga memerlukan penyediaan dokumen-dokumen seperti berikut :-
     Spesifikasi
     Skop Kerja, dan
     Syarat-syarat tambahan jika ada

Tender
Tender ialah kaedah pembelian yang melibatkan perbelanjaan tahunan melebihi RM 200,000.00 setahun bagi satu-satu jenis item atau kelas jenis item yang berkaitan
Pelawaan tender hendaklah diiklankan di dalam akhbar sekurang-kurangnya satu buah suratkhabar berbahasa Melayu.
Sebelum pelawaan tender di buat, jabatan dikehendaki menyediakan spesifikasi peralatan, jadual harga dan syarat-syarat kontrak, kuantiti yang dikehendaki serta surat akuan petender.

PETI TAWARAN

Peti tawaran hendaklah disediakan apabila tender atau sebutharga di pelawa.

Tender atau sebutharga yang di terima tanpa di buka hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran berkunci. Peti tawaran hendaklah di tanda tarikh dan waktu peti akan di buka.

Dua kunci yang berbeza bagi peti tawaran diadakan dan anak kunci di pegang secara berasingan oleh dua orang pegawai kanan jabatan berkenaan. Keselamatan peti tawaran hendaklah sentiasa di jaga.

TENDER ATAU SEBUTHARGA LEWAT DI TERIMA

Tawaran tender atau sebutharga yang di terima selepas dari masa dan tarikh tutup tidak boleh di terima. Walaubagaimanapun Lembaga Perolehan atau Jawatankuasa Sebutharga mestilah dimaklumkan tentang kedudukan tawaran yang lewat itu dan terpulang kepada Lembaga Perolehan atau Jawatankuasa Sebutharga sama ada hendak mempertimbangkan tawaran tersebut atau sebaliknya.

PEMBUKAAN TENDER ATAU SEBUTHARGA

Satu jawatankuasa hendaklah di lantik untuk urusan pembukaan tawaran dan keahliannya hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya dua orang pegawai. Pengerusinya hendaklah terdiri dari pegawai kumpulan pengurusan dan profesional atau kumpulan A.

Sekiranya jabatan tidak mempunyai pegawai kumpulan pengurusan dan profesional, pegawai yang lain yang di lantik oleh ketua jabatan hendaklah melaksanakan tugas-tugas tersebut.

TUGAS-TUGAS JAWATANKUASA PEMBUKAAN SEBUTHARGA

Membuka peti tawaran pada waktu yang ditetapkan.
Membuka setiap tawaran tender atau sebutharga dan memberi nombor bersiri kepada setiap tawaran yang diterima.
Menyempurnakan borang jadual tender atau sebutharga dengan mencatatkan nama petender atau penyebutharga, amun yang ditawarkan, tempoh siap atau tempoh penyerahan dan seterusnya menandatangani borang tersebut.
Menandatangani ringkas pada lembaran yang menyatakan harga pada apa-apa pindaan tulisan atau taipan dalam tender atau sebutharga.
Memastikan bahawa tawaran harga atau tawaran teknikal dekemukakan dalam dua (2) sampul yang berasingan dan berlakri bagi tender atau sebutharga bekalan dan perkhidmatan.
Bagi tender atau sebutharga kerja memadai dikemukakan dalam satu sampul surat berlakri sahaja.
Memastikan bahawa nama petender atau penyebutharga tidak tercatit dalam dokumen spesifikasi teknikalnya. Sekiranya terdapat nama atau tanda syarikat dalam dokumen teknikalnya, maka jawatankuasa pembukaan tawaran hendaklah memadamkan identiti tersebut.
Memberikan nombor kod kepada senarai harga dan dokumen spesifikasi teknikal petender atau penyebutharga.
Dokumen tawaran borang hendaklah dijadualkan dengan menggunakan nombor kod yang diberikan.
Dokumen tawaran harga adalah dokumen berperingkat dan hanya boleh dikemukakan kepada Lembaga Perolehan atau Jawatankuasa Sebutharga sahaja melainkan bagi tender atau sebutharga yang rumit di mana penilaian harga perlu dilakukan oleh Jawatankuasa Penilaian Harga.

PAMERKAN JADUAL PEMBUKAAN TAWARAN

Jadual pembukaan tender atau sebutharga hendaklah dipamerkan di papan kenyataan jabatan.

MEMPROSES TENDER ATAU SEBUTHARGA

Adalah menjadi kewajipan pegawai yang menguruskan tender atau sebutharga mengkaji tawaran yang diterima dan membuat syor mengenainya kepada Lembaga Perolehan atau Jawatankuasa Sebutharga mengikut mana yang berkenaan.
Ia hendaklah mengesyorkan petender atau penyebutharga yang paling menguntungkan dari segi harga, menepati spesifikasi dan boleh membekal atau menyiapkan kerja dalam jangka waktu yang dikehendaki.

PENYEDIAAN TAKLIMAT TENDER ATAU SEBUTHARGA

Taklimat tender atau sebutharga hendaklah disediakan dengan maklumat seperti berikut:-
     Status tender/sebutharga
     Sumber pembiayaan/peruntukan/anggaran kos.
     Tarikh tender atau sebutharga diiklan dan ditutup.
     Tarikh tamat sahlaku tender/sebutharga
     Latarbelakang mengenai petender atau penyebutharga
     Pendaftaran
     Equiti kewangan dan pengalaman
     Laporan dan perakuan jabatan
     Syor setuju terima dengan penjelasan terhadap pilihan tersebut.

PENYEDIAAN TAKLIMAT TENDER ATAU SEBUTHARGA

Dokumen-dokumen berikut hendaklah dilampirkan bersama-sama taklimat tender atau sebutharga:-
      Salinan dokumen tender atau sebutharga asal.
      Satu salinan iklan
      Satu salinan jadual pembukaan tender atau sebutharga.
      Ringkasan laporan teknikal
      Ringkasan laporan penilaian harga
      Laporan atau perakuan perunding (jika ada)
      Maklumat harga pasaran (jika ada)

PENYEDIAAN TAKLIMAT TENDER ATAU SEBUTHARGA

Keputusan Tender Atau Sebutharga
Semua tawaran tender atau sebutharga hendaklah diputuskan oleh Lembaga Perolehan atau Jawatankuasa Sebutharga.

Keahlian Lembaga Perolehan
Pengerusi
KSU/TKSU
Ahli:
Wakil Kementerian Kewangan
Wakil Jabatan Teknikal (JKR, MAMPU, Kem. Perdagangan Dalam Negeri dan Hal Ehwal Pengguna dll.) yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan.

Sumber
http://apps.emoe.gov.my/bkew/tatacara/TATACARA%20PEROLEHAN%20KERAJAAN.ppt.

PELAN DAN LUKISAN UNTUK PROJEK PEMBINAAN DARIPADA KACAMATA UNDANG-UNDANG

PROF. MADYA ABDUL AZIZ HUSSIN AMN
DPA; LL.B(Hons); Dip.M.Mgmt; MSc.(Prjt.Mgmt.); LL.M
MMIM; Peguambela & Peguamcara; MMAP; MTEAM
Pusat Pengajian Perumahan, Bangunan & Perancangan
Universiti Sains Malaysia
abdaziz@usm.my

Abstracts

Plans and drawings must exist before the output of the construction project exist. Their existence in the construction processes is a must, but the designers who produce plans and drawings must follow some basic legal principles relating to plan and drawings, and the constructors too. This article discusses the need of the plans and drawings in contruction contracts and certain legal requirements that the designers and the constructors should observe, especially in order to avoid legal dispute (or claim) involving relevant parties in the said contruction project (including themselves).

Abstrak

Pelan dan lukisan mesti wujud sebelum wujudnya output projek pembinaan. Kewujudannya didalam proses pembinaan adalah suatu kemestian, namun para perekabentuk yang membuat pelan dan lukisan perlulah mematuhi beberapa prinsip undang-undang yang asas berkaitan pelan dan lukisan, begitu juga jurubinanya. Artikel ini membincangkan keperluan pelan dan lukisan dalam kontrak pembinaan dan keperluan undang-undang tertentu yang perekabentuk dan jurubina perlu ikuti, terutamanya bagi mengelak pertikaian undang-undang (atau tuntutan) melibatkan pihak-pihak berkaitan didalam projek pembinaan (tersebut termasuk mereka sendiri).

Kata kunci: Pelan dan lukisan – tujuan – peruntukan dalam perjanjian – keperluan undang-undang – isu-isu.

PENDAHULUAN

Sekali fikir, penulis merasa ajaib juga melihat bangunan tersergam indah tinggi melangit mencecah awan, berdiri di suatu tapak. Aneh juga bila memikirkan bagaimana kehendak klien (tuanpunya projek) menrealisasikannya, hasil gabungan imiginasinya dan kehendaknya telah kemudiannya dikongsi bersama ahli-ahli profesional projek (arkitek, jurutera, juruukur bahan dan lain-lain) dan jurubina (kontraktor dan subkontrak kerja yang mengembeling tenaga bersama pasukan pekerja-pekerjanya). Bagaimanakah kombinasi kemahiran dan kepakaran mereka ini semua digabungkan bagi menghasilkan output sedemikian yang menakjubkan? Maha Suci Tuhan yang memberi ilmu dan usaha sedemikian kepada hambaNya.

Setelah dikaji dengan teliti, penulis dapati salah satu cara utama merealisasikan pembinaan sedemikian ialah dengan menterjemahkan kehendak klien (atau disebut ringkasan klien), yang sekali gus dapat pula dirujuk oleh pihak pembina (yakni kontraktor dan pasukannya), ialah dengan cara memberi gambaran mengenai output yang akan dihasilkan kelak dalam bentuk pelan dan lukisan.

Dengan adanya pelan dan lukisan (yang telah diterjemah oleh ahli-ahli pasukan profesional projek hasil daripada ringkasan klien, dan telah pun dipersetujui klien) maka pasukan pembina (termasuk juga hali-ahli profesional itu sendiri) akan menggunakannya (merujuk kepadanya) dalam peringkat-peringkat berikut:

Pertama, dalam membuat tender (walau apa jenis tender itu tidaklah menjadi persoalan di sini);

Kedua, semasa membinanya; dan

Ketiga setelah siap, akan digunakan pula untuk mengesahkan bahawa ianya telah dibina seluruhnya mengikut pelan dan lukisan (serta spesifikasi) yang dinyatakan.

Pada peringkat-peringkat di atas, salah satu perspektif yang perlu dilihat ialah daripada segi undang-undang. Beberapa perkara melibatkan undang-undang perlulah dilihat dan dipatuhi bagi tujuan mencapai tujuan pelan dan lukisan itu diwujudkan dan juga bagi mematuhi undang-undang yang berkaitan. Artikel ini membincangkan mengenai pelan dan lukisan untuk projek pembinaan daripada kacamata undang-undang termasuklah bantuan undang-undang agar hasrat sejati pihak-pihak dapat dilalui dan dilaksanakan dengan jayanya.

TUJUAN PELAN DAN LUKISAN

Pada mukaddimah perbincangan penulis sebelum ini, secara tidak langsung penulis telah membincangkan mengenai tujuan pelandan lukisan itu disediakan.

Jika kita cerakinkan perkara di atas daripada perspektif klien, tujuan lain yang tidak kurang besarnya adalah agar bangunan atau jalan, dan lain-lain output projek berkenaan dapat dibina dan diluluskan oleh pihakberkuasa-pihakberkuasa berkaitan di mana pada akhirnya bangunan (atau lain-lain) itu boleh dimanfaatkan mengikut tujuan asal ia dibina – misalnya mendudukinya sendiri, dijual, disewa dan lain-lain di mana akhirnya klien mendapat untung daripada projeknya itu.

Daripada perspektif pembina (kontraktor dan subkontraktor-subkontraktornya), pelan dan lukisan diperlukan bagi membolehkan dia membina bangunan atau lain-lain (output projek) dengan jayanya seperti yang klien ingini, di mana akhirnya dia akan mendapat bayaran atau kerja-kerjanya itu, dan juga termasuklah keuntungan kewangan.

Tujuan pelan dan lukisan disediakan juga ada kaitannya dengan bidang tugas pengambilan ahli-ahli profesional projek itu sendiri. Perkara ini boleh dijelaskan jika kita merujuk kontrak pengambilan tugas mereka. Contohnya bagi Arkitek, di bawah Kaedah-Kaedah Arkitek (Skel Fee Minimum) 1986, ada dinyatakan bahawa antara lukisan-lukisan yang arkitek perlu sediakan ialah lakaran-lakaran permulaan sehingga lakaran rekabentuk “bagi mendapatkan kelulusan perancangan atau kelulusan pada dasar supaya mematuhi undang-undang kecil yang berkenaan”. Lukisan-lukisan kerja pula disediakan bagi membolehkan perunding-perunding lain memulakan rekabentuk mereka yang terperinci (detail) dan juga bagi tujuan “mendapat kelulusan berkanun pembinaan”.

Bagi jurutera pula, menurut Warta Pemberitahu bertarikh 2 Oktober 1986, rekabentuk-rekabentuk dan lukisan-lukisan yang jurutera sediakan adalah untuk tujuan tender berhubung dengan kerja-kerja berkenaan.

Tujuan disediakan pelan dan lukisan juga dapat dilihat daripada fungsi pelan dan lukisan itu sendiri. Menurut Murdoch, J. dan Hughes, W (1992), di antara fungsi pelan dan lukisan adalah:

Pertama, menjadi model bagi ide-ide pereka dan membantu menrasionalkan dan menyelesai masalah dan konflik yang dijangka antara fabrikasi dan penampakan (misalnya lukisan isometrik dan pandangan pelukis);

Kedua, ia menjadi alat menyampaikan hasrat pereka kepada kontraktor (lukisan rekabentuk terperinci); dan

Ketiga, ia mereka apa kerja pembinaan yang telah di laksanakan (lukisan seperti – bina) bagi tujuan penyenggaraan fasiliti.

KEWUJUDAN PELAN DAN LUKISAN DALAM DOKUMEN PERJANJIAN

Bagi borang seragam JKR 203, menurut Perkara 2, Perkara-perkara Perjanjian dan fasal 1(a)(i) Syarat-syarat Kontrak, ada dinyatakan bahawa pelan-pelan adalah sebahagian daripada dokumen kontrak dan bersama-sama dengan lain-lain dokumen ia dikita melengkapi antara satu sama lain.

Bagi borang seragam PAM 1998, Mukaddimah terakhir Artikel-artikel Perjanjian menyatakan secara tersirat bahawa lukisan (yang perlu ditandatangani oleh kedua-dua pihak, iaitu klien dan kontraktor) menjadi sebahagian daripada dokumen perjanjian. Malah Artikel 7(i), Artikel-artikel Perjanjian dengan jelas menyatakan lukisan-lukisan kontrak (yang disenaraikan dalam Mukaddimah dan dinyatakan dalam Lampiran kepada Bil Kontrak) adalah sebahagian daripada Dokumen-dokumen Kontrak.

Bagi borang seragam CIDB 2000, Artikel 3, Artikel-artikel Perjanjian menyatakan Lukisan adalah merupakan keutamaan kelima daripada senarai keutamaan dan menjadi sebahagian (dan dibaca serta perlu diertikan sebagai sebahagian) dari pelan Kontrak. Jika menurut fasal 1.1 Syarat-syarat Kontraknya pula, lukisan yang dirujuk di dalam kontrak termasuklah lukisan-lukisan yang kontraktor sediakan dan diterima oleh Pegawai Penguasa menurut Fasal 4.4 Syarat-syarat Kontrak. Ini termasuklah juga lukisan-lukisan lain yang dikeluarkan atau diterima secara bertulis oleh Pegawai Penguasa dari semasa ke semasa.

Daripada ketiga-tiga borang seragam di atas, adalah jelas bahawa pelan dan lukisan sebenarnya menjadi sebahagian dan seisi dengan dokumen-dokumen kontrak yang lain untuk menjadi Ikatan Perjanjian Kontrak berkenaan. Dengan itu kewujudan pelan dan lukisan adalah amat penting bagi tujuan pendokumentasian perjanjian.

KEPERLUAN-KEPERLUAN MINIMA UNDANG-UNDANG BERKAITAN PELAN DAN LUKISAN

Bagi tujuan membina bangunan dan lain-lain struktur, serta kerja-kerja sivil yang lain, beberapa undang-undang bertulis telah menetapkan keperluan-keperluan yang perlu dipatuhi semasa menyediakan pelan dan lukisan (dan termasuk mematuhi pelan dan lukisan tersebut semasa pembinaan).

Di antara undang-undang berkaitan ialah:

i. Pelan bangunan yang mematuhi, antara lain, Bahagian V Akta Jalan, Parit dan Bangunan 1974 serta perinciannya di bawah Undang-undang Kecil Bangunan Seragam 1984 dan Undang-undang Kecil Kerja Tanah 1985 (bagi bangunan-bangunan di dalam kawasan bidangkuasa pihakberkuasa tempatan);

ii. Akta Kerja-kerja Saliran 1954, untuk pelan dan lukisan yang perlu dipatuhi bagi kerja-kerja berkaitan saliran;

iii. Akta Pengairan 1953, untuk pelan dan lukisan yang perlu dipatuhi bagi kerja-kerja pengairan;

iv. Akta Pemuliharaan Tanah 1960, untuk pelan dan lukisan yamg perlu dipatuhi yang menjejaskan pemuliharaan tanah;

v. Akta Kilang dan Jentera 1965, untuk pelan dan lukisan yang perlu dipatuhi berkaitan pemasangan dan penyenggaraan kilang dan jentera;

vi. Kanun Tanah Negara 1965, untuk pelan dan lukisan yang perlu perlu dipatuhi berhubung dengan persempadanan, kategori penggunaan, akses dan seumpamanya;

vii. Akta Kualiti Alam Sekitar 1974, untuk pelan dan lukisan berkaitan, atau menjejaskan, penjagaan alam sekitar;

viii. Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976, untuk pelan dan lukisan bagi maksud pelan pembangunan dan seumpamanya;

ix. Akta Hakmilik Strata, 1985, untuk pelan dan lukisan berkaitan hakmilik strata;

x. Akta Perkhidmatan Pembetungan, 1993, untuk pelan dan lukisan berkaitan kerja dan penyelenggaraan pembentungan;

xi. Akta Bekalan Gas, 1993, untuk pelan dan lukisan berkenaaan kerja-kerja berkaitan pembekalan gas;

xii. Akta Perkhidmatan Bomba, 1988, untuk pelan dan lukisan bangunan dan kemudahan serta kerja-kerja sivil berkaitan mencegah dan menentang kebakaran;

xiii. Akta Penerbangan Awam, 1969, untuk pelan dan lukisan bangunan dan kerja-kerja sivil yang memberi kesan kepada laluan penerbangan;

xiv. Akta Pengangkutan Jalan, 1987, untuk pelan dan lukisan bangunan, kerja-kerja sivil dan lain-lain yang boleh menjejaskan keselamatan pengguna jalanraya;

xv. Akta Petroleum (Langkah-langkah Keselamatan), 1984, untuk pelan dan lukisan bagi kerja-kerja berkaitan bekalan petroleum yang boleh menjejaskan keselamatan awam;

dan lain-lain lagi statut yang relevan dan berkuatkuasa dari semasa ke semasa. Walau apapun statutnya, yang penting ialah pembuat pelan dan lukisan itu mesti mematuhi keperluan yang statut berkenaan kenakan semasa menyediakan, mengguna dan yang pentingnya, semasa mendapatkan kelulusan pihakberkuasa-pihakberkuasa berkenaan.

ISU-ISU BERKAITAN PELAN DAN LUKISAN

Dalam mewujud dan menggunakan pelan dan lukisan, tanpa mengira sama ada ianya di peringkat awalan, peringkat pendrafan, pembinaan, kelulusan siap dan penyenggaraan, kadangkala wujud pertelingkahan atau isu-isu yang perlu diselesaikan oleh pihak-pihak berbangkit. Dalam menyelesaikan isu-isu dan pertelingkahan-pertelingkahan tersebut, beberapa keputusan mahkamah dan peruntukan-peruntukan undang-undang bertulis yang akan dibincangkan selepas ini diharap dapat membantu.

(a) Tugas Berhati-Hati Di Pihak Klien

Sebagai tuanpunya projek, output projek kelak biasanya akan dimanfaatkan oleh klien. Output yang dihasilkan tentunya, sebahagian besarnya adalah hasil daripada penterjemahan pelan dan lukisan. Dengan itu, secara ringkasnya, pelan dan lukisan adalah penentu output projek – walaupun ia cacat yang berpunca daripada pelan dan lukisan yang cacat atau tidak lengkap. Prinsip amnya ialah jika klien telah pun menyetujui sesuatu pelan atau lukisan yang disediakan, walaupun ianya cacat atau tidak lengkap maka klien perlu menanggung sendiri akibatnya (dan hanya dapat menyesali diri sendiri). Dalam kes Worboys lwn. Acme Investments (1969), satu pemaju hartanah yang berpengalaman telah bersetuju dengan suatu pelan yang disediakan oleh sepasukan konsultan. Pelan itu sebenarnya tidak lengkap kerana tiada pelan tandas di tingkat bawah bangunan berkenaan. Namun begitu Mahkamah Rayuan memutuskan pemaju itu tidak lagi boleh merungut kemudiannya mengenai hal itu setelah bangunan dibina berdasarkan pelan dan lukisan tersebut, dan rungutannya tidak akan dilayan.
(b) Tanggungjawab Pereka Bagi Pelan Dan Lukisan Yang Cacat

Selain daripada pelan dan lukisan cacat yang kemudiannya dipersetujui klien seperti dibincangkan di atas, pada prinsipnya konsultan yang menyedia pelan dan lukisan akan dipertanggungjawabkan atas apa-apa kecacatannya. Contohnya dalam kes Morest Cleaners lwn. Hicks (1966) seorang arkitek yang telah menurunkan tugas merekabentuk konkrit diperteguh kepada kontraktor (dan kemudiannya didapati rekabentuk itu ada kecacatannya) telah diputuskan oleh mahkamah bertanggungjawab atas rekabentuk tersebut.

Dalam kes Greaves (Contractors) Ltd. Lwn. Baynham Maikle (1975), seorang jurutera telah diminta oleh klien merekabentuk struktur bangunan yang diketahui akan tertakluk kepada muatan bergegar. Namun jurutera itu telah merekabentuk lantai yang gagal menahan gegaran (dan struktur bangunan itu telah retak). Mahkamah memutuskan bahawa jurutera itu telah pecah syarat terma-terma tersirat berkaitan tujuan bangunan itu dibina, dan dengan itu jurutera itu bertanggungjawab atas kegagalan merekabentuk.

Seterusnya, seperti yang telah diputuskan dalam kes Smith lwn Burton (1866), adalah menjadi tanggungjawab pihak yang menilai pelan atau lukisan (misalnya juruukur bahan) untuk memaklumkan klien (tuanpunya projek) jika dia tahu bahawa pelan atau lukisan itu cacat.

Pereka pelan atau lukisan (misalnya arkitek atau jurutera) perlulah bertanggungjawab bagi pelan dan lukisannya, malah dia perlu menyediakannya (atau disediakan oleh kakitangan bawahannya di bawah pengawasannya). Dia tidak boleh sama sekali menandatangani pelan atau lukisan yang tidak disediakannya, dan jika dia melakukannya (menandatanganinya) maka dia dikira melakukan suatu perbuatan buruk (hina). Dalam kes Lim Ko dan seroang lagi lwn. Lembaga Arkitek (1965), seorang arkitek telah menandatangani pelan yang tidak disediakan olehnya. Mahkamah memutuskan bahawa perbuatan itu melanggar Kaedah 48, Kaedah-kaedah Arkitek 1955 (kini diganti dengan fasal 1(7) Bahagian IV Kaedah-kaedah Arkitek 1996). Ketika memutuskan sedemikian, Ketua Hakim Pike menyebut,

“Adalah jelas bahawa seseorang Arkitek yang menandatangani pelan-pelan yang dia tidak pun sediakan atau penyediaan yang dia tidak selia (awasi) adalah merupakan suatu perbuatan yang semberono (gopoh) dan suatu yang boleh mendatangkan kesan yang serius dan berbahaya kepada nyawa dan keselamatan orang awam, dan pada pendpat saya…. Perbuatan ini adalah perbuatan yang amat buruk dalam sesuatu bidang profesional”.

Fasal 1(7) Bahagian IV, Kaedah-kaedah Arkitek 1996 memperuntukkan seperti berikut:
“Seseorang Arkitek tidak boleh memperakukan, menandatangani atau menurunkan tandatangan kepada lukisan, pelan atau spesifikasi yang bukan disediakan olehnya atau oleh kakitangan di bawah pengawasannya untuk tujuan mendapatkan kelulusan daripada mana-mana pihakberkuasa berkanun”.

(c) Tanggungjawab Pereka Bagi Pelan Yang Menceroboh

Ada juga terdapat pelan atau lukisan yang disediakan di mana apabila bangunan dibina berdasarkan pelan atau lukisan itu, bangunan berkenaan telah memasuki (menceroboh) tanah bersebelahan. Dalam hal sedemikian menurut keputusan kes Monks lwn. Dillon (1882), pereka bagi pelan atau lukisan berkenaan (misalnya Arkitek) secara peribadi juga dikira telah menyebabkan kejadian pencerobohan (dan dengan itu tertakluk kepada tuntutan-tuntutan sivil termasuk gantirugi).

(d) Tanggungjawab Atas Kecuaian Mengira Bil Kuantiti

Mengikut keputusan kes-kes M’Connell lwn. Kilgen (1987) dan Lansdowae lwn. Somerwille (1862), dikatakan bahawa pengiraan bil kuantiti biasanya akan dilakukan oleh Juruukur Bahan klien, tetapi jika Arkitek sendiri yang melakukan kerja-kerja itu atau dia mengupah Juruukur Bahan lain untuk melakukannya bagi pihaknya, maka jika berlaku kecuaian semasa mengira bil kuantiti, maka Arkitek itu akan di pertanggungjawabkan atas kecuaian berkenaan.

(e) Takat Hak Klien Menggunakan Pelan Atau Lukisan

Seperti diputuskan oleh Mahkamah dalam kes Blair lwn. Osborne & Tomkins (1971) [yang dirujuk di dalam kes T.R.Hamzah & Yeang Sdn. Bhd. lwn. Lazar Sdn. Bhd. (1985)] bahawa adalah menjadi suatu lesen (kebenaran) tersirat bahawa Arkitek (atau Jurutera) akan membenarkan pelannya diguna untuk semua tujuan yang berkaitan dengan pembinaan bangunan berkaitan sebagai balasan (habuan) kepada fee yang dibayar (yakni yang dibayar oleh klien kepada Arkitek itu). Namun, seperti yang dikatakan oleh hakim Lord Denning, M.R., dalam kes berkenaan,

“….Arkitek lain yang menyambung kerja-kerja daripada pelan berkenaan tidak boleh meletakkan namanya atas pelan tersebut”.

Seterusnya, seperti dinyatakan oleh Males, A.R (dalam Speight, A & Stone, G. 1990), apabila ahli-ahli profesional (misalnya Arkitek atau Jurutera) mati atau menjadi takupaya secara kekal, maka biasanya klien berhak untuk menggunakan lukisan-lukisan dan lain-lain dokumen untuk menyiapkan kerja (dengan syarat ada peruntukkan sedemikian di dalam perjanjian).

Arkitek atau Jurutera itu pula berhak menyimpan dokumen-dokumen pelan atau lukisan atas dasar dia ada lien (hak untuk menahansimpan) pelan atau lukisan itu, sehinggalah klien membayar fee bagi kerja-kerja menyedia pelan atau lukisan itu (Flint, A, dlm. Speight, A. & Stone, G. 1990).

Mengenai hak ke atas hakcipta pelan dan lukisan itu, eloklah diperturunkan di bawah ini apa yang dinyatakan di dalam fasal-fasal 19 dan 20, Syarat-syarat Pertugasan Untuk Arkitek (yakni Bahagian Satu bagi Jadual Ketiga, Kaedah-kaedah Arkitek 1996):

19. Menurut seksyen 14 Akta Hakcipta 1987, hakcipta dalam semua dokumen dan lukisan yang disediakan oleh Arkitek, dan termasuk apa-apa kerja yang dilaksanakan berdasarkan kegunaan dokumen dan luksian tersebut hendaklah tetap menjadi milik Arkitek, melainkan jika dipindahkan kepada pelanggan mengikut syarat-syarat dan pertimbangan tertentu sebagaimana yang dipersetujui di antara Arkitek dengan pelanggan.

20. Jika Arkitek telah memberi perkhidmatan sehingga dan termasuk Fasa Dokumentasi Kontrak dan telah menerima fee yang sepatutnya dibayar kepadanya, pelanggan hendaklah berhak untukmengulangi kegunaan rekabentuk tersebut dengan melaksanakan projek itu dengan syarat ianya adalah di atas tapak yang rekabentuk itu telah disediakan pada asalnya. Hak untuk menggunakan rekabentuk asal itu hendaklah juga dikenakan kepada kerja penyenggaraan, pembaikan, pembaharuan, pengembalian kepada kedudukan asal ataupun membuat ubahsuaian kepada kerja itu.

Oleh kerana peruntukan fasal-fasal 19 dan 20 adalah jelas dan mudah difahami, maka penulis tidak bercadang menghuraikannya lagi di sini. Namun, seperti dinyatakan oleh Flint, A. (1990), pemunyaan hakcipta lukisan perlulah dibezakan dengan pemunyaan kertas-kertas di mana lukisan itu dibuat. Di sisi undang-undang, apabila klien telah membayar fee Arkitek (atau Jurutera, mengikut yang berkenaan) klien berhak kepada milikan fizikal semua kertas-kertas di mana lukisan itu dibuat yang disediakan atas perbelanjaannya. Walau bagaimanapun (pada amnya) hakcipta lukisan masih dengan Arkitek atau Jurutera (kecuali dinyatakan sebaliknya – lihat contohnya fasal-fasal 19 dan 20 Syarat-syarat Petugasan Untuk Arkitek di atas). Menurut Flint, A. (1990) seterusnya, jika hakcipta itu diserah kepada klien, maka dia (Arkitek atau Jurutera) masih boleh mengeluar kembali lukisan sedemikian untuk kerja-kerja berikutnya sebagai sebahagian daripada lukisannya yang asal dengan syarat dia tidak mengulang atau menjiplak lukisan asal bulat-bulat.

(f) Hak Terhadap Pelan Dan Lukisan Dalam Kontrak Putar-Kunci (Turnkey)

Dalam kes High Mark (M) Sdn. Bhd. lwn. Pacto Malaysia Sdn. Bhd. (1987), sebuah firma konsultna diambil kerja oleh kontraktor dalam suatu kontrak putar-kunci. Kerja-kerja rekabentuk (membuat lukisan dan lain-lain) dilakukan oleh konsultan tersebut untuk kontraktor dan feenya telah dibayar. Isu berbangkit mengenai siapakah yang berhak terhadap pelan dan lukisan tersebut – iaitu sama ada kontraktor, klien, atau konsultan? Mahkamah memutuskan bahawa semua lukisan dan rekabentuk yang disediakan oleh konsultan adalah menjadi harta kepunyaan kontraktor.

(g) Hak Kontraktor Untuk Dibekalkan Pelan Dan Lukisan

Uff, J. (1985) menyatakan bahawa jika tiada terma-terma nyata (dalam Syarat-Syarat Kontrak), maka kontraktor berhak untuk memperoleh lukisan yang dibekal pada masa yang munasabah.
(h) Kerahsiaan Pelan Dan Lukisan

Pelan dan lukisan yang disediakan biasanya khusus untuk kegunaan sesuatu projek sahaja, dan tidak boleh digunakan untuk maksud-maksud lain. Pelan dan lukisan biasanya dianggap dokumen rahsia kepunyaan klien. Contohnya, menurut fasal 7 (g) borang JKR 203, tiada satu pun dokumen (termasuklah pelan dan lukisan) boleh digunakan oleh kontraktor bagi apa-apa maksud lain selain daripada bagi maksud kontrak kerja berkenaan sahaja.

Begitu juga di bawah fasal 3.9 borang PAM 1998, dinyatakan tiada satu pun dokumen kontrak (termasuklah pelan dan lukisan) boleh digunakan oleh kontraktor kecuali bagi maksud kontrak kerja itu sahaja, dan majikan, arkitek, jurutera, juruukur bahan tidak boleh mendedahkan atau menggunakan jadual kadar (bagi lukisan itu) kecuali untuk kontrak itu sahaja.

Bagi yang menggunakan borang seragam CIDB 2000, menurut fasal 4.9 (a), kontraktor dikehendaki merahsiakan setiap dokumen kontrak (termasuklah pelan dan lukisan) dan hanya menggunakannya untuk kerja-kerja kontrak itu sahaja. Dinyatakan seterusnya bahawa kontraktor dilarang mendedahkan apa-apa maklumat, lukisan atau gambar-gambar kerja (kecuali jika diarahkan di bawah undang-undang).

Ini menunjukkan pelan dan lukisan adalah dokumen rahsia sesuatu projek dan perlu dilindungi, terutamanya oleh kontraktor.

PENUTUP

Daripada perbincangan di atas, adalah jelas bahawa pelan dan lukisan amat penting bagi projek pembinaan. Dengan mudah, jika tiada pelan dan lukisan maka tiadalah projek (output).

Namun pelan dan lukisan yang dihasilkan perlulah mematuhi kehendak-kehendak undang-undang dari segi penyediaannya, perlindungan hakcipta, hak-hak dan tanggungjawab pihak-pihak berkaitan pelan dan lukisan, dan sebagainya.

Dengan kata lain pelan dan lukisan juga perlulah diuruskan dengan wajar dan mematuhi kehendak-kehendak undang-undang serta mencapai tujuan pelan dan lukisan itu disediakan (diwujudkan).

RUJUKAN

Borang Seragam CIDB 2000
Borang Seragam JKR 203
Borang Seragam PAM 1998
Flint, A., “Copyright” dlm. Speight, A & Stone, G. 1990. Architect’s Legal Handbook – The Law for Architects. Edisi Kelima. Cambridge: Butterworths- Architecture.
Kaedah-kaedah Arkitek 1996
Kaedah-kaedah Arkitek (Skel Fee Minimum) 1986
Males, A.R. “Architect’s Appointment and Collateral Warranties” dlm. Speight, A. & Stone G. 1990. Architect’s Legal Handbook – The Law for Architects. Edisi Kelima. Cambridge: Butterworths-Architecture.
Murdoch, J. & Hughes, W. 1992. Construction Contracts -- Law and Management. London: E & FN Spon.
Warta Pemberitahu bertarikh 2 Oktober 1986 (bagi Jurutera)
Uff, J. 1985. Construction Law. London: Sweet & Maxwell Ltd.

Sumber
 http://www.hbp.usm.my/aziz/PELAN%20&%20LUKISAN.htm