Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan, Universitas Bung Hatta
cici_twin@yahoo.com
Kertas kerja ini di bentangkan dalam International Conference on Construction Industry, 21-24 Jun 2007, Universitas Bung Hatta, Padang, Indonesia.
ABSTRAK : Perkembangan dunia konstruksi yang semakin modern dan kompleks yang bukan sekedar bangunan saja akan tetapi lebih fungsional, lebih efisien dan sarat teknologi sejalan dengan keahlian dan teknik yang harus dimiliki oleh Quantity Surveyor. Quantity Surveyor merupakan suatu profesi yang secara langsung mempengaruhi semua profesi dan aktivitas dalam dunia konstruksi. Salah satu jasa tersebut adalah menganalisa penawaran peserta tender kemudian membuat laporan tentang hasil analisa berdasarkan kepada penawaran harga sehingga mengetahui harga yang diajukan oleh peserta tender adalah harga yang wajar dan memeriksa kelengkapan penawaran. Dalam laporan tender, Quantity Surveyor merekomendasikan peserta tender yang memiliki penawaran terbaik yang mampu melaksanakan proyek yang direncanakan tetapi keputusan akhir berada ditangan klien.
Kata Kunci : Jasa Quantity Surveyor, Analisa Tender, Laporan Tender.
ABSTRACT : Construction world now become more complexs and modern not only about building but also become more efisien, fungsional, have more technology and it means Quantity Surveyor as a part of construction industry must have more skill and knowledge. Analyzing the price of tender and then make the report about it is one kind service that the Quantity Surveyor do. And in the report, Quantity Surveyor recomendate whose tender is the best for doing the project but actually the last decision always come from client.
Key words : Quantity Surveyor Services, Tender Analysis, Tender Report.
PENDAHULUAN
Dalam perkembangan industri konstruksi, profesi Quantity Surveyor (QS) juga semakin berkembang karena jasa Quantity Surveyor diakui sebagai sistem yang efisien dan ekonomis dalam suatu tim pembangunan yang dapat mempengaruhi biaya, waktu dan kualitas dari suatu proyek pembangunan. Quantity Surveyor merupakan pakar dibidang ekonomi konstruksi yang memiliki objektif untuk memastikan bahwa sumber daya yang terdapat di dalam industri konstruksi dipergunakan secara maksimal dan ekonomis dengan memberikan jasa konsultasi biaya konstruksi bagi klien dan design team selama proses konstruksi.
Quantity Surveyor merupakan penasehat keuangan dengan keahlian utama adalah menganalisa hasil desain dan hubungan terhadap biaya, menasehati dan menjaga agar budget tetap terkendali termasuk prosedur kontrak dan mengatur cara pendokumentasian dan administrasi keuangan (Angkasa, 2004).
LINGKUP JASA QUANTITY SURVEYOR
Lingkup jasa Quantity Surveyor untuk melindungi dan menjaga kepentingan klien secara keseluruhan dan sesuai dengan apa yang diharapkan dalam dunia konstruksi saat ini adalah:
1. Tahap Pra Kontrak
a. Analisa kelayakan proyek (feasibility studies)
b. Estimasi awal dan studi biaya desain alternatif (budget estimate, cost plan and cost studies of alternative design)
c. Menyiapkan rincian daftar pekerjaan (Bill of Quantity)
d. Menyiapkan dokumen tender
e. Memberikan nasehat dan pengarahan pada pelaksanaan pelelangan dan pemilihan para kontraktor
f. Membuat dokumen kontrak
2. TahapPasca Kontrak
a. Mengevaluasi prestasi pekerjaan dan merekomendasikan sertifikat pembayaran
b. Menghitung atau mengevaluasi dan menegosiasikan atas pekerjaan tambah kurang
c. Menyiapkan laporan keuangan (financial statement)
d. Administrasi kontrak dan keuangan.
e. Menyiapkan laporan akhir mengenai total pembiayaan pembangunan proyek (final account)
Selain jasa-jasa utama diatas, masih ada jasa-jasa tambahan yang dapat dilakukan yaitu:
1. Menyiapkan harga satuan pada Bill of Quantities dan menegosiasikan dan menilai analisa harga satuan kontraktor.
2. Mengevaluasikan atau mengaudit pelaksanaan pekerjaan, kondisi dan persyaratan kontrak untuk persiapan menghadapi tuntutan/klaim didalam kasus arbitrase.
3. Mengevaluasikan bangunan yang terbakar untuk membantu Klien menghitung klaim asuransi kebakaran.
4. Mengevaluasi atau mengaudit terhadap bangunan yang telah cukup lama dihentikan atau tidak diselesaikan karena sesuatu hal oleh Pemilik/Klien akan segera dilanjutkan.
5. Masuk kedalam organisasi Manajemen Konstruksi dalam pelaksanaan pembangunan.
PEMERIKSAAN TENDER
Pemeriksaan tender dan pembuatan laporan tender merupakan jasa yang dapat diberikan oleh Quantity Surveyor pada tahap para kontrak. Dimana Quantity Surveyor akan menganalisa penawaran dari peserta tender dan membuat laporan tender untuk merekomendasikan penawaran yang terbaik untuk selanjutnya diputuskan oleh klien.
Setelah proses tender dan diterimanya penawaran dari peserta tender maka selanjutnya Quantity Surveyor akan menganalisa dan membuat laporan tender yang akan disampaikan kepada klien.
Yang paling penting didalam menganalisa tender adalah memeriksa harga satuan pekerjaan yang dimasukkan oleh peserta tender apakah sesuai atau tidak. Quantity Surveyor dalam memeriksa penawaran kontraktor atau Bill of Quantity (BQ) harus memperhatikan kesalahan-kesalahan yang terjadi ataupun keganjilan yang ada. Tujuan dari menganalisa tender adalah meghindari kesalahan dalam mengisi harga satuan ataupun perkalian (arithmatic) sehingga dapat memastikan bahwa tidak ada kesalahan yang dibuat untuk kontrak tersebut.
Pada dasarnya ada beberapa hal yang perlu ditekankan dalam menganalisa penawaran peserta tender yaitu:
1. Arithmatical checking
2. Perbandingan antara harga penawaran peserta tender dengan harga anggaran dari QS
3. Kelengkapan dokumen tender (Angkasa, 2004).
Mungkin timbul pertanyaan “Mengapa pemeriksaan penawaran tender harus secara detail?”. Ini disebabkan banyaknya komponen bagian dari tender yang memerlukan pemeriksaan terhadap kesalahan pada Bill of Quantity (BQ) dan schedule of rates. Disisi lain, masalah juga dapat timbul pada saat konrak berjalan dan dalam penyelesaian final account. Sebagai contoh, kesalahan mungkin terjadi pada BQ dimana perkalian antara volume (kuantiti) dengan harga satuan sehingga menghasilkan jumlah yang salah. Hendaknya keadaan ini dihindari karena akan menyulitkan (Ramus dan Birchall, 1996).
Alasan lain pemeriksaan tender terutama harga penawaran harus dilakukan adalah untuk melihat apakah ada kesalahan arithmatical karena sangat tidak bijaksana membiarkan kontraktor mengikuti tender. Karena apabila peserta tender tersebut terpilih untuk melaksanakan proyek tersebut akan bekerja dengan keuntungan yang sangat rendah (asumsi nilai tender rendah). Tetapi apabila kesalahan tersebut menyebabkan kontraktor
beruntung maka akan sangat tidak adil bagi klien untuk membayar yang lebih dari seharusnya.
Menurut Ramus dan Birchall (1996) perbedaan-perbedaan yang biasa terjadi dalam tender adalah:
a. Kesalahan Arithmetical
Kesalahan seperti ini dapat terjadi pada perkalian volume (kuantiti) dengan harga satuan, penjumlahan total nilai tiap halaman, pada saat memindahkan total nilai di tiap halaman ke summaries, pada saat menambahkan persentase tambahan pada general summary atau saat memindahkannilai total ke format tender.
b. Kesalahan Menghargakan
Kesalahan seperti ini sangat terlihat jelas karena akan menyebabkan nilai menjadi sangat tingi atau rendah. Kesalahan menghargakan ini terkadang terjadi pada saat merubah perhitungan kubik menjadi perhitungan keluasan terpadu atau dari perhitungan keluasan terpadu menjadi linear. Kesalahan lain yang sering terjadi adalah lupa memberi harga pada item perkerjaan tertentu.
Pada item yang sama di bagian yang berbeda dihargakan berbeda tanpa memberikan alasan yang jelas, perbedaan ini disebabkan oleh estimator lupa bahwa item tersebut sudah diidentifikasikan sebelumnya. Kesalahan seperti ini sangat jarang terjadi proses konstruksi yang memisahkan BQ menjadi beberapa bagian berdasarkan elemen yang berbeda.
c. Cara Menghargakan
Terkadang peserta tender tidak memberi harga pada seluruh item misalnya pada pekerjaan pendahuluan (preliminaries). Nilai ini dimasukkan pada bagian lain atu dimasukkan pada nilai keseluruhan. Hal ini dapat menimbulkan kesulitan pada saat ada permintaan untuk menghargakan nilai pekerjaan pendahuluan.
Seperti pada proyek XYZ dengan paket pekerjaan struktur dan arsitektur (jenis tender negosiasi atau penunjukan langsung) terdapat perbedaan cara menghargakan antara kontraktor dengan Quantity Surveyor (QS). Seperti dapat dilihat pada Tabel 1 di bawah ini.
Tabel 1 : Perbandingan Estimasi Anggaran Biaya
Dengan adanya perbedaan cara menghargakan maka penawaran kontraktor lebih tinggi dari estimasi QS sebesar 4,41%. Tetapi pada sub total I yang merupakan total dari pekerjaan preliminaries, pondasi, struktur, arsitektur dan sarana luar, penawaran kontraktor lebih kecil dari estimasi QS dengan selisih 9,6%.
Perbedaan cara menghargakan tersebut yaitu pada:
a. Adanya contingencies sebagai alokasi dana untuk antisipasi perubahan kerja sebesar 5 % dari total biaya proyek pada penawaran kontraktor.
b. Pada penawaran kontraktor terdapat jasa pemborong sebesar 10 % dari total biaya proyek ditambah contingencies. Sedangkan pada estimasi QS, jasa pemborong dimasukkan ke dalam harga satuan. Sehingga terdapat perbedaan yang cukup besar pada pekerjaan struktur, pondasi dan arsitektur dimana estimasi QS pada total harga pekerjaan tersebut lebih besar dari penawaran kontraktor (lihat Grafik 1).
LAPORAN TENDER
Dalam laporan tender, QS akan menjelaskan mengenai:
a. Price level, tiap peserta tender apakah harga penawaran tersebut tinggi atau rendah terhadap harga yang dianggap wajar
b. Kualitas harga penawaran apakah terdapat harga-harga item pekerjaan yang tidak wajar
c. Kesalahan aritmatikal dan ketidakkonsistennya harga penawaran
Laporan tender dari QS akan merekomendasikan penawaran terbaik sehingga sangat membantu klien dalam menentukan dan menunjuk kontraktor yang dianggap mampu melaksanakan pekerjaan yang direncanakan.
Bukanlah hal yang bijaksana jika klien mempunyai hubungan langsung dengan peserta tender. Bagaimanapun juga pada saat tender berlangsung, klien tidak merasa tertekan dalam memutuskan menerima tender terendah atau tender lain sehingga kontraktor yang lain dapat menerima alasan penolakan dengan baik. QS harus memiliki alasan yang tepat jika tender terendah tidak terima.
Berikut ini merupakan laporan tender pada proyek XYZ dengan lingkup pekerjaan IT yang diikuti oleh tiga perusahaan yaitu PT A, PT B, PT C (jenis tender kompetisi selektif). Pada laporan tender tersebut, Quantity Surveyor menganalisa penawaran peserta tender berdasarkan kepada:
Lingkup pekerjaan yang ditawarkan
Periode dan tata cara pelaksanaan
Harga penawaran
Jadwal pembayaran
Jaminan dan masa pemeliharaan
Training untuk operator
Berdasarkan Tabel 2 di atas, harga penawaran PT A merupakan harga penawaran terendah peserta sedangkan PT C menawarkan harga penawaran yang tertinggi dari peserta tender lain. Secara umum penawaran yang diajukan oleh PT A dan PT B cukup baik dari segi harga, lingkup pekerjaan dan tata cara pelaksanaan di lapangan, tetapi terdapat beberapa hal penting yang perlu diklarifikasikan. Sedangkan PT C penawaran yang diajukan tertinggi dari segi harga dan terdapat beberapa hal yang belum termasuk penawaran.
Berdasarkan dari analisa yang telah dibuat berdasarkan penawaran harga dan kelengkapan penawaran, QS merekomendasikan agar PT A dan PT B dapat mengklarifikasi penawaran sehingga akan didapati penawaran yang lebih lengkap dan optimal.
KESIMPULAN
Quantity Surveyor merupakan suatu profesi yang secara langsung mempengaruhi semua profesi dan aktivitas dalam dunia konstruksi. Salah satu jasa Quantity Surveyor pada tahap para kontrak adalah menganalisa tender dan membuat laporan tender. Dalam menganalisa tender yang harus diperhatikan adalah arithmatical checking, perbandingan antara harga penawaran peserta tender dengan harga anggaran dari Quantity Surveyor, kelengkapan dokumen tender. Kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dalam tender adalah kesalahan arithmatical, kesalahan menghargakan, kesalahan dalam cara menghargakan. Laporan tender dari Quantity Surveyor kepada klien akan sangat membantu untuk memutuskan kontraktor yang mampu melaksanakan proyek tersebut
DAFTAR PUSTAKA
Dharma Angkasa (2004). Kursus Singkat Quantity Surveying, Bandung
Dharma Angkasa. Seminar Sehari Peranan Profesi Quantity Surveyor dalam Industri Konstruksi di Indonesia, Padang.
Ramus, J. & Birchall, S. (1996). Contract Practice for Surveyors. 3rd. Edition. London : Laxton's.
Seeley, Ivor H (1984). Quantity Surveying Practice. London : MacMillan Publisher Ltd.
No comments:
Post a Comment