Proses Pembangunan Projek Pembinaan

Pengenalan
Bagaimana kita mengetahui projek tertentu akan dibina di kawasan kita?
Apa yang perlu berlaku sebelum boleh projek mula dibina di tapak?

Skop
Sistem tradisional, dimana fungsi rekabentuk terpisah daripada fungsi pengeluaran/pembinaan.

Proses pembangunan projek memerlukan banyak:
    Masa
    Tenaga
    Kepakaran

Melibatkan banyak peringkat:
Ø Taklimat
Ø Rekabentuk
Ø Dokumentasi
Ø Tawaran/tender
Ø Pembinaan
Ø Pentauliahan

Taklimat
Klien melantik akitek.
Memaklumkan akitek kehendak pengguna dan had belanjawan.

Rekabentuk
Akitek mengkaji feasibiliti bangunan yang dicadangkan, kemudian merekabentuk yang memenuhi kehendak klien dari aspek:
   Ruang
   Kos
   Kualiti
   Masa

Jenis rekabentuk:
   Lakaran
   Skima

Akitek perlu mendapatkan kebenaran merancang dari pihak berkuasa tempatan.

Dokumentasi
Penyediaan dokumen tender untuk peringkat selanjutnya.
Dokumen berperanan untuk membantu:
    memilih kontraktor yang sesuai untuk melaksanakan kerja pembinaan.
    pelaksanaan projek

Tawaran/tender
Dokumen diambil dan diisi oleh kontraktor terpilih sebagai asas penghantaran tawaran yang bersaing. Pentender yang terbaik akan di lantik untuk laksanakan kerja pembinaan.

Pembinaan
Kontraktor yang dipilih melaksanakan pembinaan seperti diberikan dalam lukisan dan spesifikasi (bentuk, saiz, kualiti).
Tapak bina diserahkan kepada kontraktor untuk pembinaan.

Pentauliahan
Bangunan siap diserahkan kepada klien dengan pengesahan akitek dan perunding lain. 
Bangunan mesti berfungsi seperti jangkaan.

Penutup
Pembangunan sesuatu projek bermula lama sebelum pembinaan sebenar berjalan ditapak.
Projek memerlukan masa, tenaga dan kerjasama kepakaran yang berbagai untuk menjayakannya.
Sesebuah projek yang siap merupakan ‘masterpiece’ sumbangan berbagai pihak yang terlibat untuk dinikmati oleh generasi yang ada (kini) dan akan datang.

Pengauditan Kontrak Kerja

Bayaran Kemajuan

Untuk menguatkuasakan pembayaran interim, Perakuan Interim mestilah dikeluarkan dengan menggunakan Borang JKR 66 (Semakan 1988). Penilaian Interim yang pertama mestilah dibuat tidak lewat daripada satu bulan dari tarikh milik tapak bina. Selepas itu, penilaian interim mestilah dibuat sekurang-kurangnya sekali sebulan. Kontraktor dikehendaki mengemukakan sebelum atau pada hari penilaian interim, satu senarai bahan atau barang-barang yang diserahhantar ke tapak bina. Penyelarasan harga kontrak bagi perubahan harga mestilah diambilkira di dalam bayaran interim.

Perakuan bayaran kemajuan pertama hendaklah dikeluarkan apabila nilai kerja yang dilaksanakan dan 75% daripada nilai bahan atau barang-barang yang dibekalkan ke tapak bina bernilai RM200,000 atau bersamaan 10% daripada nilai kerja pembinaan.

Perakuan Interim yang pertama boleh dikeluarkan walaupun dokumen kontrak masih belum ditandatangani. Untuk menguatkuasakan bayaran tersebut, beberapa syarat mestilah dipatuhi iaitu:
Kontraktor mesti memulangkan semula Surat Setuju Tender yang telah ditandatangani dan disaksikan serta menyerahkan Bon Perlaksanaan dan segala polisi insurans yang berkaitan.
Perakuan Bayaran Kemajuan dan baucar bayaran mesti disertakan bersama dokumen-dokumen yang diakui sah seperti berikut:
Surat Setujuterima Tender.
Bon Pelaksanaan.
Polisi takaful/insurans yang berkaitan. Nota Perlindungan (cover note) tidak boleh diterima.
Kelulusan daripada Lembaga Tender dan kelulusan daripada Perbendaharaan jika jumlah harga kontrak melebihi RM10 juta.
Perakuan bayaran kemajuan seterusnya dikeluarkan apabila nilai kerja yang dilaksanakan dan 75% daripada nilai bahan atau barang-barang yang dibekalkan ke tapak bina bernilai 25% daripada jumlah nilai kerja bulanan yang dijadualkan. Pegawai Penguasa tidak mempunyai kuasa untuk mengeluarkan sebarang Perakuan Bayaran Kemajuan jika nilai minimum tidak dicapai.
Bayaran Kemajuan yang keempat tidak boleh dibuat sehingga kontrak ditandatangani.
Perakuan Bayaran Kemajuan bulanan mestilah dikeluarkan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh penilaian kerja.

Sumber :   http://www.jkr.gov.my/audlkr/pgress.htm

JASA QUANTITY SURVEYOR DALAM MENGANALISA PENAWARAN KONTRAKTOR

Sesmiwati dan Aifi Andrice
Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan, Universitas Bung Hatta
cici_twin@yahoo.com

Kertas kerja ini di bentangkan dalam International Conference on Construction Industry, 21-24 Jun 2007, Universitas Bung Hatta, Padang, Indonesia.

ABSTRAK : Perkembangan dunia konstruksi yang semakin modern dan kompleks yang bukan sekedar bangunan saja akan tetapi lebih fungsional, lebih efisien dan sarat teknologi sejalan dengan keahlian dan teknik yang harus dimiliki oleh Quantity Surveyor. Quantity Surveyor merupakan suatu profesi yang secara langsung mempengaruhi semua profesi dan aktivitas dalam dunia konstruksi. Salah satu jasa tersebut adalah menganalisa penawaran peserta tender kemudian membuat laporan tentang hasil analisa berdasarkan kepada penawaran harga sehingga mengetahui harga yang diajukan oleh peserta tender adalah harga yang wajar dan memeriksa kelengkapan penawaran. Dalam laporan tender, Quantity Surveyor merekomendasikan peserta tender yang memiliki penawaran terbaik yang mampu melaksanakan proyek yang direncanakan tetapi keputusan akhir berada ditangan klien.

Kata Kunci : Jasa Quantity Surveyor, Analisa Tender, Laporan Tender.

ABSTRACT : Construction world now become more complexs and modern not only about building but also become more efisien, fungsional, have more technology and it means Quantity Surveyor as a part of construction industry must have more skill and knowledge. Analyzing the price of tender and then make the report about it is one kind service that the Quantity Surveyor do. And in the report, Quantity Surveyor recomendate whose tender is the best for doing the project but actually the last decision always come from client.

Key words : Quantity Surveyor Services, Tender Analysis, Tender Report.

PENDAHULUAN
Dalam perkembangan industri konstruksi, profesi Quantity Surveyor (QS) juga semakin berkembang karena jasa Quantity Surveyor diakui sebagai sistem yang efisien dan ekonomis dalam suatu tim pembangunan yang dapat mempengaruhi biaya, waktu dan kualitas dari suatu proyek pembangunan. Quantity Surveyor merupakan pakar dibidang ekonomi konstruksi yang memiliki objektif untuk memastikan bahwa sumber daya yang terdapat di dalam industri konstruksi dipergunakan secara maksimal dan ekonomis dengan memberikan jasa konsultasi biaya konstruksi bagi klien dan design team selama proses konstruksi.
Quantity Surveyor merupakan penasehat keuangan dengan keahlian utama adalah menganalisa hasil desain dan hubungan terhadap biaya, menasehati dan menjaga agar budget tetap terkendali termasuk prosedur kontrak dan mengatur cara pendokumentasian dan administrasi keuangan (Angkasa, 2004).

LINGKUP JASA QUANTITY SURVEYOR
Lingkup jasa Quantity Surveyor untuk melindungi dan menjaga kepentingan klien secara keseluruhan dan sesuai dengan apa yang diharapkan dalam dunia konstruksi saat ini adalah:
1. Tahap Pra Kontrak
a. Analisa kelayakan proyek (feasibility studies)
b. Estimasi awal dan studi biaya desain alternatif (budget estimate, cost plan and cost studies of alternative design)
c. Menyiapkan rincian daftar pekerjaan (Bill of Quantity)
d. Menyiapkan dokumen tender
e. Memberikan nasehat dan pengarahan pada pelaksanaan pelelangan dan pemilihan para kontraktor
f. Membuat dokumen kontrak

2. TahapPasca Kontrak
a. Mengevaluasi prestasi pekerjaan dan merekomendasikan sertifikat pembayaran
b. Menghitung atau mengevaluasi dan menegosiasikan atas pekerjaan tambah kurang
c. Menyiapkan laporan keuangan (financial statement)
d. Administrasi kontrak dan keuangan.
e. Menyiapkan laporan akhir mengenai total pembiayaan pembangunan proyek (final account)

Selain jasa-jasa utama diatas, masih ada jasa-jasa tambahan yang dapat dilakukan yaitu:
1. Menyiapkan harga satuan pada Bill of Quantities dan menegosiasikan dan menilai analisa harga satuan kontraktor.
2. Mengevaluasikan atau mengaudit pelaksanaan pekerjaan, kondisi dan persyaratan kontrak untuk persiapan menghadapi tuntutan/klaim didalam kasus arbitrase.
3. Mengevaluasikan bangunan yang terbakar untuk membantu Klien menghitung klaim asuransi kebakaran.
4. Mengevaluasi atau mengaudit terhadap bangunan yang telah cukup lama dihentikan atau tidak diselesaikan karena sesuatu hal oleh Pemilik/Klien akan segera dilanjutkan.
5. Masuk kedalam organisasi Manajemen Konstruksi dalam pelaksanaan pembangunan.

PEMERIKSAAN TENDER
Pemeriksaan tender dan pembuatan laporan tender merupakan jasa yang dapat diberikan oleh Quantity Surveyor pada tahap para kontrak. Dimana Quantity Surveyor akan menganalisa penawaran dari peserta tender dan membuat laporan tender untuk merekomendasikan penawaran yang terbaik untuk selanjutnya diputuskan oleh klien.
Setelah proses tender dan diterimanya penawaran dari peserta tender maka selanjutnya Quantity Surveyor akan menganalisa dan membuat laporan tender yang akan disampaikan kepada klien.

Yang paling penting didalam menganalisa tender adalah memeriksa harga satuan pekerjaan yang dimasukkan oleh peserta tender apakah sesuai atau tidak. Quantity Surveyor dalam memeriksa penawaran kontraktor atau Bill of Quantity (BQ) harus memperhatikan kesalahan-kesalahan yang terjadi ataupun keganjilan yang ada. Tujuan dari menganalisa tender adalah meghindari kesalahan dalam mengisi harga satuan ataupun perkalian (arithmatic) sehingga dapat memastikan bahwa tidak ada kesalahan yang dibuat untuk kontrak tersebut.

Pada dasarnya ada beberapa hal yang perlu ditekankan dalam menganalisa penawaran peserta tender yaitu:
1. Arithmatical checking
2. Perbandingan antara harga penawaran peserta tender dengan harga anggaran dari QS
3. Kelengkapan dokumen tender (Angkasa, 2004).

Mungkin timbul pertanyaan “Mengapa pemeriksaan penawaran tender harus secara detail?”. Ini disebabkan banyaknya komponen bagian dari tender yang memerlukan pemeriksaan terhadap kesalahan pada Bill of Quantity (BQ) dan schedule of rates. Disisi lain, masalah juga dapat timbul pada saat konrak berjalan dan dalam penyelesaian final account. Sebagai contoh, kesalahan mungkin terjadi pada BQ dimana perkalian antara volume (kuantiti) dengan harga satuan sehingga menghasilkan jumlah yang salah. Hendaknya keadaan ini dihindari karena akan menyulitkan (Ramus dan Birchall, 1996).

Alasan lain pemeriksaan tender terutama harga penawaran harus dilakukan adalah untuk melihat apakah ada kesalahan arithmatical karena sangat tidak bijaksana membiarkan kontraktor mengikuti tender. Karena apabila peserta tender tersebut terpilih untuk melaksanakan proyek tersebut akan bekerja dengan keuntungan yang sangat rendah (asumsi nilai tender rendah). Tetapi apabila kesalahan tersebut menyebabkan kontraktor
beruntung maka akan sangat tidak adil bagi klien untuk membayar yang lebih dari seharusnya.

Menurut Ramus dan Birchall (1996) perbedaan-perbedaan yang biasa terjadi dalam tender adalah:

a. Kesalahan Arithmetical

Kesalahan seperti ini dapat terjadi pada perkalian volume (kuantiti) dengan harga satuan, penjumlahan total nilai tiap halaman, pada saat memindahkan total nilai di tiap halaman ke summaries, pada saat menambahkan persentase tambahan pada general summary atau saat memindahkannilai total ke format tender.

b. Kesalahan Menghargakan

Kesalahan seperti ini sangat terlihat jelas karena akan menyebabkan nilai menjadi sangat tingi atau rendah. Kesalahan menghargakan ini terkadang terjadi pada saat merubah perhitungan kubik menjadi perhitungan keluasan terpadu atau dari perhitungan keluasan terpadu menjadi linear. Kesalahan lain yang sering terjadi adalah lupa memberi harga pada item perkerjaan tertentu.

Pada item yang sama di bagian yang berbeda dihargakan berbeda tanpa memberikan alasan yang jelas, perbedaan ini disebabkan oleh estimator lupa bahwa item tersebut sudah diidentifikasikan sebelumnya. Kesalahan seperti ini sangat jarang terjadi proses konstruksi yang memisahkan BQ menjadi beberapa bagian berdasarkan elemen yang berbeda.

c. Cara Menghargakan

Terkadang peserta tender tidak memberi harga pada seluruh item misalnya pada pekerjaan pendahuluan (preliminaries). Nilai ini dimasukkan pada bagian lain atu dimasukkan pada nilai keseluruhan. Hal ini dapat menimbulkan kesulitan pada saat ada permintaan untuk menghargakan nilai pekerjaan pendahuluan.

Seperti pada proyek XYZ dengan paket pekerjaan struktur dan arsitektur (jenis tender negosiasi atau penunjukan langsung) terdapat perbedaan cara menghargakan antara kontraktor dengan Quantity Surveyor (QS). Seperti dapat dilihat pada Tabel  1 di bawah ini.

             Tabel 1 : Perbandingan Estimasi Anggaran Biaya


Dengan adanya perbedaan cara menghargakan maka penawaran kontraktor lebih tinggi dari estimasi QS sebesar 4,41%. Tetapi pada sub total I yang merupakan total dari pekerjaan preliminaries, pondasi, struktur, arsitektur dan sarana luar, penawaran kontraktor lebih kecil dari estimasi QS dengan selisih 9,6%.
Perbedaan cara menghargakan tersebut yaitu pada:
a. Adanya contingencies sebagai alokasi dana untuk antisipasi perubahan kerja sebesar 5 % dari total biaya proyek pada penawaran kontraktor.
b. Pada penawaran kontraktor terdapat jasa pemborong sebesar 10 % dari total biaya proyek ditambah contingencies. Sedangkan pada estimasi QS, jasa pemborong dimasukkan ke dalam harga satuan. Sehingga terdapat perbedaan yang cukup besar pada pekerjaan struktur, pondasi dan arsitektur dimana estimasi QS pada total harga pekerjaan tersebut lebih besar dari penawaran kontraktor (lihat Grafik 1).



LAPORAN TENDER

Dalam laporan tender, QS akan menjelaskan mengenai:
a. Price level, tiap peserta tender apakah harga penawaran tersebut tinggi atau rendah terhadap harga yang dianggap wajar
b. Kualitas harga penawaran apakah terdapat harga-harga item pekerjaan yang tidak wajar
c. Kesalahan aritmatikal dan ketidakkonsistennya harga penawaran

Laporan tender dari QS akan merekomendasikan penawaran terbaik sehingga sangat membantu klien dalam menentukan dan menunjuk kontraktor yang dianggap mampu melaksanakan pekerjaan yang direncanakan.

Bukanlah hal yang bijaksana jika klien mempunyai hubungan langsung dengan peserta tender. Bagaimanapun juga pada saat tender berlangsung, klien tidak merasa tertekan dalam memutuskan menerima tender terendah atau tender lain sehingga kontraktor yang lain dapat menerima alasan penolakan dengan baik. QS harus memiliki alasan yang tepat jika tender terendah tidak terima.

Berikut ini merupakan laporan tender pada proyek XYZ dengan lingkup pekerjaan IT yang diikuti oleh tiga perusahaan yaitu PT A, PT B, PT C (jenis tender kompetisi selektif). Pada laporan tender tersebut, Quantity Surveyor menganalisa penawaran peserta tender berdasarkan kepada:
       Lingkup pekerjaan yang ditawarkan
       Periode dan tata cara pelaksanaan
       Harga penawaran
       Jadwal pembayaran
       Jaminan dan masa pemeliharaan
       Training untuk operator



Berdasarkan Tabel 2 di atas, harga penawaran PT A merupakan harga penawaran terendah peserta sedangkan PT C menawarkan harga penawaran yang tertinggi dari peserta tender lain. Secara umum penawaran yang diajukan oleh PT A dan PT B cukup baik dari segi harga, lingkup pekerjaan dan tata cara pelaksanaan di lapangan, tetapi terdapat beberapa hal penting yang perlu diklarifikasikan. Sedangkan PT C penawaran yang diajukan tertinggi dari segi harga dan terdapat beberapa hal yang belum termasuk penawaran.
Berdasarkan dari analisa yang telah dibuat berdasarkan penawaran harga dan kelengkapan penawaran, QS merekomendasikan agar PT A dan PT B dapat mengklarifikasi penawaran sehingga akan didapati penawaran yang lebih lengkap dan optimal.

KESIMPULAN

Quantity Surveyor merupakan suatu profesi yang secara langsung mempengaruhi semua profesi dan aktivitas dalam dunia konstruksi. Salah satu jasa Quantity Surveyor pada tahap para kontrak adalah menganalisa tender dan membuat laporan tender. Dalam menganalisa tender yang harus diperhatikan adalah arithmatical checking, perbandingan antara harga penawaran peserta tender dengan harga anggaran dari Quantity Surveyor, kelengkapan dokumen tender. Kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dalam tender adalah kesalahan arithmatical, kesalahan menghargakan, kesalahan dalam cara menghargakan. Laporan tender dari Quantity Surveyor kepada klien akan sangat membantu untuk memutuskan kontraktor yang mampu melaksanakan proyek tersebut

DAFTAR PUSTAKA
Dharma Angkasa (2004). Kursus Singkat Quantity Surveying, Bandung
Dharma Angkasa. Seminar Sehari Peranan Profesi Quantity Surveyor dalam Industri Konstruksi di Indonesia, Padang.
Ramus, J. & Birchall, S. (1996). Contract Practice for Surveyors. 3rd. Edition. London : Laxton's.
Seeley, Ivor H (1984). Quantity Surveying Practice. London : MacMillan Publisher Ltd.

Organisasi Syarikat Kontraktor

Peranan kontraktor
· Membina dan menyiapkan projek yang dicadangkan oleh klien.
· Merealisasikan impian klien diatas lukisan/virtual di alam nyata.

Keuntungan kontraktor
Keuntungan kontraktor = Bayaran dari klien - Kos pembinaan
oleh kontraktor.

Tugasan 1 
Senaraikan tugas-tugas yang perlu dilakukan oleh kontraktor untuk menyiapkan sesuatu projek?
Contoh termasuklah pagar tapak, pejabat tapak, jalan masuk, kediaman pekerja, takaful/insurans, bekalan air & elektrik, pekerja – cukup dan berupaya, subkontaktor domestik, bahan : pembelian, pemesanan, penghantaran, jentera, program kerja, bayaran untuk sumber, penyeliaan kerja tapak, dsbnya

Amalan Semasa
Dalam amalan semasa, kontraktor perlu melaksanakan dahulu kerja pembinaan sebelum dibayar oleh klien.
Oleh itu kontraktor perlu berupaya membiayai operasi kerja yang berjalan sehingga mendapat bayaran daripada klien.
Bayaran pertama diterima daripada klien hanyalah selepas siap peratusan tertentu projek tersebut.
Pembayaran seterusnya bergantung diatas perjanjian yang dipersetujui, kebiasaannya bulanan, terhadap kerja yang telah dilaksanakan dan diluluskan oleh perunding.

Sumber pembinaan (5 Ms)
Man - Tenaga kerja/buruh
Machine - Jentera pembinaan
Money - Modal
Materials - Bahan dan komponen
Management - Pengurusan

Sumber yang ada perlu di uruskan untuk mempastikan projek dilaksanakan seperti dikehendaki.

Tugasan 2
Senaraikan perincian jenis sumber yang diperlukan untuk pembinaan projek rumah sebuah (banglo):
· Bahan dan komponen
· Pekerja
· Jentera

Organisasi firma kontraktor
Perkembangan perniagaan dari firma ‘one-man show’  dimana pemilik melaksanakan sendiri kerja pembinaan serta menguruskan tender dan pembelian.
Kerja yang semakin banyak memerlukan pengambilan seorang pekerja baru.
Pekerja melaksanakan kerja pembinaan dibantu oleh pemilik, pengurusan dibuat oleh pemilik.

Kerja yang semakin bertambah serta kepakaran yang diperlukan memerlukan tambahan pekerja yang terdiri dari pelbagai kemahiran. Setiap kemahiran memerlukan penyeliaan tersendiri. Pengurusan dibuat oleh pemilik.

Apabila syarikat semakin berkembang, akan terdapat pelbagai fungsi yang dilakukan oleh jabatan-jabatan berbeza : tender dan kontrak, pembelian, perancangan, jentera dll.

Pengurusan yang baik
Secara ringkas kontraktor memerlukan pengurusan yang baik di
- Ibu pejabat
     Peluang kerja baru/tender
     Pembelian
     Perancangan kerja
     Sebutharga dari pembekal
    Tuntutan pembayaran

- Tapak
     Penyeliaan kerja pembinaan
     Menerima penghantaran bahan
     Laporan ke ibu pejabat

Tugasan 3
Kenalpasti organisasi kontraktor di ibu pejabat dan ditapak

Kejayaan kontraktor
Melaksanakan sesuatu projek yang di anugerah dengan memuaskan hati klien dan memuaskan perunding profesional.

Hasil
     potensi ‘repeat business’
     meningkat nama baik syarikat
     memuaskan hati pemegang saham syarikat
Caranya: Projek disiapkan pada
     HARGA dan KUALITI yang telah di persetujui, dan
     MASA yang dikehendaki.

Beberapa nasihat kepada kontraktor
 Pandai ambil projek, siapkan sendiri. Itu lebih hebat.
Jangan sudah lama berniaga, tapi kehebatan kita cumalah negotiate projek lepas itu jual projek kepada orang lain.
Jangan hanya makan atas angin kerana keuntungan buat sendiri projek lebih banyak.

Permohonan Kebenaran Merancang

Apa itu Kebenaran Merancang ?
Menurut Seksyen 19, Akta Perancangan Bandar & Desa 1976 (Akta 172), sebelum seseorang itu boleh memula, mengusaha atau menjalankan apa-apa pemajuan, ia perlu memperolehi Kebenaran Merancang daripada Pihak Berkuasa Tempatan. Kebenaran Merancang yang diberikan kepada seseorang di bawah Seksyen 22, membolehkan ia menjalankan sesuatu pemajuan rnengikut pelan dan syarat-syarat yang dikenakan di dalamnya.

Syarat-syarat tersebut akan rnenentukan antara lain, cadangan penjajaran, kelebaran dan aras jalan dan lorong belakang, garis bangunan, ketinggian, bentuk, ruang lantai, kegunaan, bilangan dan ketumpatan bangunan, saiz unit, nisbah plot, kesesuaian potongan dan tambakan tanah, peruntukan perparitan dan pembentungan, peruntukan kawasan lapang rekreasi, pusat komuniti, sekolah dan lain-lain syarat yang perlu.

Mengapa Kebenaran Merancang Diperlukan?
lni adalah untuk memastikan supaya semua pemajuan dan penggunaan tanah oleh seseorang individu atau pemaju-pemaju dijalankan dalam keadaan yang teratur dan tidak menyebabkan masalah pencemaran dan kacau ganggu, kesesakan lalulintas dan tambahan beban infrastruktur, banjir dan lain-lain kesan yang tidak diingini kepada kejiranan dan persekitarannya.
Seksyen 6, Akta 172, telah menetapkan tugas-tugas Pihak Berkuasa Tempatan iaitu: Bertanggungjawab dalam mengatur, mengawal dan merancang pemajuan serta penggunaan semula tanah dan bangunan yang terletak di dalam kawasan pentadbirannya.

Bila Kebenaran Merancang Diperlukan?
Kebenaran Merancang akan diberi oleh Pihak Berkuasa Tempatan melalui permohonan sebelum boleh memula, mengusaha atau menjalankan apa-apa pemajuan.

Seksyen 2(1), Akta 172 rnendefinisikan pemajuan atau pembangunan sebagai:
Kerja-kerja bangunan yang meliputi meruntuh, mendiri, mendirikan semula atau meluaskan sesuatu bangunan atau sebahagian daripadanya dan termasuklah:
Apa-apa tambahan pada tingginya atau luas lantai sesuatu bangunan;
Membuat bumbung atau membuat semula bumbung bangunan atau sebahagian daripadanya;
Apa-apa tambahan atau perubahan kepada sesuatu bangunan yang menyentuh atau harus akan menyentuh susunan parit atau kebersihannya atau keteguhannya;
Apa-apa tambahan atau perubahan kepada sesuatu bangunan sama ada dibuat sebelurn atau selepas bangunan itu siap, yang menyimpang dengan apa-apa cara daripada mana-mana pelan atau penentuan berkenaan dengan bangunan itu, yang diluluskan pada bila-bila masa oleh mana-mana Pihak Berkuasa yang diberikan di bawah mana-mana undang-undang bertulis untuk meluluskan pelan atau penentuan itu;
Apa-apa tambahan atau perubahan kepada sesuatu bangunan yang menyentuh secara matan atau harus akan menyentuh secara matan bangunan itu dengan apa-apa cara; dan
Apa-apa kerja lain yang biasanya diusahakan oleh seseorang yang menjalankan urusan pembinaan bangunan;
Kerja-kerja kejuruteraan seumpamanya. perlombongan, perindustrian atau apa-apa kerja seumpamanya.
Membuat sesuatu perubahan matan dalam penggunaan tanah atau bangunan yang meliputi;
Apa-apa tambahan pada bilangan unit dalam penggunaan suatu bangunan lebih daripada bilangan yang diluluskan mulanya oleh sesuatu Pihak Berkuasa yang diberikuasa di bawah suatu undang-undang bertulis memberi kelulusan itu.
Penggunaan suatu bangunan yang bukan mula-mulanya dibina untuk kediaman manusia sebagai rumah tempat tinggal.
Apa-apa perubahan atau tambahan kepada bahagian bangunan itu, samada bahagian luaran bangunan itu, yang bersempadan dengan sesuatu garisan biasa jalan sebagaimana yang ditetapkan oleh atau ditakrifkan dalam mana-mana undang-undang bertulis berkenaan dengan bangunan-bangunan.
Apa-apa penggunaan sesuatu bangunan atau sebahagian daripadanya yang bersalahan atau berlawanan atau bertentangan dengan sesuatu peruntukan rancangan pemajuan.
Penggunaan sesuatu bangunan atau sebahagian daripadanya yang mulanya dibina sebagai rumah tempat tinggal bagi maksud-maksud lain.
Memecah sempadan dan cantuman tanah.

Bagaimana Mendapatkan Kebenaran Merancang?
Pemohon perlu mengemukakan permohonan kepada Majlis Bandaraya Johor Bahru mengikut cara yang ditentukan di bawah Kaedah Pengawalan Perancangan (Am), 1987, Akta 172. Setiap permohonan perlu disertakan dengan;
1. Borang permohonan (boleh diperciehi di Jabatan Perancangan, MBJB)
2. Bayaran Proses
3. 15 salinan pelan tapak
4. 5 set pelan bangunan
5. 4 salinan pelan kontor
6. Salinan hakmilik tanah yang terbaru
7. Serta lain-lain maklumat yang diperlukan

Sebarang pindaan (sekiranya ada ) yang perlu dibuat terhadap dokumen atau pelan sebelum permohonan pemohon dibentangkan untuk pertimbangan akan dimaklumkan. Selepas itu, keputusan terhadap permohonan pemohon akan dibuat oleh Majlis. Sekiranya permohonan anda diluluskan, anda akan diberikan KEBENARAN MERANCANG [Seksyen 22(3), Akta 172}

Mengapa Agen Diperlukan?
Sebelum mengemukakan permohonan sesuatu pemajuan,pemohon dinasihat mendapatkan khidmat daripada seorang agen yang mana biasanya merupakan seorang Jururancang Bandar, Arkitek atau Jurutera. Agen pemohon harus mampu menasihatkan anda bukan saja dari segi proses permohonan, tetapi yang lebih penting adalah dari segi pemilihan proses alternate pemajuan.lni akan membolehkan anda membuat keputusan ke atas alternatif yang paling optimum serta membantu anda dalam memastikan semua kelulusan yang diperlukan boleh diperolehi tanpa apa-apa halangan sebelum anda memulakan pemajuan.

Berapa lamakah Tempoh Sah Kebenaran Merancang?
Sesuatu Kebenaran Merancang yang diberi di bawah Seksyen 22(3) hendaklah, melainkan jika dilanjutkan tempohnya, luput dua belas (12) bulan selepas tarikh ia diberi, jika dalam masa itu pemajuan belum dimulakan secara yang dinyatakan dalam Kebenaran Merancang itu [Seksyen 24(1), Akta 1721. Walau bagaimanapun, pemohon boleh mendapatkan perianjutan atau perianjutan tambahan Kebenaran Merancang dengan mengemukakan permohonan kepada MBJB sebelum luput Kebenaran Merancang tersebut.

Apa Yang Harus dibuat Selepas Memperolebi Kebenaran Merancang?
Pemohon tidak boleh memulakan pemajuan dengan serta merta selepas mendapat Kebenaran Merancang kerana pemohon masih memerlukan persetujuanlkelulusan yang lain seperti:
Pelan Bangunan dan permit untuk memulakan kerja pembinaan bangunan di bawah Akta Jalan, Parit dan Bangunan (Akta 133)
Pelan Kerjatanah
Pelan Pembinaan Jalan dan Perparitan Tepi Jalan
Pelan Saliran & Pembentungan
Pelan Landskap
Kelulusan daripada Jabatan Perkhidmatan Bomba serta Jabatan Teknikal yang berkaitan.

Denda Bagi Pemajuan Tanpa Kebenaran Merancang
Seksyen 27, Akta 172, menyatakan bahawa pemohon boleh didenda RM20,000.00 sekiranya disabit kesalahan oleh Mahkamah dan sekiranya diteruskan denda tambahan sebanyak RM500.00 setiap hari akan dikenakan. Pelan Landskap 172, menyatakan bahawa pemohon boleh didenda sebanyak ?? disabit kesalahan oleh Mahkamah dan sekiranya kesalahan itu ?? sebanyak RM500.00 setiap hari akan dikenakan.

Sumber: http://www.mbjb.gov.my/page.php?pageid=9
Sila semak dengan Kerajaan Tempatan terdekat untuk maklumat mutakhir.

Struktur dan Pihak yang Terlibat dalam Industri Binaan

1. 0 Mengapa projek dalam industri binaan diperlukan?
          · Keperluan asas - rumah
          · Membolehkan kegiatan kehidupan dilaksanakan
                   -  Memakmurkan bumi
           · Menyediakan kemudahan fizikal – menyempurnakan penggunaan keperluan asas



1.1 Pengkhususan bidang
     · Kecekapan kerja dan pengurusan
     · Kecepatan pelaksanaan

2.0 Pihak2 yang terlibat
2.1 KLIEN
     · Memerlukan kemudahan
     · Membiayai kos projek
     · Nama lain : pemilik, pemaju
     · Jenis
       Terdiri daripada 2 pihak iaitu awam/kerajaan dan swasta.
       Pihak swasta pula terdiri dari 2 jenis iaitu individu dan kumpulan.
       Kumpulan terdiri dari syarikat dan pertubuhan.

     · Pemilik individu (swasta)
       Biasanya keuntungan bukan faktor utama.
       Memulakan projek, samada untuk kegunaan sendiri atau pun untuk keuntungan.

     · Syarikat/ Pertubuhan (swasta)
       Memulakan projek untuk mendapat keuntungan atau tidak untuk keuntungan.
       Untuk mendapatkan keuntungan samada di gunakan sendiri sebagai faktor pengeluaran, untuk di jual atau di sewa.

       Kedua pihak di atas adalah semakin bijak.
       Lebih demanding dalam keperluan mereka.
       Pentingkan kos keseluruhan vs kos pembinaan sahaja.
       Ingat: kos keseluruhan = Kos pembinaan + kos operasi + kos penyenggaraan

     · Sektor AWAM
       Terbahagi kepada kerajaan pusat, kerajaan negeri, kerajaan tempatan, badan berkanun.
        Kebiasaannya
        · Pelaburan sektor awam tidak bermotifkan keuntungan per se tetapi lebih mementingkan keperluan sosial tetapi bukan membazir
        · Kos pembinaan tidak menjadi pertimbangan utama
        · Bukan semestinya pembaziran
        · Public accountability ialah salah satu daripada amalan demokrasi bertujuan mengelakkan penyelewengan wang rakyat@negara.
        · Nilai untuk wang (kegunaan/fungsi vs kos)

         Cari mengenai penswastaan (privatisation). Bincangkan kebaikan dan keburukan penswastaan.

2.2 KONTRAKTOR
        Pelbagai
         · saiz,
         · jenis kerja yang dilakukan,
         · jumlah kerja/nilai kerja yang dilakukan
       Ada yang
         · Melaksanakan berbagai jenis kerja
         · Pakar/pengkhususan
         · Sebagai subkontraktor kepada kontraktor utama

      Jenis (kawasan operasi)
       · Tempatan,
       · Kebangsaan
       · Antarabangsa

      Jenis (kerja yang dilaksanakan)
       · Bangunan
       · Kerja kejuruteraan awam
       · Bangunan dan kerja kejurutraan awam
       · Kontraktor Pakar
              Sebagai subkontraktor kepada semua diatas
              Kebaikan pengkhususan
              Jenis
                     - Buruh sahaja
                     - Bekal dan pasang
       · Pendaftaran kontraktor
              · Untuk membolehkan operasi - LPIPM (CIDB), dalam Tajuk G1 – G7.
              · Untuk mendapatkan tender kerajaan - PKK (Kelas A – F, dalam berbagai Tajuk dan Sub Tajuk)
       · Pengkelasan mencerminkan
                · saiz
                · keupayaan

2.3 PIHAK BERKUASA YANG MELULUSKAN (Approving Authorities)
        Menyemak kepatuhan projek yang dicadangkan terhadap pelbagai peraturan bangunan, kesihatan awam, keselamatan dan meluluskannya.
        Meliputi:    Pihak Berkuasa Tempatan (Majlis Daerah, Majlis Perbandaran, atau Dewan Bandaraya) juga
                       ·Jabatan Bomba
                      · Jabatan Bekalan Air
                      · Jabatan Bekalan Elektrik
                      · Jabatan Pembetungan
                      · Jabatan Parit dan Saliran

Jabatan Kerja Raya (JKR)
       Melaksanakan sendiri kerja penyenggaraan – kecil & segera.
       Sebagai agensi pelaksana (konsultan) sesuatu projek kerajaan
       Organisasi yang memiliki ahli ikhtisas teramai di Malaysia dan berpengalaman luas dalam menguruskan pembinaan projek kerajaan.

2.4 AHLI IKHTISAS

        Amalan tradisi : pemisahan diantara rekabentuk dan pembinaan.

        Kebiasaanya:
               Juruukur Bahan,
               Arkitek,
               Jurutera (Awam/Struktur/Elektrik/Mekanikal)
               Perancang Bandar dan Wilayah
               Juruukur tanah
               Arkitek landskap

        Fungsi: Melaksanakan peranan masing-masing untuk menghasilkan projek yang terbaik untuk klien.

        Apa maksud projek yang terbaik untuk klien?
                  Rekabentuk terbaik – komprehensif, functional
                  Kos
                  Tempoh
                  Kualiti

         Ahli ikhtisas, samada bekerja di firma ikhtisas milik sendiri atau orang lain, dengan syarikat klien atau dengan firma pemaju & firma kontraktor.
         Firma ikhtisas merupakan perunding bebas melakukan projek one-off.
         Syarikat klien memerlukan ahli ikhtisas bila kerja banyak dan berterusan. Sudah tentu lebih murah apabila employ terus ahli ikhtisas.
         Firma pemaju & firma kontraktor dari kumpulan syarikat yang sama bersama-sama merekabentuk, membina dan menjual projek yang dilakukan oleh          syarikat yang sama.

         Pemisahan rekabentuk dan pembinaan serta pecahan tugas rekabentuk diantara pihak yang berbeza sepatutnya memberikan kelebihan pengkhususan –          output yang lebih tinggi dengan kualiti yang lebih tinggi

        Kekurangan
        Masalah penyelarasan dan pengurusan diantara
                    Berbagai pakar
                    Kontraktor dan perekabentuk

       Kaedah Baru: Ahli ikhtisas bekerja untuk kontraktor. Perlu dikaji: Berupayakah mengekalkan profesionalisme?

2.5 PEMBEKAL
         Kebanyakan bahan dan komponen diedarkan melalui pembekal .

         Fungsi pembekal
          · Saluran edaran bahan dan komponen
          · Simpan stok dan hantar
          · Hanya sebagai agen pesanan - pengeluar hantar terus ke tapak
          · Simpan stok untuk mudah respon kepada kehendak kontraktor
          · Beri kredit jangka pendek – bayaran dilambatkan diantara 1-3 bulan, membantu kontraktor yang terhad sumber kewangannya
          · Saluran memperkenalkan bahan baru & maklumat teknikal.

2.6 PENGILANG
         Menghasilkan barangan untuk kegunaan industri binaan.
         CONTOH?
         Jenis
             · Khusus untuk industri binaan. Sebagai contoh pengilang batu bata, simen, kuari pasir dan agregat
             · Tidak khusus untuk industri binaan sahaja. Contohnya : plastik, besi, keluli, kaca
         Berbagai saiz pengilang
                 Bata – sedikit yang hasilkan bata muka, kebanyakannya bata biasa. LAWATAN?
                 Simen – dominasi syarikat besar
                 Pasir (sungai) – banyak syarikat kecil
                 Batu/agregat
        Pengeluar – samada complementary - bata & motar, simen & aggregat, kaca tingkap & bingkai tingkap; atau pun
                                     competitive/substitute - bata simen, bata tanah liat, blok

2.7 PEKERJA

        Industri binaan setakat ini adalah industri menggunakan buruh secara intensif.
        Berbagai jenis – pengurusan, professional, perkeranian, pekerja mahir (tukang), pekerja tak mahir (general workers).

        About 90% bekerja ditapak. Lebih 50% dari buruh di tapak bina adalah pekerja mahir.
        Sila KENALPASTI.

        Untuk 2.7 dan 2.8 sila cari maklumat.

2.7 PIHAK PEMBIAYA (Financiers)
2.8 SYARIKAT INSURAN

AHLI-AHLI PROFESIONAL : CUKUPKAH IKHTIAR KITA?

PROF. MADYA ABDUL AZIZ HUSSIN AMN
DPA; LL.B(Hons); Dip.M.Mgmt; MSc.(Prjt.Mgmt.); LL.M
MMIM; Peguambela & Peguamcara; MMAP; MTEAM
Pusat Pengajian Perumahan, Bangunan & Perancangan
Universiti Sains Malaysia
abdaziz@usm.my

Abstract

One of the major tasks for the professionals in construction project is to execute all his professional works, according to the terms of the contract of engagement. But is it enough to show his best effort in performing all his professional tasks? This paper will discusses the need (or hope) for the said professionals to execute all his works not only to his reasonable skill but also to his best endeavour in order to obtain the best final result for his project.

Kata kunci:
Ikhtiar – ahli-ahli profesional – tata etika – kesan – cara.

PENDAHULUAN

Seperti yang kita telah maklum, ahli-ahli profesional projek pembinaan adalah terlibat secara langsung dalam projek-projek pembinaan -- kerana itulah tujuan utama kewujudan mereka. Mereka juga tidak dapat lari daripada hakikat bahawa mereka akan berhadapan dengan pelbagai risiko semasa pelaksanaan tugas-tugas profesional mereka, yang melibatkan undang-undang jenayah, tort, pelanggaran tata etika dan tindakan disiplin, termasuk dibatalkan pendaftaran mereka, dan lain-lain lagi.

Daripada perbincangan-perbincangan di atas, nampaknya salah satu ikhtiar mereka menghindari atau meminimumkan risiko (atau kesan negatif) itu adalah dengan cara melaksanakan tugas mereka dengan berhati-hati yang menasabah dan dengan mempamerkan kemahiran mengikut piawaian profesion mereka, serta menanam keinsafan tentang betapa pentingnya mereka melaksana tugas sebaik mungkin, yang pada akhirnya akan memberi kesan (positif atau negatif, jika diabaikan) kepada mereka sendiri, profesion mereka, klien dan pihak-pihak lain yang, berkaitan, termasuk pengguna-pengguna output pembinaan itu sendiri. Secara langsung dan tidak langsung juga ianya akan memberi kesan kepada industri pembinaan itu sendiri, dan negara secara amnya.

Namun, pada pandangan penulis, langkah-langkah pelaksanaan tugas secara berhati-hati yang munasabah, mahir, dan mengelak elemen negatif (terutama jenayah dan tort) masih belum memadai kerana persoalan tahap pengambilan langkah berhati-hati dan mahir itu sendiri, sebagai contohnya, akan berubah (dan berkembang serta meningkat) dengan berubahnya teknologi, peralatan-peralatan, teknik pengurusan dan lain-lain di dalam industri pembinaan itu sendiri.

Dengan itu penulis mencadangkan ahli-ahli profesional projek pembinaan menerapkan nilai “ikhtiar” dalam pelaksanaan tugas profesional mereka itu sebagai tambahan kepada konsep atau kaedah berhati-hati yang munasabah dan mahir itu .Lagi pun “kemahiran” itu sendiri perlu juga ditingkatkan dan ini sekali lagi memerlukan ikhtiar mengenai cara meningkatkannya.

Dengan yang demikian di dalam kertas ini penulis akan membincangkan konsep “ikhtiar” daripada perspektif ahli-ahli profesional projek pembinaan.

PERLUNYA BERIKHTIAR

Pada awal kertas ini telah pun penulis bincangkan sedikit mengenai betapa perlunya ahli-ahli profesional projek pembinaan berikhtiar dalam pelaksanaan tugas profesional mereka. Kita rujuk fasal 1(1) Tata Kelakuan Profesional Bagi Arkitek (Jadual Kedua Kaedah-kaedah Arkitek 1996), yang menyebut seperti berikut:
“Seseorang Arkitek hendaklah menggunakan taraf kemahiran dan usaha yang munasabah yang lazimnya diharapkan dan diterima oleh profesionnya”

Kita rujuk pula peraturan 23, Peraturan-peraturan Pendaftaran Jurutera 1990, yang memperuntukan seperti berikut:
“Tiap-tiap Jurutera berdaftar hendalah senantiasa mempertahankan kemuliaan, kedudukan tinggi dan nama baik profesionnya”

Seterusnya jika kita rujuk kaedah 26, Kaedah-kaedah Juruukur Bahan 1973, ada memperuntukan seperti berikut:
“Tiap-tiap Juruukur Bahan berdaftar hendaklah senantiasa mempertahankan kemuliaan, kedudukan tinggi dan nama baik profesionnya.”

Persoalannya: Apakah cara dan skop seseorang ahli profesional itu perlu mahir dan berusaha yang munasabah, demi menjaga kemuliaan, kedudukan tinggi dan nama baik profesion masing-masing?. Disinilah konsep “ikhtiar” terpakai, dimana setiap ahli profesional berkenaan perlu berikhtiar supaya dia menjadi mahir dalam profesionnya dan berikhtiar agar usaha profesionalnya itu adalah ke arah menjaga kemuliaan kedudukan tinggi dan nama baik profesion masing-masing.

Sebelum kita membincangkan tujuan atau objektif ikhtiar dan apa yang perlu dilakukan di dalam ikhtiar, perlulah kita bincangkan apa yang dimaksudkan (atau takrif) “ikhtiar” itu sendiri.

TAKRIF “IKHTIAR”

Menurut Ensiklopedia Islam (1994), dalam ilmu kalam (teologi), “ikhtiar” bererti kebebasan untuk memilih, di mana menurut faham kadariah, manusialah yang mewujudkan perbuatannya dengan kemahuan dan tenaganya. Daya telah diberikan Allah sebelum manusia bertindak. Oleh kerana itu manusia bebas memilih dan berkehendak. Mengenai kebebasan memilih (iaitu samada membuat sesuatu atau tidak membuat sesuatu, termasuk berbuat baik atau sebaliknya) dan akibat-akibat daripada perbuatannya itu ada dinyatakan di dalam Al-Quran, antaranya, seperti berikut:-

· “Perbuatlah apa yang kamu kehendaki, sesungguhnya Dia Maha Melihat apa yang kamu kerjakan”
                                                                                         (Fussilat: 44)

· Kebebasan memilih menjadi beriman atau kafir (dan hukumannya)
                                                                                         (Al Kahfi: 29)

· Orang yang sebelumnya tidak Islam, dan setelah kemudiannya menjadi Islam telah diberikan banyak keistimewaan (untuk dia pilih dan nikmati).
                                                                                         (Ali Imran:164)

Ibnu Sina pula menyatakan bahawa ikhtiar sebagai kekuatan untuk memilih. Kekuatan untuk memilih ini pula berdasarkan atas daya dan pengetahuan yang diberikah Allah melalui upaya dan intelek manusia, sehingga ia dapat memilih sesuatu yang akan dikerjakan atau tidak dikerjakan.

Menurut Muhamad Husain Haekal (1987), jabariah ilmiah (yakni penetapan saintifik) berpendapat, ikhtiar (yakni kemahuan bebas atau sengaja) yang ada pada kita dalam kehidupan ini ialah ikhtiar nisbi iaitu banyak bergantung kepada keperluan hidup sosial daripada segi praktisnya.

Dengan itu “ikhtiar” adalah suatu rangkuman mengandungi niat dan diikuti usaha dalam melakukan sesuatu, dengan beberapa pilihan yang ada, bagi mencapai keperluan hidup (yang biasanya ke arah yang lebih baik) dan demi mencapai kejayaan.

Di dalam undang-undang Islam, ikhtiar merupakan salah satu tanggungjawab manusia. Terdapat banyak contoh mengenai perkara ini, misalnya,
“Dan bahawa manusia hanya memperolehi apa yang diusahakan. Dan usahanya itu akan diperlihatkan kepadanya kelak”
                                                                                          (An Najm: 39-40)
“Tuhan tidak akan mengubah nasib sesuatu golongan (atau kaum) kalau mereka tidak mahu mengubah nasib mereka sendiri”:
                                                                                           (Ar-Rad: 11)

TUJUAN BERIKHTIAR

Terdapat dua kelompok tujuan berikhtiar bagi ahli-ahli profesional projek pembinaan itu:

(i) Kelompok Kearah Lebih Positif; dan

(ii) Kelompok Mengelak Elemen Negatif

Bagi kelompok kearah lebih positif, ikhtiar ada kaitannya dengan proses menambahbaik (di Jepun dikenali sebagai “kaizen”) kepada proses, produk dan seumpamanya, memberi ruang dan peluang kepada kreativiti (misalnya dalam merekabentuk, proses pelaksanaan dan lain-lain), mewujudkan inovasi (kepada proses dan kegunaan), serta mencari cara kearah penjimatan (samada dari segi kos pembinaan dan pengurusan masa yang diguna oleh ahli profesional dan pelaksanaan projek).

Selain daripada itu, tujuan ikhtiar adalah untuk mengukuhkan integriti atau wibawa ahli-ahli profesional itu sendiri dan industri pembinaan secara am dan mewujudkan keboleh percayaan kepada ahli-ahli profesional. Tentunya pula tujuan lain yang tidak kurang pentingnya, iaitu kepada ahli-ahli profesional Islam, ialah bagi mendapat pahala dan keberkatan yang lebih atau usaha yang dijalankan dengan penuh ikhtiar itu.

Bagi kelompok yang kedua pula, iaitu mengelak elemen negatif, tujuan berikhtiar adalah bagi mengelak perkara-perkara negatif (sama ada dan segi kesan, pandangan dan lain-lain). Contohnya adalah berikhtiar mengelak mudarat atau kerosakan pada diri, produk, aktiviti pembinaan itu sendiri dan sektor industri pembinaan itu juga. Seperti dinyatakan di dalam Al-Quran,
“Dan janganlah kamu biarkan dirimu jatuh ke dalam kebinasaan”
                                                                                          (Al Baqarah: 195)
Ini kerana kurang berikhtiar (atau lebih teruk lagi jika tidak beriktiar) akan boleh memberi kesan negatif kepada ahli-ahli profesional berkenaan, dan pihak-pihak lain juga.

Dalam kes Moresk Clearners lwn. Hicks (1996), mahkamah ada menyatakan bahawa piawaian (dalam rekabentuk, aktiviti pembinaan dan lain-lain) akan menggambarkan atau menunjukkan betapa perlunya profesion pembinaan untuk bergerak sejajar dengan teknologi dan kemahiran baru.

Dengan itu, pada pandangan penulis, ini menunjukan salah satunya, betapa perlunya ahli-ahli profesional projek pembinaan berikhtiar untuk menguasai teknologi baru, alternatif pengurusan dan teknologi pembinaan projek yang lebih baik (daripada aspek sosial, penjimatan kewangan, jangkamasa pembinaan yang lebih pendek, mengurangkan risiko kerosakan dan kecederaan pekerja, mutu pembinaan yang lebih baik), dan apa-apa kemahiran baru yang relevan dengan industri pembinaan yang menuju kearah industri pembinaan yang lebih baik dalam setiap perkara (pengguna, kewangan, manfaat, risiko, masa, pemaju, kontraktor dan sebagainya).

LANGKAH-LANGKAH YANG PERLU DILAKUKAN

Perkara yang utama yang perlu ada adalah niat. Satu prinsip penting dalam undang-undang ialah “acta exteriora indicant interiora secreta”, yang bererti setiap orang itu dianggap berniat terhadap kesan biasa daripada tindakannya-- atau dengan kata lain, perbuatan melambangkan niat. Ahli-ahli profesional projek pembinaan perlulah menanam satu niat atau hasrat (atau azam) di jiwanya bahawa dia akan beriktiar melakukan sebaik mungkin ke arah positif dan dalam masa yang sama mengelak apa-apa yang negatif. Tanpa niat atau azam sedemikian pada permulaan ikatan kewujudan ahli-ahli profesional dalam projek, dan di sepanjang pelaksanaan projek pembinaan itu, tentunya konsep ikhtiar sukar di terapkan.

Jika kita lihat kepada fasal-fasal di dalam tata etika ahli-ahli profesional berkenaan, yang telah di bincangkan sebelum ini, ianya menggambarkan niat atau azam tersebut yang diarah (atau dipaksa?) oleh undang-undang untuk disematkan di jiwa ahli-ahli profesional berkenaan.

Oleh kerana fasal-fasal berkaitan tata etika berkenaan akan dimasukkan ke dalam perjanjian di antara ahli-ahli profesional berkenaan dengan klien mereka, maka dengan sendirinya niat atau azam berikhtiar berkenaan telah dijelmakan di dalam perjanjian (kontrak) yang mempamerkan niat atau azam berkenaan). Ini adalah penting kerana mengikut keputusan Mahkamah Rayuan dalam kes Investors in Industry Commercial Properties lwn. South Bedfordshire D.C.; Ellison & Partners and Hamilton Associates (third parties)(1986), titik mulanya (hubungan) ialah kontrak ahli-ahli profesional itu sendiri (dengan klien mereka).

Tahap yang berikutnya dalam berikhtiar ialah berusaha gigih bagi mencapai niat itu. Dalam hal ini contoh yang paling mudah ialah: Berasaskan niat untuk memakan buah kurma, maka seseorang itu perlu berikthiar dengan cara menggoncang pokok kurma (atau dengan cara mengait buah atau memanjat pokoknya) untuk mendapatkan buahnya (Surah Maryam:25).

Dalam hal ini, diperturunkan apa yang dinyatakan oleh hakim besar Bingham dalam kes Eckersley lwn. Binnie and Parkneas (1988)-

“… seseorang ahli profesional perlulah diarah oleh suatu korpus pengetahuan yang membentuk sebahagian daripada alatan profesional seseorang orang biasa profesionnya. Dia tidak boleh tertinggal di belakang daripada orang yang berusaha yang biasa dan ahli-ahli yang cerdik bagi profesionnya dari segi pengetahuan mengenai perkembangan terkini, penemuan-penemuan baru dan pembangunan bidangnya. Dia perlu siap siaga kepada bahaya dan risiko-risiko yang terdapat dalam sebarang tugas profesional yang dia ceburi ke tahap yang seseorang ahli biasa yang kompeten profesionnya akan bersiap siaga”.

Dalam bidang pembinaan, diantara bidang-bidang yang boleh diikhtiarkan kearah yang lebih baik, antaranya, adalah seperti berikut:-
(i) Dalam merekabentuk dan menginovasi senibina baru yang bukan sahaja mudah dan cepat dibina, tetapi yang selamat dan mudah diguna (mesra pengguna);

(ii) Dalam bidang teknologi baru kerja-kerja pembinaan, yang bukan sahaja mengelak atau mengurang mudarat (termasuk pencerobohan) kepada jiran dan pekerja, tetapi juga cepat dan selamat, serta jimat;

(iii) Kaedah-kaedah dan teknologi-teknologi maklumat dan komunikasi terkini yang boleh dimanafaatkan oleh industri;

(iv) Kaedah-kaedah pengurusan pembinaan terbaru, inovatif dan berkesan; dan

(v) Prosedur kerja dan alatan-alatan kerja alternatif yang boleh mengelak atau mengurangkan risiko kemalangan (kecederaan dan kematian) kepada pekerja pembinaan.

Senarai di atas boleh dipanjangkan lagi oleh ahli-ahli profesional itu sendiri yang penting ialah niat atau azam dan usaha mereka sendiri bagi menjayakan konsep ikhtiar itu.

Cuba kita sama-sama renungi dan mengambil iktibar (setelah bertawakkal atas usaha-usaha ikhtiar yang kita telah kita lakukan); seperti yang dinyatakan dalam surah Al-Talaq (ayat 2-3), iaitu seperti berikut:

“Barangsiapa yang bertaqwa kepada Allah nescaya dia akan mengadakan baginya jalan keluar dan memberinya rezeki dari sumber yang tidak disangka-sangkanya. Dan barang siapa yang bertawakkal kepada Allah nescaya Allah akan mencukupkan (keperluan)nya. Sesungguhnya Allah melaksanakan urusan (yang dikehendaki)nya. Sesungguhnya Allah telah mengadakan ketentuan bagi setiap sesuatu”.

Sebagai tambahan, penulis mencadangkan agar ahli-ahli profesional cuba melaksanakan konsep ikhtiar melalui cara bermesyuarat:

“Dan bermesyuaratlah engkau (Ya Muhammad) dengan mereka dalam segala urusan, maka apabila engkau telah mempunyai pendapat yang tetap maka jalankanlah, serta tawakkal kepada Allah, sesungguhnya Allah suka kepada orang-orang yang bertawakkal”.

( Al Imran: 159)

PENUTUP

Daripada perbincangan di atas, adalah jelas “ikhtiar” adalah satu elemen yang penting yang perlu ada kepada ahli-ahli profesional projek pembinaan (malah kepada kita semua). Cuma yang perlu dilakukan ialah mencari cara, ruang dan peluang melaksanakannya demi kebaikan kepada setiap individu terlibat dan industri pembinaan itu sendiri.

Intipati perbincangan penulis di dalam kertas bolehlah ditunjukkan seperti gambarajah di bawah:

PROSES TENDER

2.1 Pengenalan

Di Malaysia, amalan yang biasa diamalkan ialah klien menawarkan sesuatu projek pada kelompok kontraktor di mana kontraktor tersebut masing-masing akan bersaing menyerahkan tender yang paling optimum dan keputusannya adalah terletak kepada klien untuk memilih kontraktor yang layak. Apabila tender daripada sesebuah kontraktor itu diterima oleh klien, maka wujudlah ikatan yang dinamakan kontrak antara kontraktor yang dipilih oleh klien.

Tender ialah suatu kenyataan yang dikeluarkan kepada seseorang untuk melakukan kerja di samping mendapatkan persetujuan daripada pihak yang berkenaan (Saidin, 1998). Menurut March (2003) pula, proses menender merupakan proses taktikal bagi pemilihan satu-satu pihak bagi membekalkan suatu perkhidmatan, produk atau item kerja. Tanpa menghiraukan mekanisme pemilihan, proses tawaran dan pemerimaan perlu ada di dalam tender. Ia merupakan suatu proses bertaktik sebagai keputusan yang strategik terhadap suatu pihak serta skop kerja yang telahpun dikenalpasti.

Tender merupakan proses utama yang dilakukan oleh klien untuk mendapatkan kontraktor yang layak. Pemilihan kontraktor biasanya dibuat melalui pertandingan yang melibatkan perbandingan antara perkara tertentu seperti harga dan masa pembinaan. Ini adalah antara faktor utama pemilihan kontraktor selain reputasi serta pengalaman kontraktor tersebut.

2.2 Perolehan Kerajaan Di Malaysia

2.2.1 Syarat-syarat Perolehan Kerajaan

Perolehan yang melebihi RM200,000 perlu dipelawa secara tender. Tender terbuka hendaklah dipelawa untuk bekalan yang nilainya melebihi RM200,000 setahun bagi satu jenis item atau kelas jenis item, kecuali jika dibenarkan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri mengikut mana-mana yang berkenaan. Semua jabatan kerajaan hendaklah menggunakan syarat-syarat am tender sebagaimana ditentukan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan. Jika perlu sesuatu jabatan itu menambah syarat-syarat tertentu asalkan ianya tidak bercanggah dengan syarat-syarat am Arahan Perbendaharaan (A.P. 171.1). Semua perolehan yang dipelawa secara tender hendaklah dipertimbangkan oleh Lembaga Perolehan.

2.2.1.1 Kerja

Kerja merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan dan sivil seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalanraya, tapak kawasan dan empangan air serta kerja perparitan. Ia juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.

Menurut Elias (2000), sebelum sesuatu tender kerja ditender, pihak penguasa tempatan memperuntukkan sekurang-kurangnya 30% daripada nilai kerja tahunan khas untuk ditandingi di kalangan kontraktor Bumiputera sahaja dan ianya tidak termasuk kontrak kerja di bawah RM100,000.00.

Tambahan beliau lagi, pihak penguasa tempatan juga mengkhususkan semua tender bernilai RM100,000.00 kepada kontraktor Bumiputera sahaja dan mengagihkan sekurang-kurangnya 50% daripada kerja-kerja yang bernilai dari RM1000,000.00 hingga RM350,000.00 kepada kontraktor Bumiputera. Pelawaan tender dibuat kepada syarikat-syarikat tertentu mengikut had kewangan iaitu tender kerja yang kurang daripada RM10 juta dibuka kepada syarikat 100% milik tempatan sahaja. Bagi tender di antara RM10 juta hingga RM25 juta pula dipelawa daripada kalangan syarikat 100% tempatan dan syarikat tempatan yang disenaraikan di Bursa Malaysia iaitu syarikat yang ditubuhkan dan diperbadankan di Malaysia oleh warganegara Malaysia dengan syarat pegangan saham individu asing tidak melebihi 30% dan Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja dianggotai 100% oleh warganegara Malaysia.

Bagi tender yang melebihi RM25 juta pula boleh dipelawa daripada 100% milik tempatan, syarikat temapatan yang disenaraikan di BSKL dan syarikat usahasama yang diperbadankan di Malaysia dengan syarat pegangan ekuiti asing tidak melebihi 49% dan majoriti ahli Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja adalah warganegara Malaysia (Elias, 2000). Tender kerja-kerja khas yang memerlukan kepakaran khusus yang tidak boleh diperolehi melalui kepakaran tempatan boleh ditender secara antarabangsa.

2.2.1.2 Bekalan

Bekalan adalah dimaksudkan sebagai barangan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Ia juga merupakan input kepada sesuatu proses kerja atau perkhidmatan. Bekalan dimaksudkan adalah seperti bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.

Bagi tender yang bernilai RM100,000.00, pihak penguasa tempatan perlu mempelawa tender di kalangan syarikat Bumiputera sahaja. Tender tempatan hendaklah dipanggil berasaskan harga bersih sekiranya sumber boleh didapati di dalam negeri. Bagi tender antarabangsa, ianya hanya boleh dipelawa bagi tender bekalan yang tidak boleh diperolehi di dalam negeri atau tidak mempunyai sekurang-kurangnya lima pembekal yang berdaftar dengan pihak penguasa tempatan (Elias, 2000).

2.2.1.3 Perkhidmatan

Perkhidmatan adalah ditakrifkan sebagai khidmat tenaga manusia atau kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk melaksana dan menyiapkan sesuatu kerja tertentu. Bidang perkhidmatan terbahagi kepada dua seperti berikut:

Perkhidmatan Perunding
Perkhidmatan perunding meliputi semua jenis kajian seperti kajian ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan fizikal yang memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan dan kerja-kerja ukur, pengurusan perundangan dan perkhidmatan kepakaran dalam bidang-bidang khusus seperti alam sekitar dan pertanian.

Perkhidmatan Bukan Perunding
Perkhidmatan bukan perunding meliputi perkhidmatan seperti pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan.

Bagi tender perkhidmatan yang bernilai tidak melebihi RM100,000.00, pihak penguasa tempatan hendaklah mempelawa tender di kalangan syarikat Bumiputera sahaja. Tender perkhidmatan ini hendaklah dipelawa di kalangan pentender tempatan sahaja. Tender antarabangsa boleh dipelawa sekiranya didapati perkhidmatan yang hendak diperolehi tiada di dalam negeri atau tidak mempunyai sekurang-kurangnya lima syarikat yang berdaftar dengan pihak penguasa tempatan (Elias, 2000).

2.2.2 Prosedur Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja

Perbendaharaan adalah pihak berkuasa pusat bagi perolehan (bekalan, perkhidmatan dan kerja) kerajaan sama ada di Malaysia atau di luar negara dalam pengawalan, penguatkuasaan, penyeliaan, penyelarasan, penggunaan, pembahagian, penyimpanan, pemindahan antara jabatan dan pelupusan barang-barang. Selain kuasa am yang diberi kepadanya dengan nyata oleh A.P. 166.1, Perbendaharaan mempunyai kuasa khusus bagi perkara-perkara berikut yang antaranya adalah:

Menentukan kriteria, syarat-syarat pendaftaran dan mendaftarkan individu, firma, syarikat atau pertubuhan bagi membolehkan mereka berurus niaga dengan kerajaan
Membeli atau memperolehi dengan cara yang paling menguntungkan, sama ada melalui tender/sebut harga atau lain-lain
Membuat kontrak bagi perolehan jabatan dengan mengenakan terma-terma dan syarat-syarat yang paling menguntungkan
Mengambil tindakan termasuk menggantung atau membatalkan pendaftaran ke atas individu, firma, syarikat dan pertubuhan serta perunding yang didapati oleh Perbendaharaan telah bersalah kerana keingkaran dalam melaksanakan sesuatu kontrak atau prestasi tidak memuaskan daripada memasuki tender atau menyebut harga atau memberi perkhidmatan kepada kerajaan bagi suatu tempoh yang berpatutan

2.3 Proses Tender

Tender merupakan suatu kenyataan yang dikeluarkan kepada seseorang bagi
mendapatkan persetujuan daripada pihak yang tertentu. Sesuatu tender merangkumi beberapa peringkat, tatacara dan prosedur yang berkenaan. Ia melibatkan proses dokumentasi, proses pemilihan dan penilaian kontraktor dan proses untuk menentukan harga kontrak terbaik yang boleh dipersetujui serta masa penyiapan yang paling relevan untuk menyiapkan sesuatu projek pembinaan (Mohamed, 2002).

Tender boleh diringkaskan sebagai satu sistem untuk memilih kontraktor bagi menjalankan kerja-kerja kontrak pembinaan. Menurut Marsh (2003), prosedur spesifik yang diadaptasi bagi sesuatu proses tender akan bergantung kepada ciri-ciri berikut, iaitu:
Jenis pentenderan yang akan dibuat
Bilangan pentender yang dipilih
Keadaan kontrak
Sama ada proses yang melibatkan peringkat tunggal atau dua peringkat
Pertanggungjawaban yang diperlukan
Nilai jangkaan tender
Lokasi pentender (tempatan atau antarabangsa)
Lokasi projek
Mekanisme pemilihan (mekanisme kualiti/harga atau harga sahaja)

Secara ringkasnya, semua prosedur pentenderan adalah mengikut set aktiviti utama yang sama, dengan aktiviti minor dihuraikan berpandukan faktor-faktor yang digariskan di atas, iaitu seperti merujuk Rajah 2.1 di bawah.

Aktiviti Major
Aktiviti Minor
Kaedah pentenderan
Dokumentasi tender
Pemilihan pentender
Prosedur pentenderan
Penilaian tender
Respon terhadap faktor-faktor
Membangunkan strategi
Program
Program untuk produksi
Dokumentasi yang perlu dimasukkan
Jemputan pra-kelayakan kepada yang pentender berkelayakan
Menilai respon
Temubual
Pemeriksaan bebas
Koordinasi dokumentasi
Mengisu tender
Pemindaan isu
Pemeriksaan tapak dan luaran
Menilai dokumentasi
Input terhadap mekanisme kualiti/harga
Temubual
Pemberian kontrak
Rajah 2.1 : Aktiviti pentenderan (Sumber : March, 2003)

Secara umumnya, tujuan utama proses menender adalah untuk memilih seorang kontraktor yang benar-benar berkelayakan dan bagi mendapatkan satu tender yang boleh dipersetujui dan diterima oleh kedua-dua pihak yang terlibat.

2.3.1 Jenis Tawaran

Terdapat beberapa jenis tender yang dipraktiskan di Malaysia. Antara yang sering diamalkan adalah tender terbuka, tender terpilih dan tender perundingan. Setiap jenis tender mempunyai kelebihan dan kelemahan masing-masing dan perlaksanaannya adalah bergantung kepada kesesuaian dalam proses menender. Pemilihan jenis tender dalam sesuatu projek pembinaan banyak bergantung kepada beberapa faktor utama seperti saiz projek, lokasi pembinaan, kesesuaian dengan masa serta kos yang diperuntukkan, pengalaman dan sebagainya.

2.3.1.1 Tender Terbuka

Tender jenis ini terbuka untuk ditandingi oleh semua kontraktor / pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan bagi bekalan dan perkhidmatan dan Lembaga Pembangunan Industri pembinaan Malaysia (CIDB) dan Pusat Khidmat kontraktor (PKK) bagi kerja.

Tender terbuka sering diamalkan di dalam industri pembinaan di Malaysia untuk memilih kontraktor yang berkelayakan dan untuk melaksanakan suatu pembinaan yang dirancang. Persaingan secara tender terbuka adalah lebih adil dan dapat menjamin harga tender yang ditawarkan mengikut pasaran semasa. Klien akan mengiklankan tawaran dalam akhbar-akhbar tempatan untuk menjemput kontraktor yang berminat menawarkan harga yang munasabah bagi projek tersebut.

Di dalam iklan tawaran, akan disebut tentang skop kerja yang ditawarkan dan isu-isu yang penting berkenaan projek yang akan dijalankan yang perlu diberi perhatian oleh pihak kontraktor. Iklan bagi tender terbuka juga mencakupi rangka yang terperinci tentang jenis, ukuran, program dan sifat utama kerja atau projek (Turner, 1983). Pentender akan dikenakan sejumlah wang tertentu untuk membeli dokumen tender terebut dan dokumen yang telah lengkap diisi hendaklah dihantar pada tarikh dan tempat yang telah ditetapkan.
Penawaran harga oleh kontraktor biasanya berdasarkan jumlah anggaran kasar sesebuah pembinaan berdasarkan pengalaman kontraktor itu sendiri. Harga ini termasuklah harga bahan binaan, gaji pekerja, bayaran untuk sub-kontraktor, kerja sampingan dan juga keuntungan. Harga tender yang diserahkan itu merupakan tawaran yang muktamad tanpa apa-apa perundingan dan tawar-menawar dengan pihak klien (Clough dan Sears, 1994). Semua kontraktor yang berkelayakan boleh mencuba nasib mereka untuk memenangi tender tersebut kerana klien tidak terikat untuk memilih mana-mana pentender yang menawarkan harga yang paling rendah.
Tujuan tender jenis ini adalah untuk membolehkan klien mendapatkan seorang kontraktor yang dapat menawarkan harga yang paling minimum bagi sesuatu projek pembinaan tanpa menjejaskan mutu kerja dan bahan binaan. Walaupun begitu, harga yang paling rendah tidak semestinya harga yang paling baik pada pandangan klien (Clough dan Sears, 1994). Dalam tender ini, klien yang diwakili oleh perunding arkitek, jurutera dan juru ukur bahan akan membuat pelawaan kepada kontraktor untuk menender di akhbar-akhbar.

Tender terbuka mempunyai beberapa kelebihan berbanding dengan jenis-jenis tender yang lain. Tender terbuka memberi peluang yang sama rata kepada semua kontraktor terutamanya kontraktor yang baru mendaftar dan kurang pengalaman. Ini kerana pemilihan adalah berdasarkan kos yang ditawarkan oleh setiap kontraktor. Di samping itu, ia juga tidak memerlukan kemahiran dan kelayakan yang khusus. Tender jenis ini juga tidak menggalakkan manipulasi dan pakatan harga di antara kontraktor yang memasuki tender (Milne, 1980). Tender jenis ini bersifat kompetitif dan ini boleh mewujudkan persaingan yang sihat antara kontraktor yang terlibat dan kebaikan kepada klien pula adalah dari aspek pemilihan kontraktor yang dapat menawarkan harga yang paling munasabah.

Tender terbuka tidak sesuai untuk projek yang memerlukan penyiapan segera. Kos projek mungkin akan meningkat disebabkan mutu kerja yang dihasilkan kurang berkualiti disebabkan harga tawaran yang terlalu rendah. Ini adalah amat berisiko kerana kontraktor mungkin akan membuat tuntutan yang tidak munasabah untuk mengelakkan kerugian (Mohamed, 2002).

Tender jenis ini jarang dipraktiskan oleh pihak swasta. Ini adalah kerana proses yang panjang diperlukan bermula daripada peringkat penyediaan dokumen, mengiklankan, penyediaan lukisan spesifikasi sehinggalah kepada proses penilaian dan pemilihan kontraktor yang layak yang mana berlaku pembaziran wang dan masa.
Selain itu, tender terbuka kurang menggalakkan penggunaan alatan-alatan moden kerana projek yang biasanya terlibat dengan tender terbuka adalah berkos rendah atau sederhana. Kesukaran untuk memilih kontraktor yang layak juga menjadi satu masalah bagi pihak klien kerana ia melibatkan jumlah yang agak besar dan ini membazirkan masa dan wang bagi kedua-dua pihak iaitu kontraktor dan klien.

2.3.1.2 Tawaran Terhad dan Tertutup

Tender terpilih adalah tender yang hanya dikemukakan kepada kontraktor-kontraktor yang telah dipilih oleh klien. Ini bermakna jumlah kontraktor yang boleh memasuki tender untuk tender jenis ini adalah kecil tetapi kontraktor ini dipilih berdasarkan kepada pengalaman dan kemahiran yang luas dalam sesuatu bidang. Kontraktor yang berpengalaman luas dan mempunyai kemahiran tertentu yang bersesuaian akan dikenalpasti terlebih dahulu dan hanya mereka sahaja yang akan dipelawa untuk menyertai tender. Bilangan kontraktor terpilih biasanya kecil iaitu antara 5 hingga 8 orang. Persaingan juga berlaku tetapi dalam jumlah yang kecil.

Melalui sistem tender ini, pemilihan kontraktor adalah berdasarkan lukisan lakar, senarai bahan dan juga penyediaan kontraktor binaan dan kelayakannya. Terdapat dua cara menyenaraikan kontraktor yang biasa diamalkan iaitu:
Perunding bagi pihak klien akan menyenaraikan nama-nama kontraktor yang layak. Tender hanya akan ditawarkan kepada mana kontraktor yang termasuk dalam senarai tersebut. Kontraktor yang meletakkan harga yang munasabah dan rendah biasanya akan dipilih. Proses yang telah diterangkan dalam “Kod Peraturan Pemilihan”.
Tender terpilih mengurangkan risiko kegagalan pembinaan dan mengurangkan kos penyediaan dokumen tender. Ia amat sesuai bagi kerja-kerja khas yang memerlukan kemahiran tertentu. Projek dapat disiapkan dengan baik kerana kontraktor yang berpotensi, bereputasi tinggi serta yang benar-benar layak telah dipilih di peringkat awal lagi (Mohamed, 2002).

Sistem tender terpilih juga tidak dapat lari dari kekurangannya iaitu tidak semua kontraktor mendapat peluang dalam tender jenis ini terutamanya kontraktor yang baru berdaftar dan kurang pengalaman kerana ia terhad untuk kontraktor yang mahir serta berpengalaman. Salah satu masalah yang sering timbul apabila mengamalkan tender jenis ini ialah terdapatnya pakatan harga di antara kontraktor yang disenaraikan. Klien tidak mempunyai pilihan lain jika semua kontraktor meletakkan harga yang tinggi dari kos yang ditaksir dari anggaran kasar, maka pemilihan terpaksa dibuat ke atas kontraktor yang menawarkan harga yang paling rendah antara kontraktor tetapi lebih tinggi dari kos asal. Biasanya kes ini berlaku jika kontraktor itu mengenali antara satu sama lain (Saidin, 1998).

Tender terhad hanya boleh dilaksanakan setelah agensi mendapat kelulusan khas Perbendaharaan Malaysia sebelum ianya dilaksanakan. Tawaran terhad biasanya terbuka kepada semua kontraktor yang termasuk di dalam kategori yang telah dinyatakan dalam iklan tawaran. Contohnya tawaran terhad kepada kontraktor bumiputera sahaja.

2.3.1.3 Tawaran Perundingan

Dalam tender perundingan, klien akan menghantar surat kepada kontraktor tertentu untuk menjemput kontraktor tersebut menyediakan rangka perbelanjaan bagi projek yang dirancangkan. Klien akan berunding dengan seorang kontraktor secara langsung mengenai projek pembinaan yang akan dilaksanakan sebelum memilih kontraktor yang bersesuaian melalui tender perundingan. Biasanya klien akan menjemput kontraktor yang mempunyai reputasi dan rekod yang baik yang diketahui latarbelakang projek yang terlibat serta semestinya berkemahiran.

Biasanya, kos yang ditawarkan oleh kontraktor adalah lebih tinggi jika dibandingkan dengan jenis-jenis tender yang lain. Ini kerana kontraktor akan terlibat secara langsung dari peringkat awal kitaran hidup projek pembinaan sehinggalah ke peringkat penyerahan projek kepada klien. Klien akan diberi penerangan yang jelas dan terperinci mengenai kesesuaian rekabentuk, penggunaan bahan binaan, teknologi yang digunakan serta cara binaan yang boleh memaksimumkan keuntungan sesuatu projek pembinaan. Namun begitu, kos bagi membiayai proses tender adalah murah memandangkan klien telahpun mempunyai kontaktor pilihan yang dirasakan layak tanpa perlu melibatkan jemputan untuk menender yang mengambil masa yang panjang dan tanpa melibatkan kontraktor yang ramai. Terdapat dua jenis tender perundingan yang biasa dijalankan:

Tender yang diambil oleh kontraktor antarabangsa

Tender ini biasanya dijalankan untuk membina projek yang besar, berteknologi tinggi dan memerlukan kepakaran yang sangat khusus. Contohnya adalah pembinaan lapangan terbang antarabangsa, empangan hidroelektrik, bangunan pencakar langit dan sebagainya. Satu jemputan tawaran akan dikeluarkan iaitu antara kontraktor antarabangsa yang terlibat. Tujuannya adalah memberi kemudahan kepada klien untuk berhubung dengan kontraktor bagi mengetahui keupayaan dan kebolehan sebenar kontraktor bagi menjalankan projek tersebut. Kemudian, tawaran yang dihantar akan ditapis dan borang tawaran tender akan diberikan kepada kontraktor yang layak.

Tawaran oleh firma arkitek

Dalam tender jenis ini, borang tawaran hanya dikeluarkan kepada sejumlah kecil kontraktor yang terpilih atau telah menjadi anak syarikat. Segala keperluan dan perbelanjaan akan dibincangkan bersama antara kontraktor terlibat dengan firma arkitek yang dilantik dan keputusannya adalah bergantung kepada arkitek yang bertanggungjawab.

Secara umumnya, tender perundingan membolehkan perbincangan diadakan antara pihak klien dan kontraktor bagi mendapat kos yang sesuai selain kontraktor dapat memberi nasihat tentang rekabentuk, teknologi, bahan, cara pembinaan dan sebagainya.

2.3.1.4 Tender Prakelayakan

Peraturan pra-kelayakan adalah bertujuan untuk menapis kontraktor-kontraktor supaya mereka yang mempunyai pengalaman, kebolehan teknikal, kewangan secara pengurusan bagi melaksanakan sesuatu projek sahaja dibenarkan mengambil bahagian di dalam sesuatu tender yang diadakan setelah agensi mendapat kelulusan khas Perbendaharaan Malaysia.

Secara amnya, tender prakelayakan adalah agak sama dengan tender terbuka. Perbezaannya cuma kontraktor yang akan dipilih adalah kontraktor yang mempunyai latarbelakang yang kukuh dan rekod yang baik sahaja akan dipilih berbanding tender terbuka di mana semua kontraktor mempunyai peluang sama rata. Bagi memastikan kontraktor yang dipilih mempunyai kelayakan yang sepatutnya iaitu mempunyai kepakaran kerja, modal pusingan yang cukup dan kemahiran dalam bidang tertentu, satu borang tawaran akan diberi kepada kontraktor yang memohon. Dalam borang tawaran ini kontraktor dikehendaki memberi maklumat tentang kenyataan kewangan dan pengurusan untuk memastikan latar belakang diketahui dengan jelas oleh klien (Saidin, 1998).

Notis tawaran tender prakelayakan juga sama dengan tender terbuka iaitu dibuat dengan menyatakan skop kerja dan tarikh tawaran dan butir-butir lain mengenai projek yang akan dijalankan. Tambahannya adalah klien selalunya menetapkan jangka masa pembinaan bagi projek tersebut. Selain itu, notis tawaran juga berkehendakkan kontraktor membuat pembayaran tertentu bagi menjamin semua kontraktor yang memasuki tawaran adalah bona fide (Saidin, 1998).

2.3.2 Persediaan Tender

Bagi pihak klien, suatu projek pembinaan akan berjaya jika ia memenuhi objektif projek bagi menyiapkan projek di dalam masa yang ditetapkan serta kos yang munasabah. Pembinaan juga perlu disiapkan mengikut jadual tertentu dan dibina berdasarkan kepada perancangan serta spesifikasi yang ditetapkan. Perancangan yang jelas dan terperinci perlu bagi menentukan setiap aktiviti yang dilakukan adalah mengikut apa yang telah dirancang dan dipersetujui. Beberapa persediaan tender antaranya melibatkan:
Mendefinisikan jenis kontrak yang akan ditawarkan
Menyusun dan menetapkan jawatankuasa tender yang mencadangkan pakej kontrak
Penjadualan aktiviti tender yang terlibat.

Persediaan dokumen tender

2.3.2.1 Perancangan Tender

Perancangan tender adalah amat penting bagi memastikan bahawa setiap proses tender yang terlibat dilaksanakan mengikut jadual berdasarkan pemilihan kontraktor yang berkelayakan dengan mengambilkira kriteria dari segi kualiti, kuantiti, masa serta kos. Pihak klien perlu menyediakan jadual tertentu bagi menetapkan jangkaan proses tender yang terlibat seperti tempoh penyediaan spesifikasi, pengiklanan, penilaian serta keputusan tender.

2.3.2.2 Penyediaan Spesifikasi

Kementerian dan Jabatan tertentu dikehendaki menyediakan spesifikasi tender. Bagi maksud ini, Jawatankuasa Teknikal perlu ditubuhkan. Spesifikasi hendaklah secara terperinci bagi memberi gambaran secara jelas kepada pentender akan apa yang diperlukan atau yang dikehendaki. Spesifikasi tersebut hendaklah berdasarkan kepada fungsi dan prestasi dengan kepatuhan kepada piawaian antarabangsa atau serupa boleh dimasukkan ke dalam sepsifikasi tersebut.
Apabila tender atau sebut harga dipelawa, penentuannya hendaklah jelas supaya pentender mendapat gambaran mengenai kehendak-kehendak klien. Contohnya, sekiranya pihak JKR ingin membeli kelengkapan atau jentera di mana penentuan penuh tidak dapat dikemukakan, butir-butir lain hendaklah diberikan kepada kontraktor supaya kontraktor berkenaan mempunyai suatu asas yang saksama untuk menyertai tender. Misalnya, jika suatu kelengkapan dikehendaki, keupayaan minimum kelengkapan berkenaan perlulah dinyatakan dan terpulanglah kepada kontraktor untuk memberi butir-butir kelengkapan yang mereka tawarkan beserta dengan harga.

Nama dagangan atau nama jenama tidak boleh digunakan dalam penentuan tender. Spesifikasi yang menjurus kepada sesuatu jenama atau negara ditegah sama sekali. Jika ini tidak dapat dielakkan, ungkapan atau persamaan hendaklah ditulis selepas nama dagangan atau nama jenama di atas dokumen tender itu (A.P. 174.1). Pentender boleh membantah di dalam 14 hari dari tarikh tender diiklankan jika spesifikasi tersebut menjurus kepada sesuatu jenama. Ringkasnya, spesifikasi yang tepat perlu dinyatakan dengan jelas bagi memastikan pentender mendapat gambaran sebenar apa yang dikehendaki oleh klien di dalam sesuatu tender.

2.3.3 Prosedur Penyediaan Tender

Tender ditawarkan apabila adanya keperluan untuk projek tersebut contohnya sesebuah kawasan itu memerlukan sekolah, maka cadangan akan dikemukakan kepada pihak JKR Daerah Johor Bahru. Proses penyediaan Dokumen Meja Tender (DMT) bermula apabila pelan-pelan akan diterima daripada Jabatan Arkitek ataupun arkitek yang dilantik. Dari sini, segala kerja-kerja akan diprogramkan iaitu menentukan item untuk kos utama (PC) dan Provisional Sum dan seterusnya menganggarkan jumlah untuk PC dan Provisional Sum itu. Nilai anggaran ini kemudiannya akan dimasukkan ke dalam anggaran kos projek.

Draf ringkasan tawaran dan tambahan kepada penentuan juga akan ditentukan. Selain itu juga, borang-borang yang berkenaan juga disusun dan dihantar untuk ditaip dan kemudiannya dikumpul, disusun dan dihantar untuk dijilid. Setelah anggaran kasar kos sesuatu projek itu diperolehi, anggaran tersebut akan dihantar ke ibu pejabat JKR di Kuala Lumpur untuk menentukan jenis tender. Selain itu, ia juga dihantar ke Bahagian Kewangan untuk mendapatkan pengesahan peruntukan. Ini untuk memastikan projek tersebut tidak melebihi dari peruntukan yang disediakan.

Setelah mendapat pengesahan daripada Bahagian Kewangan, anggaran kos tersebut akan dimasukkan ke dalam bahan yang telah dijilid. Namun begitu, hendaklah dipastikan bahawa Bahagian Kewangan telah meluluskan pengesahan peruntukan kerana masalah akan timbul apabila projek bermula.

Setelah itu, dokumen tender dan DMT boleh disediakan dan maklumat ini akan disemak semula oleh ibu pejabat JKR untuk penentuan tender. Dalam dokumen tender dan DMT itu hendaklah dipastikan kelas, tajuk dan tajuk kecil selain daripada tempoh untuk pengiklanan serta bilangan tender. Tender kemudiannya akan diiklankan ke dalam akhbar-akhbar tempatan.

Dokumen tender akan dikenakan sejumlah bayaran yang berpatutan kepada kontraktor seperti yang digariskan oleh Jabatan Perbendaharaan Malaysia. Menurut Rafiza (2002), jumlah bayaran tender dokumen boleh dikira berdasarkan perkara-perkara berikut:
Spesifikasi, senarai kuantiti dan dokumen-dokumen lain dalam kertas bersaiz A4 ialah RM0.75 setiap helai mukasurat.
Lukisan-lukisan dalam kertas A3 ialah RM1.40 sehelai, saiz A2 ialah RM7.00, saiz A1 ialah RM13.00 sehelai manakala saiz A berharga RM16.00 sehelai.
Setiap set dokumen tender adalah tertakluk kepada bayaran minimum sebanyak RM100.00 manakala bagi tender yang mempunyai lukisan dan dokumen sulit, deposit sebanyak RM10,000.00 akan dikenakan dan kemuadian akan dipulangkan semula apabila dokumen tender dikembalikan dalam keadaan yang baik

Kandungan Dokumen Tender akan meliputi syarat-syarat dan terma am, spesifikasi, salinan perjanjian, jadual harga, tempoh penghantaran, tempoh bantahan dan skop kerja yang diperlukan. Dokumen Tender bagi JKR biasanya berharga dari RM200.00 sehingga RM400.00 termasuk pelan dan lukisan spesifikasi. Kebiasaannya bagi sektor swasta, harga dokumen tender perlu juga dimasukkan wang kesungguhan yang biasanya dalam bentuk bank draf. Harganya adalah dalam lingkungan RM2000.00 sehingga RM3000.00 tetapi tidak melebihi RM5000.00, bergantung kepada saiz projek yang terlibat.

2.3.4 Deposit Tender

Pembekal atau kontraktor tempatan yang telah berdaftar dengan Kementerian Kewangan dikecualikan dari mengemukakan deposit tender. Bagi tender antarabangsa, petender asing diperlukan mengemukakan deposit tender bernilai antara RM62,500 bagi tawaran kurang dari RM5 juta sehingga deposit bernilai RM1 juta bagi tawaran bernilai RM30 juta bagi tender bekalan dan perkhidmatan. Bagi tender kerja, petender dikehendaki mengemukakan deposit tender bernilai RM50,000 bagi kontrak di bawah RM10 juta sehingga deposit bernilai RM1 juta bagi kontrak kerja bernilai RM100 juta. Deposit tender adalah dikecualikan bagi tender tempatan. Bagi tender antarabangsa, deposit tender hendaklah dikenakan seperti berikut:

Jadual 2.1 : Deposit tender bekalan / perkhidmatan (A.P. 175.1)
Anggaran Nilai Tender Jumlah Deposit Tender
Hingga RM 5 juta RM 62,500
Melebihi RM 5 juta sehingga RM 10 juta RM 187,500
Melebihi RM 10 juta sehingga RM 20 juta RM 375,000
Melebihi RM 20 juta sehingga RM 30 juta RM 625,000
Melebihi RM 30 juta RM 1 juta
Jadual 2.2 : Deposit tender kerja (A.P. 175.1)
Anggaran Nilai Tender Jumlah Deposit Tender
Hingga RM 10 juta RM 50,000
Melebihi RM 10 juta sehingga RM 20 juta RM 150,000
Melebihi RM 20 juta sehingga RM 50 juta RM 350,000
Melebihi RM 50 juta sehingga RM 100 juta RM 750,000
Melebihi RM 100 juta RM 1 juta

Bagi pentender tempatan yang mendapat pengecualian daripada pendaftaran, deposit tender hendaklah dikenakan sebanyak 2.5% daripada harga tawarannya atau maksimum RM10,000. Semua deposit tender hendaklah dalam bentuk draf bank/jaminan bank (A.P. 175.1).
Oleh kerana pentender tempatan tidak dikenakan deposit, sekiranya kontraktor menolak tawaran setelah tawaran dibuat kepadanya dalam tempoh sah laku tawaran berkenaan, tindakan penggantungan pendaftaran akan diambil terhadap mereka. Kontraktor tersebut akan digantung oleh Perbendaharaan daripada mengambil bahagian dalam tender kerajaan selama dua tahun bagi kesalahan pertama dan lima tahun bagi kesalahan kedua. Untuk kesalahan ketiga, pendaftaran syarikat berkenaan akan dibatalkan, seterusnya nama pemilik modal atau ahli Lembaga Pengarah disenaraihitamkan (A.P. 175.1).

Dalam pelawaan tender hendaklah disyaratkan bahawa bagi mereka yang dikenakan bayaran deposit tender, jika pentender enggan menandatangani sesuatu kontrak selepas tendernya disetuju terima atau menarik balik tendernya sebelum keputusan dibuat, maka deposit tendernya akan dirampas. Ini adalah bagi memastikan bahawa pentender benasr-benar serius dalam menender sesuatu bekalan, perkhidmatan atau kerja. Deposit tender bagi pentender yang tidak berjaya hendaklah dipulangkan setelah tender itu disetuju terima oleh pentender yang berjaya atau selepas tamat tarikh sah laku tender. Deposit pentender yang berjaya akan dikembalikan selepas bon perlaksanaan diterima.

Dalam AP. 176.2 menyatakan bahawa sebelum sesuatu kontrak bekalan atau peerkhidmatan yang nilainya melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi RM500,000 disempurnakan, kontraktor yang berjaya hendaklah memberi Bon Perlaksanaan sebanyak 2.5% daripada jumlah harga kontrak. Bagi kontrak yang melebihi RM500,000 pula, Bon Perlaksanaan yang diperlukan ialah sebanyak 5% daripada jumlah harga kontrak. Untuk kontrak bekalan atau perkhidmatan bermasa yang berkuatkuasa selama dua tahun atau lebih, peratus Bon Perlaksanaan hendaklah dikira mengikut harga anggaran kontrak bagi setahun sahaja dan tidak daripada keseluruhan harga kontrak. Walaubagaimanapun, tempoh tamat Bon Perlaksanaan tersebut hendaklah meluputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.

2.3.5 Proses Memasuki Tender Penguasa Tempatan Oleh Kontraktor

Tender biasanya diiklankan di dalam akhbar tempatan (Utusan Malaysia) pada hari Isnin atau Khamis. Kontraktor tidak perlu berdaftar dengan penguasa tempatan bagi menyertai tender. Sebelum menyertai tender penguasa tempatan kontraktor perlu mempunyai sijil pendaftaran dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) bagi tender kerja atau dengan Kementerian Kewangan Malaysia (KKM) bagi tender bekalan atau perkhidmatan. Kontraktor dikehendaki menyemak syarat pendaftaran untuk menyertai tender seperti di dalam iklan iaitu kelas, kepala dan sub-kepala bagi tender serta kod bidang bagi tender bekalan atau perkhidmatan. Kontraktor juga diwajibkan berdaftar dengan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) bagi tender kerja.

MULA
Serahkan lesen kontraktor kepada Pembantu Tadbir untuk semakan dan Pembantu Tadbir akan menyediakan bil bayaran dokumen
Buat bayaran di kaunter Jabatan Kewangan
Kemukakan resit bayaran ke kaunter Bahagian Ukur Bahan & Kontrak untuk mendapat dokumen tender
Semak dokumen serta pelan (jika ada) dan pastikan ianya betul dan mencukupi sebelum meninggalkan kaunter
TAMAT
Rajah 2.2 : Carta alir penjualan dokumen tender oleh penguasa tempatan

Kelayakan kontraktor boleh dikategorikan seperti berikut:
Jadual 2.3 : Kelayakan kontraktor untuk memasuki tender penguasa tempatan
KERJA AWAM / BANGUNAN KERJA ELEKTRIK
Kelas Nilai Projek (RM) Kelas Nilai Projek (RM)
A Melebihi 10,000,000 I 1,000,001 ke atas
B 5,000,001 hingga 10,000,000 II 1,000,000 ke bawah
C 2,000,001 hingga 5,000,000 III 500,000 ke bawah
D 500,001 hingga 2,000,000 IV 150,000 ke bawah
E 200,001 hingga 500,000 V 50,000 ke bawah
F sehingga 200,000 VI 20,000 ke bawah

Sekiranya kontraktor merasakan diri mereka layak, mereka dikehendaki datang ke Kaunter Bahagian Ukur Bahan & Kontrak pada masa yang telah ditetapkan seperti berikut:
Jadual 2.4 : Masa urusan pembelian dokumen tender oleh penguasa tempatan
Hari Waktu
Isnin – Khamis 8.15 pagi – 12.30 tengahari
2.15 petang – 3.45 petang
Jumaat 8.15 pagi – 12.00 tengahari
2.45 petang – 3.45 petang

Kontraktor juga dikehendaki membawa bersama dokumen-dokumen berikut:
Sijil perakuan pendaftaran PKK atau KKM beserta salinan
Sijil pengiktirafan status Bumiputera beserta salinan (jika dikehendaki)
Surat perwakilan kuasa sekiranya kontraktor berkenaan mewakilkan kakitangan untuk mengambil dokumen tawaran
Sijil perakuan pendaftaran asal CIDB yang berkaitan
Bayaran untuk dokumen tender sama ada dalam bentuk tunai, cek, wang pos atau bank draf

2.3.5.1 Peraturan / Had Nilai Tender Oleh Penguasa Tempatan

Semua perolehan Kerajaan hendaklah dibuat daripada Kontraktor yang pendaftarannya masih berkuatkuasa. Pihak berkuasa bagi pendaftaran kontraktor dalam bidang bekalan dan perkhidmatan ialah Kementerian Kewangan manakala bagi kontraktor kerja ialah Pusat Khidmat Kontratkor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB). Pengecualian hanya dibenarkan bagi perolehan yang tidak melebihi RM10,000.00 setahun bagi bekalan dan perkhidmatan mengikut AP 184.2(a). Semua projek yang dilaksanakan di penguasa tempatan sama ada kerja, bekalan atau perkhidmatan yang melebihi RM 100,000.00 setahun perlu dipelawa secara tender.

2.3.6 Proses Memasuki Tender JKR Oleh Kontraktor

Terdapat beberapa prosedur tertentu yang perlu dilalui oleh kontraktor sebelum ia dapat bertanding untuk memperolehi tender tersebut iaitu iklan, mengisi dokumen tender dan menghantar dokumen tender sebelum tarikh tutup.

2.3.7 Iklan

Apabila mempelawa tender, publisiti yang seluas-luasnya hendaklah dibuat supaya semua pembekal yang bona fide berpeluang untuk menyertai tender dan dengan yang demikian membolehkan kerajaan memperolehi tawaran yang terbaik. Tender tempatan hendaklah diiklankan dalam sekurang-kurang satu akhbar harian utama berbahasa Melayu. Walaubagaimanapun, untuk tender antarabangsa, sekurang-kurangnya di dalam dua akhbar, di mana satu berbahasa Melayu dan satu berbahasa Inggeris pemberitahuan juga dihantar kepada kedutaan dan Pesuruhjaya Tinggi negara-negara yang sesuai dan boleh mengambil bahagian di dalam tender tersebut. Bagi tender yang diuruskan oleh Kementerian Kewangan, iklan tender juga akan dipaparkan di dalam laman web BPPK. Pentender diberi tempoh tidak kurang dari 21 hari bagi tender tempatan. bagi tender antarabangsa, tempoh tersebut adalah tidak kurang dari 56 hari.
Walaupun publisiti meluas digalakkan bagi urusan tender, pertimbangan sewajarnya mengenai kos iklan hendaklah juga diambilkira. Sekiranya kontraktor yang berkelayakan di bawah satu-satu bidang adalah diketahui tidak melebihi lima kontraktor, iklan tidak perlu dibuat (A.P. 172). Dalam hal demikian, kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri hendaklah diperolehi terlebih dahulu. Setelah mendapat kelulusan, pemberitahuan tender kepada kontraktor yang diluluskan hendaklah dihantar melalui surat berdaftar (A.P. 172) .

Iklan tender dikeluarkan pada setiap minggu iaitu pada hari Isnin dan Khamis di dalam akhbar-akhbar tempatan iaitu bagi projek yang melebihi RM 100,000. Bagi projek yang nilai tendernya kurang RM 100,000, sebut harga akan dipamerkan pada papan kenyataan jabatan.
Kontraktor yang ingin memasuki tender perlu menyemak keperluan kerja, kelayakan kelas, kepala dan subkepala serta masa dan tempat kepala. Juga perlu dipastikan tarikh tutup tawaran serta jumlah wang cagaran dan wang tebusan.

Di samping keperluan di bawah Arahan Perbendaharaan bagi publisiti tender, kenyataan tender hendaklah juga menyatakan bahawa dokumen tender hendaklah dimasukkan ke dalam sampul berlakri dan dituliskan rujukan tertentu supaya boleh dikenali sebelum ianya dibuka. Waktu tender ditutup bagi penerimaan hendaklah ditetapkan pada jam 12.00 tengahari pada hari bekerja.
2.3.8 Mengisi Dokumen Tender

Cara mengisi sesuatu borang tender adalah penting untuk menjamin Dokumen Tender dari kontraktor tersebut sah dan layak memasuki tender. Kontraktor hendaklah membuat perkiraan awal sendiri untuk dibandingkan dengan quotation dari JKR dan seterusnya dapat memberikan harga yang kompetitif. Bagi dokumen tender yang menggunakan senarai kuantiti (BQ), hendaklah dipastikan kadar harga dan mendarabkan kuantiti dengan betul.
Kesilapan yang kecil sekalipun seperti mengisi jenama peralatan tidak seperti yang dihargakan adalah perlu dielakkan. Kontraktor juga perlu memastikan jumlah senarai kuantiti atau ringkasan tawaran dipindahkan dengan betul ke Ringkasan Tender dan seterusnya ke Borang Tender. Akhir sekali, kontraktor perlu mencatatkan harga tender, tempoh kerja dan kemudiannya menandatangani Borang Tender.
Dokumen Tender akan dijual mulai tarikh iklan tender tersebut dibuat di dalam akhbar tempatan. Hanya kontraktor/pembekal yang memenuhi syarat-syarat pendaftaran dalam bidang yang berkenaan dibenarkan membeli Dokumen Tender tersebut. Bagi tender antarabangsa, pengecualian diberikan dari syarat-syarat keperluan pendaftaran.

2.3.9 Penutupan Tender

Tender mahupun sebut harga yang diterima tanpa dibuka hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran berkunci. Peti tawaran hendaklah ditanda tarikh dan waktu peti akan dibuka. Dua kunci yang berbeza bagi peti tawaran hendaklah diadakan dan anak kunci dipegang secara berasingan oleh dua orang pegawai kanan Jabatan berkenaan. Keselamatan peti tawaran hendaklah sentiasa dijaga.
Biasanya tempoh antara penyediaan tender hingga penutupan tender adalah minima antara 21 hari. Namun tempoh ini akan lebih lama jika membabitkan projek yang lebih besar kosnya. Sebelum menghantar sesuatu dokumen tender itu, kontraktor hendaklah menyemak pada iklan tarikh tutup dan tempat mengemukakan tender kerana ia mungkin berbeza dengan tempat membeli tender. Kontraktor juga perlu memastikan tajuk dan nombor projek dicatatkan di luar sampul surat tender.

Borang Tender hendaklah dimasukkan ke dalam peti yang bertulis tajuk projek berkenaan sebelum pukul 12 tengahari. Begitu juga jika borang tersebut dihantar melalui mel udara. Penghantaran borang tender selepas masa dan tarikh tersebut tidak akan dilayan. Satu lagi perkara penting dalam menghantar Borang Tender adalah elakkan menggabungkan 2 tender dalam 1 sampul walaupun kedua-dua tender tersebut mempunyai tarikh tutup yang sama kerana projek yang berlainan mempunyai peti yang berbeza dan dalam kes ini kerugian adalah bagi pihak kontraktor itu sendiri.

2.4 Kontrak

Kontrak ialah satu perjanjian yang terjalin apabila satu pihak bersetuju untuk menerima tawaran daripada satu pihak yang lain (Saidin, 1998). Ianya merupakan satu persetujuan bertulis berdasarkan perjanjian yang boleh dikuatkuasakan oleh undang-undang yang mengikat kedua-dua belah pihak yang berkontrak yang terlibat iaitu klien dan kontraktor. Kontrak merupakan elemen yang sangat penting dalam industri pembinaan kerana terdapatnya proses kerjasama antara pelbagai pihak bagi mewujudkan tujuan persetujuan yang dipersetujui. Dalam projek-projek kerajaan, jika didapati perlu atau sesuai untuk mengadakan satu kontrak formal, kontrak itu hendaklah dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani oleh pegawai diberi kuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949 (disemak 1973).

Sebelum sesuatu kontrak kerja dimulakan, kontraktor hendaklah mengemukakan Bon Perlaksanaan sebanyak 5% daripada keseluruhan kontrak. Bon Pelaksanaan yang dikemukakan hendaklah dalam bentuk Jaminan dari bank berlesen di bawah akta Bank dan Institusi Kewangan 1989 yang menjalankan perniagaan di Malaysia atau Jaminan Insurans yang dikeluarkan oleh syarikat insurans berlesen di bawah Akta Insurans 1963. Bon Perlaksanaan yang dikeluarkan dalam bentuk Jaminan Insurans hendaklah bagi kontrak kerja yang bernilai tidak melebihi RM1 juta. Bagi nilai melebihi RM1 juta, jaminan hanya boleh dikemukakan dalam bentuk Jaminan Bank sahaja.

Jenis-jenis kontrak yang biasa dipraktiskan di Malaysia mempunyai 4 jenis iaitu kontrak Lump Sum (Gumpalan/Harga Pukal), kontrak Measure & Value (Ukur dan Nilai), kontrak Cost Reimbursement (Kos Pembayaran Ganti) dan kontrak Turnkey.

2.4.1 Kontrak Lump Sum

Kontrak Lump Sum boleh dilaksanakan dalam tiga cara. Pertamanya berdasarkan kepada lukisan spesifikasi yang disertakan dengan spesifikasi. Biasanya kontrak ini digunakan untuk kerja yang memerlukan projek disiapkan cepat dan lukisan spesifikasi yang disertakan adalah kurang memuaskan untuk mendapatkan ukuran yang tepat. Ini menyebabkan kontraktor terdedah kepada risiko yang tinggi.

Kontrak Lump Sum berdasarkan lukisan dan senarai bahan digunakan untuk projek-projek yang bernilai lebih RM I juta. Dengan menggunakan kaedah pengukuran yang tepat berdasarkan pelan yang disediakan, kedua-dua pihak yang terlibat dapat merasai keadilan. Jenis kontrak seperti ini juga akan memudahkan pembayaran kemajuan kerja dan untuk kerja-kerja ubahsuai (Saidin, 1998).

Kontrak Lump Sum berdasarkan kepada lukisan dan jadual kadar harga pula digunakan jika masa tidak mencukupi untuk menyediakan dokumen-dokumen lain dan kebanyakan projek ini mengikut harga yang ditetapkan kontraktor. Ia juga kadangkala digunakan dalam kerja penyelenggaraan bangunan. Menurut Saidin (1998), kontrak Lump Sum jenis ini juga telah diubahsuai secara umum yang boleh dibahagi kepada dua kategori iaitu:

Kontrak Fixed Price – merangkumi penetapan terhadap kerja-kerja kecil di dalam kontrak tersebut serta harganya tidak boleh diubah setelah kontrak ditandatangan.
Kontrak Firm Price – boleh dibuat perubahan terhadap harga tetapi tidak boleh mengubah jumlah besar kontrak tersebut.

2.4.2 Kontrak Measure and Value

Kontrak jenis ini secara khususnya digunakan bagi bangunan-bangunan yang besar serta perlu dirahsiakan daripada pengetahuan masyarakat kedudukan bahagian-bahagian tertentu di dalam bangunan tersebut, misalnya ialah penjara dan institusi kewangan atau bank kerana faktor utama yang diambilberat adalah faktor keselamatan. Pembinaan dilakukan secara cepat di mana tiada penyediaan lukisan spesifikasi yang setara dan senarai bahan bagi tujuan perlaksanaan.

Masalah yang biasa di dalam kontrak jenis ini adalah dari aspek menentukan harga perbelanjaan sebenar khususnya pada peringkat permulaan kerja. Tawaran projek adalah secara sementara atau dikenali juga sebagai provisional. Bayaran hanya dibuat setelah kontraktor yang terlibat memulakan kerja pembinaan berdasarkan pengukuran dan kerja-kerja yang telah disiapkan. Pengubahsuaian kontrak biasa berlaku dan bahagian yang dimaksudkan itu adalah (Saidin, 1998):

Lukisan, spesifikasi kerja dan jadual kadar harga – pembayaran dilakukan mengikut jadual yang telah dipersetujui terlebih dahulu antara pihak klien dan kontraktor.
Lukisan, analisa kos dan spesifikasi kerja – pembayaran bagi projek adalah berpandukan pada projek-projek lain yang setara iaitu mempunyai funsi dan bentuk fizikal yang agak sama.

2.4.3 Kontrak Cost Reimbursement

Kontrak Cost Reimbursement kadangkala juga dikenali sebagai Kontrak Cost Plus. Secara umumnya, kontrak jenis ini boleh dibahagikan kepada 3 kategori utama iaitu (Saidin, 1998):
Wang Kos Prime + Yuran Tetap
Wang Kos Prima + Peratus Yuran
Wang Kos Prima + Yuran Sasaran

Yuran yang terlibat adalah kiraan keuntungan dan perbelanjaan pengurusan manakala Wang Kos Prima merupakan kos-kos yang melibatkan kos bahan, kos pekerja dan kos peralatan atau jentera dan juga lat-alat sampingan di dalam pembinaan projek berkenaan.

Biasanya, kos pengurusan dan keuntungan telah dipersetujui terlebih dahulu dalam bentuk sejumlah peratusan tambahan ke atas kos bahan, kos pekerja dan kos peralatan. Sistem pengurusan ini amat sesuai untuk projek-projek yang sulit, kompleks dan perlu disiapkan cepat. Oleh sebab itu, para pakar perunding dan kontraktor yang mahir dan jujur diperlukan supaya projek tersebut dapat disiapkan mengikut jadual masa tanpa menjejaskan mutu kerja dengan kos pembinaan yang paling minimum.

Yuran sasaran adalah bayaran tambahan yang dipersetujui oleh kontraktor dengan juruukur bahan sebelum sesuatu surat perjanjian kontrak ditandatangani. Kadar tambahan bayaran biasanya diberikan kepada kontraktor sekiranya kontraktor tersebut dapat menyiapkan projek dengan lebih cepat dari masa yang diperuntukkan dengan memuaskan (Saidin, 1998). Cara ini dapat mendorong kontraktor melipatgandakan usaha serta berlumba untuk menyiapkan projek berkenaan.

Sebelum kadar tambahan bayaran dipersetujui oleh kedua-dua pihak, beberapa perkara penting perlu diambil perhatian serius iaitu:
Angka atau jumlah harga anggaran
Bonus atau denda yang perlu dibayar jika belanja sebenar kurang atau lebih tinggi daripada harga anggaran
Mutu kerja semata-mata untuk menjaga kualiti bagi pihak klien dan kontraktor yang mementingkan pencapaian kos daripada harga anggaran

2.4.4 Kontrak Turnkey

Dalam kontrak turnkey, pihak klien meneyrahkan sepenuhnya tanggungjawab penyiapan projek kepada pihak kontraktor. Biasanya projek-projek besar seperti pembinaan hospital, jambatan, empangan dan lebuhraya diserahkan kepada suatu organisasi atau perunding luar negeri untuk mengurus, merekabentuk serta mengendalikan projek tersebut sehingga siap mengikut masa, harga dan arahan serta kemahuan pihak kerajaan yang bertindak sebagai klien.
Kebaikan menggunakan pendekatan turnkey adalah dapat mengurangkan penglibatan klien secara langsung mengenai hal-hal yang bersangkutan dengan masalah teknikal, kecepatan dan pengawalan kos pembinaan secara keseluruhan. Penyediaan awalan, iaitu merekabentuk serta kerja-kerja pengurusan bagi pengurusan bagi projek-projek besar yang sulit lagi kompleks adalah satu tanggungjawab yang amat besar dan memakan masa yang agak lama. Menurut Uzairi (1998), terdapat dua faktor yang menyebabkan konsep turnkey diketengahkan iaitu:
Keperluan dan permintaan serta desakan yang semakin menginkat terhadap projek-projek yang sedia dalam perancangan daripada pihak-pihak tertentu
Kekurangan dari segi kepakaran teknikal serta sumber tenaga kerja

2.5 Kesimpulan

Dalam industri pembinaan, terdapat banyak jenis tender yang membolehkan klien mendapat kontraktor yang layak untuk melaksanakan projek. Setiap tender juga mempunyai kelebihan serta kekurangannya yang tersendiri. Klien boleh memilih iaitu untuk mengemukakan pelawaan tender terhadap semua kontraktor melalui tender terbuka atau hanya mengemukakan pelawaan terhadap kontraktor yang dipilih melalui tender terpilih. Tender perundingan pula lebih menguntungkan klien di mana terdapat perundingan secara terperinci antara klien dengan kontraktor sebelum bermulanya peringkat rekabentuk dan segala keperluan dibincang bersama. Tender prakelayakan pula biasanya diamalkan untuk mendapatkan kontraktor yang mempunyai kemahiran tertentu sahaja. Walaupun begitu, keputusan untuk memilih jenis tender yang ditawarkan bergantung juga kepada jenis, kos serta keperluan projek tersebut. Lebih besar serta kompleks projek tersebut, lebih tinggi risiko yang perlu ditanggung oleh klien.

Secara umumnya, prosedur dalam proses tender adalah boleh dikatakan tiada bezanya di antara praktis JKR dan penguasa tempatan kerana kedua-dua Jabatan masih mempraktikkan landasan yang digariskan di dalam Arahan Perbendaharaan dan pemilihan tender yang berjaya perlu dirujuk kepada Lembaga Perolehan seperti yang ditekankan di dalam Arahan Perbendaharaan.

Rujukan
http://209.85.129.104/search?q=cache:8EEyneaap1cJ:www.efka.utm.my/thesis/images/4MASTER/2005/2JSB-P/Part1/KUAZRILRIDZHIEMA031175D05TT2.doc+jenis+tender+kerja+bangunan&hl=en&ct=clnk&cd=15&client=opera